Ondersteunende documenten voor een sollicitatie

Wanneer u solliciteert, kan een werkgever meer informatie wensen dan alleen een kopie van uw cv en begeleidende brief. Het bedrijf kan een aanvraag doen voor wat bekend staat als "ondersteunende documentatie" om uw aanvraag te voltooien. Weten wat je moet opnemen en hoe je het moet opnemen, helpt je om in de running te blijven voor de rol.

Wat zijn ondersteunende documenten?

Ondersteunende documentatie voor een sollicitatie kan een cv, een begeleidende brief, educatieve transcripties, schrijfvoorbeelden, veteranenvoorkeurdocumenten, portfolio's, certificeringen, een referentielijst, aanbevelingsbrieven en andere documentatie zoals gespecificeerd in de vacature bevatten. De benodigde informatie varieert afhankelijk van de functie en de vereisten voor het inhuren van de werkgever.

Over het algemeen zullen werkgevers aangeven welke documenten ze willen zien bij uw aanvraag. Als dit niet het geval is, kunt u de manager of personeelsvertegenwoordiger vragen wat voor soort ondersteunende documentatie moet worden verzonden. Zorg ervoor dat u al hun instructies opvolgt over wat u moet verzenden en hoe u het moet verzenden. (Officiële transcripties moeten bijvoorbeeld meestal rechtstreeks van de school of instelling worden verzonden.)

Waarom vragen werkgevers om ondersteunende documentatie?

Krijgen ondersteunende documentatie van kandidaten helpt bedrijven om toepassingen te evalueren. Voor veel werkgevers biedt een CV (of een cv en begeleidende brief) alle benodigde informatie. Andere werkgevers hebben meer informatie nodig om te bepalen welke sollicitanten ze zullen interviewen en uiteindelijk aannemen.

De reden voor het aanvragen van informatie is om een ​​volledig beeld van u als kandidaat te krijgen, of om een ​​bevestiging te geven van de details die op uw cv of sollicitatie staan. Als u bijvoorbeeld een transcript als ondersteunende documentatie nodig hebt, kunnen werkgevers bevestigen dat u bent geslaagd, evenals uw GPA.

Het opvragen van documentatie kan ook een test zijn om te zien of aanvragers instructies kunnen volgen. Als in een vacature wordt vermeld dat kandidaten een lijst met referenties bij hun aanvraag moeten indienen, kunnen wervingsmanagers alle aanvragers die geen referenties hebben ingediend in de stapel "nee" sorteren.

Lijst met ondersteunende documenten

Het volgende is een lijst met ondersteunende documenten die mogelijk moeten worden ingediend bij een sollicitatie.

• Hervatten
• Voorblad
• Referentielijst
• Aanbevelingsbrieven
• Vertaling
• Portefeuille
• Voorbeeld schrijven (essay, artikelen of andere schrijfsamples)
• Werkgelegenheidscertificaat
• Certificaten (onderwijs- of computercertificering, bijvoorbeeld)

Ondersteunende documentatie indienen

Voor werkgevers is het verzamelen van al deze informatie in één keer, of het nu tijdens het sollicitatieproces is of na een eerste gesprek, een groot gemak. Het stelt de rekruteringsmanager in staat om alle relevante informatie over kandidaten bij de hand te hebben, en snijdt af van follow-up e-mails en telefoontjes om meer documenten aan te vragen.

Aanvragers kunnen vinden dat het verzamelen en verzenden van documenten minder gemakkelijk is, en meer een gedoe. Sommige documenten vereisen mogelijk een beetje graven om te vinden. Waar is bijvoorbeeld uw Project Management Professional-certificering en wie kan u bellen om een ​​exemplaar te krijgen als u die niet kunt vinden?

Andere documentatie vergt wat werk om te monteren. Als u bijvoorbeeld een lijst met referenties indient, moet u toestemming vragen om ze als referentie te gebruiken en hen informeren dat iemand van het bedrijf binnenkort contact met u kan opnemen. U moet hen ook op de hoogte houden van de functiebeschrijving en hen herinneren aan uw relevante vaardigheden en kwalificaties voor de functie, zodat zij een degelijke case voor u kunnen maken.

Label uw documenten met uw naam

Markeer en benoem alle bestanden zorgvuldig, inclusief uw naam en details over wat er in het document staat. Uw referenties kunnen bijvoorbeeld "Sarah-Wong - References" of "Sarah Wong References" worden genoemd. Vermijd ze alleen maar als 'verwijzingen' omdat aanstellingsbeheerders vaak veel bestanden hebben en je documentatie niet eenvoudig kan identificeren.

Volg een consistent naamgevingspatroon voor alle documenten. Dit maakt het gemakkelijker voor recruiters en wervingsmanagers en geeft een professionelere eerste indruk.

Volg de aanwijzingen in de vacature

Zodra u alle ondersteunende documentatie hebt verzameld, volgt u de instructies van de werkgever over hoe u deze kunt indienen. Werkgevers kunnen u vragen om bestanden te uploaden of bij te voegen in een e-mail. Als werkgevers specifieke bestandsindelingen aanvragen (bijvoorbeeld PDF's), moet u die instructies volgen.

Dien al uw documenten in één keer in, met uw cv of applicatie. Als u iets mist, probeer dan een kopie te krijgen voordat u uw aanvraag indient. Bespaar uzelf een stap en ontvang kopieën van alles wat u nodig heeft om op uw computer te zoeken, klaar om te compileren en verzenden.

Documentatie naar een sollicitatiegesprek brengen

Als het bedrijf verzoekt dat ondersteunende documentatie naar het interview wordt gebracht, neemt u een fotokopie van elk van de gevraagde documenten mee om te vertrekken bij de personeelsverantwoordelijke. Zorg er ook voor dat je alles wat je nodig hebt om mee te nemen, klaar staat om te gaan.

De werkgever kan originelen van sommige documenten opvragen, zoals transcripties. Als dat het geval is, vraag ze dan van tevoren aan bij de instelling waar u ze hebt ontvangen.

Als u een kopie van een transcript van een onderwijsinstelling wilt aanvragen, stuurt u een schriftelijk verzoek naar de registrar of het begeleidingsbureau en vraagt ​​u om uw transcript rechtstreeks naar de werkgever te sturen. Sommige scholen kunnen u toestaan ​​om een ​​transcript elektronisch op te vragen, terwijl anderen een formele brief nodig hebben.

Scholen vragen over het algemeen een nominaal bedrag voor transcripties, vaak in het bereik van $ 5 tot $ 30. Voor informatie over prijzen en andere vereisten, raadpleegt u de website van uw school of belt u rechtstreeks met het kantoor om te informeren.