Hoe de aansprakelijkheid van de werkgever bij vakantie partijen te verminderen

De toegenomen erkenning dat alcoholconsumptie bij door organisaties gesponsorde evenementen aanzienlijke wettelijke aansprakelijkheid met zich meebrengt, heeft een impact gehad op die traditionele instelling, de bedrijfsfeestdag, maar deze impact is niet noodzakelijk doordringend of ernstig. Organisaties wegen de voor- en nadelen zorgvuldig af en vertrouwen medewerkers om te handelen zoals professionals tot nu toe de dag hebben gewonnen

In een uitgebreid onderzoek onder werkgevers uit 2015, stelde de Society for Human Resource Management (SHRM) dat een meerderheid van de organisaties (59 procent) van plan was om alcohol te gebruiken tijdens hun vakantie of aan het einde van het jaar. En slechts de helft van deze werkgevers (47 procent) zei dat ze zouden proberen alcoholgebruik te reguleren door middel van methoden zoals:

• drankkaarten of een maximaal drankje aanbieden (71 procent van de respondenten bevond zich in deze categorie),
• alleen bepaalde soorten alcohol serveren (bijvoorbeeld wijn en bier maken, maar niet alcoholische dranken verkrijgbaar op het feest) (25 procent),
• een geldstaaf hebben (18 procent), of
• andere (11 procent).

Bovendien blijkt uit de SHRM 2015-enquête dat het hele jaar door een derde van de organisaties (33 procent) een formeel of informeel beleid heeft waarbij werknemers alcohol kunnen drinken op werkgerelateerde evenementen. (Elke medewerker moet bepalen of het drinken van alcohol bij bedrijfsevenementen voor hen is.)

Bedrijven plannen en plannen vakantiefeesten met de beste bedoelingen, om hun werknemers te belonen, het moreel te stimuleren en teamgeest aan te moedigen. Maar deze bijeenkomsten, vooral wanneer alcohol wordt geserveerd, kunnen veranderen in een omgeving voor ongewenste seksuele avances en mogelijk illegaal gedrag van werknemers als de werkgever niet voorzichtig is.

Dat is met name het geval wanneer het vakantiefeest op een externe locatie wordt gehouden (wat volgens de SHRM 2015-enquête in bijna 67 procent van dergelijke functies het geval is). In een sociale omgeving buiten de werkplek kan een werknemer wiens remmingen worden verlaagd door alcoholgebruik gedrag vertonen dat hij of zij nooit zou overwegen om te doen tijdens het werk.

De zorgen van werkgevers lopen uiteen van pesterijen tot dodelijke slachtoffers van werknemers

Vakantiefeestjes brengen vaak meer dan alleen dronken jakes mee. Vrolijk zijn kan soms betekenen dat je de grens overschrijdt, variërend van het beledigen van een collega tot het overtreden van de wet. Bovendien, in de huidige real-time sociale media-omgeving, kunnen dronken managers op een vakantiefeest snel online worden geplaatst zodat de hele wereld ze kan zien.

De eerste twee acties die een werkgever moet ondernemen voorafgaand aan de vakantiepartij, zijn werknemers eraan herinneren dat respect en professionaliteit niet alleen van toepassing zijn op de werktijd, maar ook op door het bedrijf gesponsorde evenementen zoals kantoorfeesten. En ten tweede moeten werkgevers een beleid voor sociale media opstellen dat werknemers verbiedt foto's of video's te posten zonder toestemming van het management op sociale media.

Dit zijn twee goede eerste stappen, maar er moet nog veel meer worden gedaan om de ernstigere juridische kwesties aan te pakken.

Medewerkers worden beschermd tegen seksuele intimidatie en discriminatie door titel VII van de Civil Rights Act van 1964, die betrekking heeft op werkgevers met 15 of meer werknemers (inclusief reguliere deeltijdwerknemers). Titel VII bevat twee vereisten voor gedrag om potentiële aansprakelijkheid voor onwettige pesterijen te activeren:

• Het gedrag moet onwelkom zijn; en
• Het gedrag moet voldoende streng zijn of alomtegenwoordig.

Het hoeft niet beide te zijn. Gedrag is niet illegaal omdat het ongepast is of een collega zich ongemakkelijk voelt. Maar zelfs een enkel, uiterst ernstig incident van intimidatie kan voldoende zijn om een ​​schending van Titel VII te vormen, vooral als de intimidatie lichamelijk is.

Dus als een incident met een kantoorpartij eerdere incidenten met wangedrag volgt, kan dit het bewijs vormen dat nodig is om de "ernstige" of "doordringende" drempel te bereiken, die de basis legt voor een claim op titel VII.

Een tweede belangrijke wettelijke aansprakelijkheid wordt gecreëerd door dronken rijden na een door de werkgever gesponsorde vakantiefeest. In een beslissing van 2013 die aanzienlijke publiciteit kreeg, keerde een Californisch hof de uitspraak van de rechtbank voor de werkgever om een ​​summier oordeel toe. Ze ontdekten dat een werknemer die alcohol gebruikte bij een door het bedrijf gesponsord evenement en na het verlaten van de auto een andere auto raakte en de chauffeur doodde, de verantwoordelijkheid voor de werkgever op zich nam.

"Het is niet relevant dat de voorzienbare gevolgen van het nalatige gedrag van de werknemer (hier, het auto-ongeluk) plaatsvonden op een moment dat de werknemer niet meer handelde in het kader van zijn of haar baan", oordeelde de rechtbank.

Proactieve stappen om te overwegen op de feestdag

Gezien dergelijke juridische risico's, zouden voorzichtige werkgevers deze zes extra proactieve stappen moeten nemen om hun aansprakelijkheid voor geschillen te verminderen. De belangrijkste voorbeelden van acties die door werkgevers worden aanbevolen, zijn onder meer:

• Zorg voor een alomvattend, geschreven anti-pesterijbeleid, duidelijk omschreven in de handboeken voor werknemers - en maak dat beleid openbaar voorafgaand aan het vakantiefeest.
• Stuur een memo om medewerkers eraan te herinneren verantwoordelijk te handelen op het feest, met duidelijk een gebrek aan tolerantie voor ongepast gedrag, inclusief dronkenschap.
• Dwing de dresscode voor de werkplek op het feest om ongepaste of suggestieve kleding te vermijden en laat de medewerkers uw verwachtingen vooraf kennen.
• Het vrijwillig bijwonen van het feest, en niet suggereren dat aanwezigheid de status van een persoon binnen het bedrijf ten goede komt.

• Als alcohol wordt geserveerd, stel dan van tevoren een toon van moderatie in via interoffice-memo's, e-mails, vergaderingen, invoegingen in salarisstroken of andere communicaties, en benadruk dat overmatig alcoholgebruik niet wordt getolereerd.
• Beperk het aantal drankjes of de tijdsduur gedurende welke alcohol wordt geserveerd, en geef substantiële niet-alcoholische alternatieven. Zorg voor voldoende voedsel en zorg ervoor dat alcoholgebruik niet de focus van het evenement is.

Dergelijke stappen zijn geen garantie tegen problemen met de feestdag, met name als wordt besloten om alcohol te serveren. Maar ze kunnen de basis vormen voor een werkgever voor een effectieve verdediging tegen aansprakelijkheid als zich problemen voordoen. Overweeg echter dat er tien redenen zijn waarom werknemers vaak feestvakanties houden op kantoor en hiermee rekening houden bij het plannen van uw jaarlijkse vakantie bash.