Hoe de kosten van zakelijke dienstreizen te verminderen

Met enige sympathie voor werkgevers die de reiskosten proberen te beheersen, is het niet aan de werknemers om kamers te delen nodig om te beginnen - of te eindigen.

Deze ideeën zijn minder stressvol en beledigend voor de gemiddelde werknemer die voor zaken naar zijn werkgever reist. Medewerkers zijn normale mensen die gewoon wat privacy en afstand willen van collega's tijdens een zakenreis, vooral als ze de dag met collega's hebben doorgebracht. Werkgevers hoeven medewerkers niet te vragen om kamers te delen.

Andere manieren om te besparen op de kosten van zakelijke dienstreizen

• Vraag werknemers om waar mogelijk op dezelfde dag te reizen.
• Ontwikkel en implementeer een vast reisbeleid met specifieke details over dagvergoedingen op verschillende bestemmingen, gewenste hotelketens waarbij de werkgever een discontovoet heeft vastgesteld, onkostenvergoedingen en limieten die van tevoren een handtekening van een manager vereisen als deze wordt overschreden.
• Houd medewerkers aan de letter van de wet zoals vermeld in het reisbeleid zonder voorafgaande toestemming van uitzonderingen. Niet vergoeden kosten die niet waren toegestaan ​​door beleid of uitzondering.

• Onderhandelen over of onderhandelen over zakelijke tarieven met hotelketens die horen bij uw bestemmingen. Zoek naar hotels die voorzieningen bieden zoals een gratis ontbijt, een gratis cocktailuurtje, middagsnacks en hapjes, en koelkasten en koffiezetapparaten in de kamers. Vereis werknemers om deze hotels en voorzieningen te gebruiken wanneer ze beschikbaar zijn.
• Gebruik een goedkopere hotelketen bij het maken van reserveringen. De meeste werknemers zouden een ster weggeven voor een privékamer. Verwacht geen lagere normen op het gebied van netheid en andere comfortvoorzieningen voor werknemers van hotels die worden beoordeeld met minder sterren. Onderzoek regelmatig reizende werknemers om ervoor te zorgen dat de geselecteerde locaties aan hun behoeften voldoen.

• Gebruik een consistente boekingsservice voor reizen, zoals American Express Global Business Travel, om de kosten onder controle te houden. Ze helpen u bij het plannen, het vaststellen van beleid, het besparen van kosten en het beperken van de uitgaven voor werknemers. Zelfs lokale reisservices kunnen u helpen besparen op zakenreizen, maar het voordeel voor een American Express-bedrijf is hun bereik nationaal en internationaal en hun online services.
• Maak afspraken met één luchtvaartmaatschappij om hun diensten waar mogelijk te gebruiken om een ​​zakelijke korting te krijgen op elke vlucht. Vereist dat medewerkers de boekingsservice van de luchtvaartmaatschappij gebruiken, bijvoorbeeld Southwest Airlines Corporate Travel. Werkgevers kunnen ook besparen wanneer vliegtuigen ruim van tevoren worden geboekt.

• Laat medewerkers die last-minute reisbeslissingen nemen, toestemming krijgen. In één geval, in een klantbedrijf, kost een vliegticket dat $ 300 zou hebben gekost als het een paar weken vooraf zou worden geboekt, meer dan $ 1200 wanneer de medewerker de reservering twee dagen voor het evenement had gemaakt. Dit zou alleen in geval van nood moeten gebeuren omdat de meeste kaarten overdraagbaar zijn, zelfs als ze niet kunnen worden terugbetaald.
• Lagere reiskosten in andere gebieden, zoals maaltijden en alcohol per dag en vervoer. Varieer de per diems op basis van de locatie. New York City is bijvoorbeeld duur in vergelijking met Las Vegas. Kleinere, niet-resortgebieden zijn zelfs nog betaalbaarder. Uw reisbeleid moet de kosten weerspiegelen die uw werknemers zullen ervaren tijdens hun reis naar verschillende staten en regio's.

• Experimenteer met virtuele vergaderingen, services zoals Skype voor Bedrijven en video's. Hoewel in eerste instantie ongemakkelijke, niet-persoonlijke vergaderingen zijn een verworven vaardigheid. Medewerkers worden meer op hun gemak als ze deze diensten in de loop van de tijd gebruiken. Webinars werken goed voor verschillende soorten trainingen, vooral seminars waar meerdere werknemers aan kunnen deelnemen.
• Vraag uw werknemers om minder duur openbaar vervoer en pendeldiensten te gebruiken wanneer ze beschikbaar zijn, in plaats van taxi's, vooral wanneer werknemers tussen luchthavens en hotels reizen. De meeste grote conferenties bieden een gratis pendeldienst tussen de hotels en het conferentiecentrum. Minder taxiverbruik of de eis dat werknemers bij elkaar komen om te betalen voor een groepstaxi, kan veel geld besparen.

Het vragen van volwassen werknemers om tijdig te reserveren, budgetuitgaven voor hun zakenreizen en andere opties te verkennen dan reizen voor vergaderingen en trainingen is de juiste manier om de kosten van zakenreizen te stroomlijnen. Ze respecteren medewerkers.

Ze komen de werkgever ten goede, omdat werknemers zich gerespecteerd en verzorgd voelen, wat zorgt voor een positief moreel. Ze houden de positieve relatiecyclus in de goede richting.

Hoe zit het met goedkope familie-uitstapjes?