Het kiezen van de beste aanhef voor uw volgende brief

Wanneer u een zakelijke brief schrijft, is het belangrijk om aan het begin een passende aanhef op te nemen. Dit is waar, of u uw bericht nu per e-mail of per post verzendt. Als u een passende begroeting gebruikt, wordt de toon voor uw brief ingesteld en wordt de ontvanger getoond dat u de basisregels voor zakelijke etiquette begrijpt.

Hoewel een eenvoudige 'Hallo', 'Hallo' of zelfs 'Hé' geschikt is in informele correspondentie, is een meer formele aanhef geschikt wanneer u e-mails verzendt over een zakelijke kwestie, zoals een begeleidende brief, een aanbevelingsbrief of aanvraagbrief.

Het volgende is een lijst van voorbeelden van aanhef die geschikt zijn voor zakelijke en tewerkstellingsgerelateerde correspondentie. Later leggen we uit hoe u een aanhef kunt selecteren en opmaken en hoe u een brief kunt adresseren aan iemand wiens naam u niet kent.

Voorbeelden van zakelijke briefsuccessen

• Geachte heer Smith
• Geachte heer en mevrouw Smith
• Geachte heer White en mevrouw Smith
• Geachte Dr. Smith
• Geachte rechter Smith
• Geachte mevrouw Jones
• Beste Jane Doe
• Geachte Dr. Haven
• Geachte Dr. en mevrouw Haven
• Geachte voornaam (als u de persoon goed kent)

Al deze begroetingen beginnen met het woord 'schat'. Hoewel je eenvoudig een brief kunt beginnen met de naam van de persoon, kan dat verkeerd worden geïnterpreteerd als bruusk of zelfs grof. Het is altijd veilig om uw aanhef te beginnen met het woord 'schat' in een zakelijke brief.

Een uitzondering is wanneer u de algemene aanhef "Aan wie het gaat schenken" gebruikt, maar daarover in een moment meer.

Richtlijnen voor namen en titels

De aanhef moet meestal de achternaam van de persoon gebruiken, samen met een "Mr." of "Ms." Vermijd in het algemeen "Mevr." of "Miss" tenzij u zeker weet hoe de vrouw wil worden geadresseerd. Bij twijfel staat standaard "Ms."

Als u schrijft aan iemand die een doctoraat of een medische graad heeft, gebruik dan de verkorte vorm: "Dr." Voor andere titels, zoals hoogleraar, rechter, rabbi, enz., Schrijf je de volledige titel uit en kapitaliseer je deze. Bijvoorbeeld, uw aanhef in een brief aan een rechter zou zijn: "Beste rechter Barnard." Of, als je correspondentie met een rabbijn was, zou je kunnen schrijven: "Beste Rabbi Williams."

Wanneer uw brief aan meer dan één persoon is gericht, schrijft u alle namen apart op, scheidt u ze met komma's. Bijvoorbeeld: "Geachte heer Hobbes, mevrouw Luxe, en meneer Hopman." Voor gehuwde paren, als een persoon in het koppel zijn of haar naam heeft gewijzigd, hoeft u de achternaam maar één keer te gebruiken. Bijvoorbeeld: "Geachte heer en mevrouw Smith."

Soms is het geslacht van een persoon onduidelijk voor een naam - namen als 'Corey' of 'Blake' zijn zowel gewone dames- als herennamen. Als dat het geval is, doe dan wat onderzoek om het geslacht te bepalen door te zoeken op LinkedIn of op een bedrijfswebsite. Maar als het dubbelzinnig blijft, schrijf dan gewoon de volledige naam van de persoon op en laat de titel vallen. Bijvoorbeeld: "Beste Corey Meyer."

Een lettergroet opmaken

Volg de aanhef met een dubbele punt of komma, een spatie en begin vervolgens de eerste alinea van uw brief. Het gebruik van een dubbele punt is de meer formele optie. Bijvoorbeeld:

Geachte heer Smith:

Eerste alinea van brief.

Wanneer u geen contactpersoon heeft

Als u geen contactpersoon bij de organisatie hebt, kunt u de aanhef achterlaten en beginnen met de eerste alinea van uw brief of een algemene aanhef gebruiken.

Voordat je een algemene aanhef gaat gebruiken (of een aanhef achterlaat), probeer je de naam te achterhalen van de persoon met wie je contact wilt opnemen. Als u solliciteert of een vraag over een baan indient en de naam van de inlenende manager staat niet op de vacaturelijst, kunt u de titel van de werkgever of personeelsmanager op de bedrijfswebsite opzoeken. Als er een contactnummer is, kunt u ook bellen en een administratief medewerker om de naam van de personeelsverantwoordelijke vragen.

Als u een ander soort brief verzendt, kunt u nog steeds de naam van de persoon op de bedrijfswebsite opzoeken of een medewerker van de administratie raadplegen of contact opnemen met het bedrijf voor de naam van de persoon die u probeert te bereiken.

Algemene begroetingen voor zakelijke brieven

• Beste inhuurmanager
• Voor wie het aangaat
• Geachte Human Resources Manager
• geachte meneer of mevrouw

Spellingcontrole Namen

Voordat u een zakelijke brief verzendt, moet u er ten slotte absoluut zeker van zijn dat u de naam van de persoon correct hebt gespeld. Controleer de spelling op de bedrijfswebsite of op LinkedIn.

Overweeg een vertrouwde vriend te vragen om uw bericht te lezen voordat u het verzendt, waarbij u bijzondere aandacht besteedt aan de spelling van namen.