Plan een project met Basic Tools of Project Management

Onze werkwereld is steeds meer een wereld van projecten. Projecten zijn hoe we nieuwe producten ontwikkelen, strategische initiatieven uitvoeren en alles doen wat nieuw is in een organisatie.

Per definitie zijn projecten tijdelijke en unieke initiatieven, in tegenstelling tot reguliere operationele activiteiten. Hoewel veel bedrijven vertrouwen op getrainde, gecertificeerde projectmanagers om hun initiatieven te leiden, zijn projectvaardigheden in toenemende mate vereist voor alle professionals. Dit artikel biedt een inleiding tot het plannen van een project voor een professional die geïnteresseerd is in het toepassen van de werkwijzen die zo goed werken voor professionele projectmanagers.

Neem de tijd om uw project echt te definiëren en te plannen

Projectmanagers begrijpen dat een flink deel van de totale projectduur wordt besteed aan planning. Velen van ons hebben de neiging te haasten om het werk te starten, wat in de wereld van projecten vergelijkbaar is met het overslaan van het lezen van de instructies op dat nieuwe meubelstuk dat je hebt gekocht bij een van die "monteer het zelf" winkeliers. De kans is groot: de haast om het werk te doen zonder de instructies te lezen, zal op een gegeven moment serieuze problemen veroorzaken.

In plaats van direct naar het werk te haasten, is het belangrijk om een ​​paar kritieke problemen op te lossen:

1. Wat ben je precies aan het creëren? Wees zo specifiek mogelijk.
2. Wanneer moet dit worden voltooid door?
3. Met welke middelen (mensen, apparatuur en budget) heeft u toegang tot het project?

De drie bovenstaande items zijn de fundamentele componenten van een scope-statement. Elke projectmanager werkt om de scope te verduidelijken voordat het werk begint.

Het Holiday Holiday-initiatief van de onderneming verkennen

Een voorbeeldscope-instructie voor de bedrijfsvakantie kan als volgt luiden:

Ons doel is om vóór het einde van december een bedrijfsfeest voor 100 werknemers en hun belangrijke anderen te plannen en af ​​te leveren tegen een kostprijs van maximaal $ 10.000. Onze planning en coördinatie zal bestaan ​​uit het 4 leden tellende comité met toezicht door de CEO.Het feest zal een open bar, vergulde maaltijd, dessert en entertainment bevatten.

Gewoon de tijd nemen om die eenvoudige maar belangrijke verklaring te schrijven, biedt krachtige begeleiding voor het team dat bij het project is betrokken. Iedereen begrijpt de aard van het project, het tijdschema, de middelen en het budget.

Breek de reikwijdte af naar discrete werkblokken

Projectmanagers maken een zogenaamde breakdown-structuur om in duidelijke, bruikbare termen alle werkzaamheden van het project te beschrijven die iemand in een bepaald tijdsbestek moet voltooien. In uw situatie kan de uitsplitsing van het werk zijn:

• Identificeer locatie.
• Bevestig de beschikbaarheid van de kamer en sluit deze in met een aanbetaling.
• Selecteer voedselopties.
• Bevestig de balk en wat de balk bevat.
• Identificeer de dessertopties.
• Creëer en verspreid uitnodigingen met voedselkeuzes.
• Afronding van voedselkeuzes op basis van geretourneerde uitnodigingen.
• Bepaal het type entertainment.
• Bekijk opties voor entertainment en selecteer.
• Bevestig de instelling van de eetkamer.
• Cadeaus voor gasten kopen.
• Coördineer en bezorg het evenement.

Projectmanagers zouden deze analyse van het werk van het project ontwikkelen zonder rekening te houden met middelen of timing, maar meer in brainstorm-formaat. Zodra al het werk dat nodig is om de projectomvang te bereiken is geïdentificeerd, is het tijd om het op orde te maken, verantwoordelijkheden toe te wijzen en om tijd- en kostenramingen van uw teamleden te vragen.

Het opstellen van het projectplan vanuit de Work Breakdown

Na het voltooien van de eenvoudige werkverdeling op de vorige pagina, moet u nu:

• Bevestig dat alle belangrijke items voor het bereiken van de projectomvang zijn geïdentificeerd.
• Bevestig wie met welke werkitems omgaat en creëer een verantwoordelijkheidsmatrix die de belangrijkste werktaken van de verantwoordelijke partij beschrijft.
• Verzoek dat elk teamlid zijn of haar taken beoordeelt, tijd- en kostenramingen identificeert, deadlines vaststelt, behoeften samenvat en ervoor zorgt dat zij het werk waarvoor zij verantwoordelijk moeten zijn grondig hebben geëvalueerd.

Zodra de bovenstaande stappen zijn voltooid, moet het projectteam samenwerken om de gebeurtenissen in de juiste volgorde te rangschikken, waarbij eventuele conflicten voor bronnen of potentiële planningsuitdagingen worden vermeld. Een projectmanager zou deze stap voltooien door een netwerkdiagram te ontwikkelen, het kritieke pad te berekenen en vervolgens resources te plannen, vaak met behulp van computersoftware.

Voor uw kleinere project met behulp van informele methoden, kan een eenvoudige post-it note-benadering van het opstellen van de items in de reeks alles zijn wat nodig is. Met dit proces kunt u een volledig beeld krijgen van de stappen en deadlines voor het plannen en leveren van een geweldig vakantiefeest!

Laat het werk beginnen

Nu u de tijd heeft genomen om het project goed te bestrijken, de belangrijkste taken te identificeren, de taken te sequensen en de vereiste tijd en middelen te evalueren, bent u bereid om het team aan de toegewezen verantwoordelijkheden te laten werken. Jouw rol als informele projectmanager is om het werk te volgen, de teamleden te ondersteunen en te helpen uitdagingen te identificeren en op te lossen als ze zich voordoen. Een goede projectmanager komt regelmatig samen met teamleden om de voortgang te beoordelen en nieuwe risico's te identificeren en te navigeren.

Het komt neer op

Dezelfde benaderingen die hierboven zijn uiteengezet, kunnen worden toegepast op elke projectsituatie in uw afdeling of bedrijfseenheid. Ontwikkel een duidelijk bereik, identificeer het werk, wijs resources toe, ontwikkel schattingen en een planning en controleer en controleer het werk. Uw praktijken worden erkend en gewaardeerd door de professionele projectmanagers op uw werkplek, en uw resultaten zullen veel beter zijn dan gewoon in het werk springen zonder erover na te denken.