Voorbeeld van een bedrijfsbrieflay-out

Bij het schrijven van een zakelijke brief is de lay-out van uw brief belangrijk, zodat deze gemakkelijk te lezen is en er professioneel uitziet. Dat geldt ook voor uw gebruik van een passende aanhef en afsluiting, uw spelling en grammatica en de toon die u gebruikt.

Hier vindt u informatie over zakelijke brieven, waaronder het selecteren van een lettertype, alinea-indeling, opmaak, marges, wat elke alinea moet bevatten, hoe u de brief kunt sluiten en een voorbeeld van de juiste lay-out voor een zakelijke brief.

Lettertype en afstand

• Ruim de lay-out op van de zakelijke brieven die u schrijft, met ruimte tussen de kop, de begroeting, elke alinea, de afsluiting en uw handtekening.
• Enkele spatie uw brief en laat een spatie tussen elke alinea. Wanneer u getypte brieven verzendt, laat u twee plaatsen vóór en na uw geschreven handtekening achter.
• Links rechtvaardigen je brief, zodat uw contactgegevens, de datum, de letter en uw handtekening allemaal links uitgelijnd zijn.
• Gebruik een gewoon lettertype zoals Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri of Verdana. Zorg ervoor dat de lettergrootte die u gebruikt groot genoeg is dat uw lezer niet hoeft te reiken naar hun bril - de standaardlettergrootte voor deze lettertypen is 10 of 12 punten.

Als u uw zakelijke brief indient bij een zeer conservatieve organisatie, kunt u het beste het traditionele Times New Roman 12-punts lettertype gebruiken. Gebruik in geen geval fancy lettertypen zoals Comic Sans of handgeschreven lettertypen zoals Lucida voor zakelijke correspondentie.

Zakelijke briefetiquette en toon

• Begroeting: Het is nog steeds standaard om de titel van de ontvanger (meneer, mevrouw, mevrouw, dokter, professor, rechter) vóór hun achternaam te gebruiken in de aanhef van formele zakelijke correspondentie (bijvoorbeeld: "Geachte heer Smith"). Het woord "Beste" moet altijd voorafgaan aan de naam van de ontvanger; gebruik niet alleen hun naam zoals u dat ook zou doen in informele correspondentie. Om dezelfde reden, vermijd het starten van zakelijke correspondentie met openingen zoals "Hallo", "Hallo" of "Goedemorgen" - zakelijke brieven moeten altijd beginnen met "Geachte titel en naam ontvanger" tenzij u de aanhef gebruikt "Aan wie Kan zorgen "(in gevallen waarin u de naam van de ontvanger niet weet).

• Sluitend: Je afsluiting moet aan de kant van de conservatieven liggen. Aanvaardbare sluitingen om te gebruiken zijn onder meer: ​​"Met vriendelijke groet," "Met vriendelijke groeten," "Groeten," "Met vriendelijke groet," "Bedankt", "Bedankt voor uw aandacht", "Hoogachtend," en "Zeer respectvol" (dit, vaak afgekort als "V / R," is gebruikelijk in correspondentie met militaire bedrijven). Gebruik geen toevallige sluitingen zoals: "Later", "Proost", "Hartelijk", "Bedankt !," "TTYL" of "Hartelijk".
• Woordkeuze en grammatica: Hoewel uw woordkeuze voor zakelijke brieven niet te hoogdravend, bloemig of sierlijk moet zijn, moet u ook voorkomen dat u jargon, afkortingen / acroniemen, emoji's of tekst spreekt. In geen geval zou u de zinsfragmenten moeten gebruiken die vaak worden gebruikt bij het sms'en. Gebruik in plaats daarvan complete zinnen, let op voor komma's (waarbij twee volledige zinnen worden samengevoegd met een komma). Lees zorgvuldig voor spelfouten en grammaticale fouten.

• Papier: Als u een formele zakelijke brief opstelt die moet worden gemaild in plaats van een e-mail, moet het papier dat u gebruikt een standaard wit obligatiepapier met een fatsoenlijk gewicht zijn - gebruik geen kleur of flamboyant briefpapier dat in marketing kan worden gebruikt "Ongewenste e-mail." Het is prima om een ​​eenvoudig bedrijfslogo bovenaan het document te plaatsen.

Voorbeeld van een bedrijfsbrieflay-out

Jouw Contact Informatie

Uw naam

Jouw adres

Uw stad, postcode

Jouw telefoon nummer

Jouw e-mailadres

Datum

Contactgegevens van de ontvanger

Naam

Titel

Bedrijf

Adres

Plaats, provincie postcode

Begroeting

Geachte heer / mevrouw. Achternaam:

Hoofdtext van brief

De eerste alinea van uw zakelijke brief moet een inleiding geven tot de reden waarom u schrijft.

Geef vervolgens in de volgende alinea's meer informatie en details over uw verzoek.

De laatste alinea moet de reden dat u schrijft herhalen en de lezer danken voor het beoordelen van uw verzoek.

Sluitend:

Hoogachtend, Handtekening:

Handgeschreven handtekening (voor een papieren brief)

Getypt handtekening

Bekijk een zakelijke voorbeeldbrief

Dit is een voorbeeld van een zakelijke brief. Download de briefsjabloon voor het bedrijf (compatibel met Google Docs en Word Online) of kijk hieronder voor meer voorbeelden.

Download de Word-sjabloon

Een voorbeeld-bedrijfsbrief bekijken (tekstversie)

Xavier Lau

123 Zaken Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 september 2018

Portia Lee

Eigenaar

Acme Travel

321 Metropolis Ave.

New City, NY 12345

Geachte mevrouw Lee:

Ik schrijf je vandaag in opdracht van Happyland Helpers. Wij zijn een kleine organisatie die gezinnen met lage inkomens helpt die naschoolse opvang voor hun jonge kinderen nodig hebben. We bieden beurzen aan gezinnen en gratis vervoer voor hun kinderen, zodat ze naar een van de plaatselijke naschoolse opvangcentra kunnen gaan.

Elk jaar houden we een inzamelingsactie: het Happyland-carnaval op de Floyd Rosedale Middle School. Ik hoop dat je misschien geïnteresseerd bent om te doneren aan onze stille veiling en verloting.

We zijn op zoek naar artikelen zoals geschenkmanden, huishoudelijke artikelen, speelgoed en andere nuttige items. Contante donaties worden ook op prijs gesteld als u dat verkiest. Dit jaar gaat alle opbrengst naar het kopen van het nieuwe busje dat we nodig hebben om de kinderen te vervoeren.

Als u geïnteresseerd bent in het doen van een gift, laat het me weten via e-mail [email protected] of via de mobiele telefoon (555-555-5555) als u vragen hebt.

Oprecht, Xavier Lau