Hoe een project risicoregister te maken

01 Goed risico-registerontwerp

Een manier om deelname aan risicobeheer aan te moedigen is met een goed ontwerp van het risicoregister. Het juiste formaat zal het algehele risiconiveau in het project voor u en andere leden van het projectteam snel overbrengen.

Gebruikers moeten zo nodig eenvoudig toegang hebben tot meer informatie over individuele risico's. Dit op zijn beurt stimuleert iedereen om te denken in termen van risico's - het ontdekken van nieuwe zodra deze zich voordoen en het bewaken en ondernemen van actie om bestaande risico's te beperken.

02 Neem de juiste velden op

Uw risicoregister moet minimaal een unieke identificatiecode bevatten voor elk risico, een beschrijving ervan, acties die moeten worden ondernomen en de eigenaar van de taak.

De beschrijvingen moeten kort en to the point zijn. Een risico dat wordt aangeduid als "regenschade" kan bijvoorbeeld deze beschrijving bevatten: "Zware regenval kan het veld doen overstromen en gewasbederf veroorzaken."

03 Aanvullende maatregelen

Mogelijk wilt u kwantitatieve metingen van waarschijnlijkheid, impact en algemeen risico, en restwaarden na mitigatie voor risicovolle projecten opnemen.

Numerieke velden die automatisch worden berekend, kunnen handig zijn als u een techniek voor risicobeoordeling gebruikt, zoals de Monte Carlo-methode. Andere bruikbare velden zijn peildata, risicocategorie, risicoreactiecategorie, nabijheid, risicokosten en status.

Er is geen limiet op het aantal velden dat u kunt opnemen, maar alleen sleutelvelden moeten worden weergegeven op het niveau van de lijstweergave. Voorkom overweldigende gebruikers door onnodige details op het niveau van de lijstweergave te plaatsen. Idealiter kijken kijkers die meer informatie nodig hebben door naar de details.

04 Nog een optie

Misschien wilt u voor elk project een database met risicoregistraties maken, zodat u niet beperkt bent tot een standaardset velden. Hoewel een spreadsheet u kan helpen uw projecten te volgen, met name kleinere projecten, kan een database die is gemaakt met software zoals Kahootz of Podio, beter zijn. Ze maken het eenvoudig om documenten en grote hoeveelheden tekst toe te voegen wanneer dat nodig is.

05 Verkeerslichten

Het is moeilijk om het verkeerslichtsysteem te verslaan voor visuele impact. Gebruikers weten dat rood een hoog risico betekent, oranje betekent gemiddeld risico en groen een laag risico. Deze snelle visuele aanwijzingen helpen lezers om informatie sneller te scannen.

06 Beveiligingsfuncties

Misschien wil je participatie aanmoedigen door alle leden van het projectteam en misschien enkele belanghebbenden het risicoregister te laten bekijken. U moet echter gebruikerstoegangsrechten instellen zodat deze alleen kunnen worden bewerkt door eigenaren en beheerders van belangrijke risico's. U hebt een audit trail nodig van wie wat heeft veranderd en wanneer.

07 Samenvatting Risicoprofiel

Senior projectteamleden en belanghebbenden hebben misschien geen tijd om de lijstweergave van elk risico te verteren. Voor hen geeft een samengevat risicoprofiel een snel beeld van de totale risico's voor het project. Het illustreert het aantal risico's op elk waarschijnlijkheids- en impactniveau.

08 Alles draait om communicatie

Vergeet niet dat een projectrisicoregister niet alleen risico's en mitigatiemaatregelen vermeldt. Het is een communicatiemiddel dat uw collega's bij risicobeheer betrekt. Uw ontwerp moet dit doel weerspiegelen met verschillende opvattingen voor verschillende doelgroepen.