Hoe HR-medewerkers elke dag over problemen moeten nadenken

De vraag van de medewerker lijkt eenvoudig, rechtlijnig en moet gemakkelijk te beantwoorden zijn. Rechts? Niet als je werk in Human Resources zit. Zelfs de eenvoudigste werknemersvraag werpt talloze rode vlaggen op voor het HR-team van een werkgever. Nogmaals, je loopt dat vijfpuntige pad. Hoe voldoet u aan alle vijf belanghebbenden terwijl u de huidige werknemer eerlijk behandelt?

Wat is het beste voor de werkgever? Wat is het beste voor de werknemer? Wat is legaal of vereist door een overheidsinstantie? Wat is het precedent voor toekomstige beslissingen over en eerlijke behandeling van werknemers? Met welke beslissing wordt u vervolgd met alle gelijktijdige kosten en ergernis?

U kunt geen beslissing nemen tenzij de beslissing voldoet aan alle vijf belanghebbenden - tot op zekere hoogte. Is het echt een wonder dat het soms de stakeholder van de werknemer is die lijdt? Dit is hoe personeelsleden van Human Resources moeten nadenken en beslissingen moeten nemen om een ​​vraag van werknemers te beantwoorden. Laten we de wijziging van dit reisbeleid voor bedrijfssbeurzen gebruiken als voorbeeld.

Hoe HR denkt, beslissingen neemt en antwoorden op vragen

De vraag van een lezer leek eenvoudig genoeg. Een medewerker, die op bedrijfsreis reist om shows en andere klantevenementen te verhandelen, wilde zijn tijd in de evenementenstad verlengen door gebruik te maken van vakantietijd. Geen probleem.

Geen probleem, dat wil zeggen totdat HR hem informeerde over hoe de dagen zouden worden verrekend met zijn betaalde vakantietijd. Met sympathie voor zowel HR als de medewerker, hier is hoe een HR-persoon moet nadenken en beslissingen moet nemen.

De werknemer reisde op zondag naar een vakbeurs. (Geen probleem met deze reistijd, het bedrijf, per beleid, dat alle werknemers begrijpen, betaalt geen weekendreizen voor vrijgestelde werknemers.) De werknemer werkte maandag tot en met woensdag op de beurs en wilde het vakantiedaggebruik beginnen na het evenement.

Oké, zei de HR-manager, donderdag en vrijdag zijn vakantiedagen. Nee, reageerde op de werknemer, op donderdag zou ik normaal terugreizen naar het bedrijf; aangezien die dag zou worden betaald als onderdeel van mijn normale werkweek, is het niet eerlijk om me een vakantiedag te laten nemen om donderdag te dekken. Sta je aan mijn kant?

HR-denken en besluitvorming begint te rollen

Oké, zegt de HR-manager, wiens eerste neiging is om donderdag als vakantiedag in rekening te brengen, omdat de werknemer de dag eigenlijk niet gebruikt om terug te reizen naar het bedrijf. De HR-persoon wil terecht geen time-offbeslissingen van werknemers nemen, van geval tot geval, voor werknemers die door het bedrijf gesponsorde evenementen bijwonen.

In samenspraak met een paar CEO's en een andere HR-persoon hadden beide beslissingen aanhangers. Als van de werknemer werd verwacht dat hij op woensdag zou terugkeren en donderdag zou werken, zou donderdag een vakantiedag moeten zijn.

Als donderdag normaal een reisdag zou zijn, zou het tellen als een werkdag, niet als een vakantiedag. Onder normale omstandigheden zou hij toch terugreizen en het bedrijf zou hem niet moeten straffen omdat hij zijn verblijf verlengde met een vakantie.

Maar hij heeft ervoor gekozen niet terug te reizen, maar in plaats daarvan op vakantie te gaan, zeiden de andersdenkenden. Dat is niet het probleem van het bedrijf en we betalen alleen voor reistijd als de werknemer de weekdag gebruikt om terug te reizen. Omdat we in het weekend geen reistijd betalen en een reisdag niet bestaat, mogen werknemers alleen betaald worden als ze aan het werk zijn.

Bovendien zou normaal gesproken een werknemer, tenzij hij was toegewezen aan de demontage van de cabine, naar verwachting woensdag terugkomen en verslag uitbrengen aan het werk op donderdag.Hij zou kunnen regelen om laat aan te komen met zijn manager als zijn vlucht rode ogen was.

In dat geval, geen vraag, zou donderdag als vakantiedag in rekening moeten worden gebracht. Maar wat is de praktijk in het bedrijf voorbij? Wordt van werknemers verwacht dat ze woensdag teruggaan, indien mogelijk, of is het donderdag de normale reisdag om terug te keren.

De meeste werknemers willen zo snel mogelijk naar huis terugkeren en werken. Dus reizen ze woensdag naar huis als een vlucht mogelijk is, in plaats van dat ze een nacht doorbrengen in een vreemde stad zonder iets te doen.

Dit is ook een vraag over de private versus openbare werknemerssector. Als u een werknemer in de publieke sector bent en vaak werkt onder de overeengekomen voorwaarden van een vakbondscontract, verwacht u dergelijke overwegingen als betaling voor elke minuut die u werkt. Als er geen directe compensatie is, verwacht een werknemer in de publieke sector tijd te besteden aan gewerkte uren en verwacht hij ook te worden betaald voor reizen in het weekend.

Dit denken is een gruwel voor een werkgever in de privésector die van vrijgestelde werknemers verwacht dat ze de klus klaren en de doelen bereiken. In feite zal denken als een werknemer per uur je loopbaan hinderen en je minder gewaardeerd maken als werknemer. Hier zijn enkele eerdere gedachten over het compenseren van werknemers voor reistijden.

Als de werknemer een werknemer is die per uur of niet wordt uitbetaald, moeten werkgevers rekening houden met de betaalde reistijd plus de uren die op de beurs zijn gewerkt. Wanneer een werknemer in aanmerking komt voor overtijd, zijn deze voorschriften ook van toepassing op de weg.

(Dit is een van de theorieën over waarom niet-afgekeurde werknemers zo zelden worden gevraagd om te reizen voor klantevenementen en training.) De overheidsvoorschriften maken hun aanwezigheidskosten prohibitief - of op zijn minst - een pijn in de achterbank om rekening te houden met en te betalen door werkgevers., voor zover deze regels het gebruik van en de loopbaangroei van werknemers per uur kunnen belemmeren, zijn HR-sympathieën bij de werkgevers.)

Overwegingen bij het HR-besluit over het beleid inzake beurzen

Het volgende probleem dat HR moet overwegen, in dit geval, is dat veel werknemers vaak reizen voor handelsbeurzen en andere bedrijfsevenementen. Een beslissing die in dit geval is genomen, heeft verstrekkende gevolgen voor de werkgever en beslissingen over andere werknemersverzoeken in de toekomst.

Wil HR deze beslissingen echt van geval tot geval nemen? Op welk punt begint werkeinde en vakantie? Wanneer de beurs eindigt om 16:00 uur op woensdag?

Wanneer vertrekt het laatste vliegtuig woensdagavond naar de stad van de werknemer? Wat als er geen vliegtuig is op woensdag? Hoeveel documentatie en onderzoek zal HR in de toekomst van andere werknemers nodig hebben om ervoor te zorgen dat de boekhoudkundige beslissingen van het bedrijf consistent en eerlijk zijn?

Op een gegeven moment moet HR bepalen dat een beslissing om deze werknemer toe te staan ​​donderdag als vakantiedag te gebruiken, te veel vertakkingen heeft voor soortgelijke verzoeken in de toekomst. De werknemer zal zich begrijpelijk ongelukkig voelen.

Maar niemand in HR, die ik ken, wil zijn werktijd doorbrengen als agent voor de HR-tijdrekening. De werknemer kiest ervoor om niet op betaalde tijd terug te reizen; hij kan terugreizen als hij zijn loon wil, en dan op vakantie gaan. Elke andere beslissing opent een veel te grote pot wormen.

Een laatste gedachte voor de HR-persoon is hoe medewerkers in het verleden zijn behandeld. Gaan werknemers over het algemeen op woensdagavond of donderdag reizen? Als ze donderdag worden verwacht op kantoor te verschijnen? Als het woensdagnacht was, hoeveel van donderdag zouden ze werken?

Als hij in de normale gang van zaken woensdagavond terug zou komen, zou donderdag als vakantie moeten gelden. Als hij in het kader van de normale gang van zaken op donderdag zou reizen, maar naar verwachting ook donderdag op de werkplek zou verschijnen, zou donderdag als vakantiedag in rekening moeten worden gebracht.

Ah, het is de eerste keer dat je deze vraag ooit bent tegengekomen? Super goed. Je hebt de kans om het precedent te scheppen en het reisbeleid en -praktijken van je bedrijf vast te stellen.

U kunt uw beslissing waarschijnlijk zelfs toevoegen aan het werknemershandboek, zodat alle medewerkers de lay-out van het land kennen om hun besluitvorming in de toekomst te begeleiden.

HR bereikt een oplossing

Hoe zit dit met een oplossing voor de huidige vraag? Hoe heeft het bedrijf in het verleden met werknemersreizen naar beurzen en klantevenementen omgegaan? Gaan medewerkers die avond terug en werken ze de volgende dag of geeft het bedrijf ze de ruimte om de dag na het evenement terug te vliegen en de volgende dag te melden?

Bepaal wat in het verleden het beheer van deze praktijken beheerste, volgens verschillende van uw managers die verantwoordelijk zijn voor de medewerkers die evenementen bijwonen die zich op de klant richten. De praktijk in het verleden bepaalt het gebruik van een vakantiedag - of niet - voor de afwezigheid op donderdag.

Wat als u ontdekt - en dat is waarschijnlijk - dat de praktijken over de hele linie inconsistent zijn geweest en er geen duidelijke eerdere praktijk bestaat? Trek de lijn in het zand. Vertel de huidige vragende werknemer, die geen regels had om hem te begeleiden, dat hij donderdag een vakantiedag kan gebruiken. Dan:

• Ontwikkel je beleid,
• Voeg het beleid toe aan het werknemershandboek,
• Train medewerkers die reizen over het herziene beleid,
• Laat managers weten dat managementvrijheid niet langer de reisbeslissingen van werknemers zal begeleiden, omdat de beslissingen niet consistent en eerlijk zijn, en
• Gebruik het nieuwe beleid om in de toekomst consistente, rechtvaardige beslissingen te nemen.

Reisbeleid Taal voor de toekomst

In een bedrijf waar werknemers vaak voor zaken reizen, en vooral als de werknemersgroep groot is, zou het een nachtmerrie voor het bedrijf zijn om beslissingen te nemen van geval tot geval en het bedrijf zou nooit eerlijk over de hele linie kunnen zijn. Documentatievereisten voor medewerkers voegen een onnodige belasting toe.

Nitpicking met goede, bijdragende medewerkers over het bijhouden van minuten is beledigend en vernederend - voor de manager, HR en de werknemer. En het verslaat je doel om werknemers te vertrouwen, werknemers als volwassenen te behandelen en van werknemers te verwachten dat ze verantwoorde beslissingen nemen binnen de vermelde richtlijnen.

Dus, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf, wordt hier het beleid aanbevolen als onderdeel van uw algemene reisbeleid. (Je hebt heel veel aanvullende beslissingen voor een uitgebreid beleid.)

En, oh, trouwens, als je maar een paar werknemers hebt die reizen? Negeer al dit HR-denken en beslissen. Duh! Managers kunnen van tijd tot tijd boekhoudkundige beslissingen nemen op basis van geval tot geval.

Reizen van en naar bedrijfsgeconcurreerde evenementen:

In (bedrijfsnaam) reizen werknemers vaak voor zaken. Medewerkers gaan naar trainingen of professionele verenigingsbijeenkomsten, bezoeken leveranciers en concurrenten, ontmoeten klanten en nemen deel aan beurzen en andere evenementen met klanteninteractie, om maar een paar voorbeelden te noemen. Omdat deze evenementen vaak op wenselijke locaties worden gehouden, vragen werknemers vaak om hun PTO of vakantietijd te gebruiken om hun verblijf op de evenementlocatie te verlengen.

In deze gevallen is het bedrijf verantwoordelijk voor de kosten van dienstreizen, met inbegrip van vliegtuigen, taxi's, luchthavenbussen en noodzakelijke vervoermiddelen vanaf de dag dat de werknemer naar het evenement reist, totdat de werknemer de bedrijfsactiviteiten op het evenement voltooit. De werknemer moet elke extra weekdag die na het evenement van het werk is afgenomen, verantwoorden als betaalde vakantietijd, afteltijd of onbetaald verlof met toestemming van het management.

Alle kosten die de werknemer, of reisgenoten, maken voor reizen, eten, logeren, vervoer, enzovoort, tijdens het nemen van vrije tijd, moeten door de werknemer worden betaald. Het deel van het vliegticket dat door het bedrijf is gekocht voor de terugkeer van de werknemer na het bijwonen van het evenement of de kilometerstand, normaal gesproken betaald voor het door de onderneming teruggezonden personeel, mag worden gebruikt voor de terugkeer naar huis.

Het bedrijf betaalt geen extra kosten. De werknemer moet rekening houden met elke dag die is afgevoerd na het door het bedrijf gesponsorde evenement.

Ja, dit is een lang antwoord op de vraag van de werknemer over het gebruik van vakantietijd om zijn bedrijfsevenementen te verlengen. Maar het is een goed voorbeeld van alle factoren die HR in het denken en het nemen van beslissingen moet betrekken. Het is niet leuk voor HR, maar het is noodzakelijk HR-denken en besluitvorming om te voldoen aan de behoeften van de vijf stakeholders van het bedrijf.

Haat je niet alleen HR-jargon? Begin met het woord: stimuleer.