10 dingen die elke nieuwe programmamanager moet weten

Programmabeheer is een lonende en goed betaalde carrièrekeuze, maar het kan ook een uitdagende rol zijn. Als je net je eerste baan als programmamanager hebt gehad, of als je wilt weten of je de sprong naar een carrière in programmabeheer moet maken, is het belangrijk om te begrijpen wat de loopbaan inhoudt. Overweeg deze 10 dingen waarvan elke nieuwe programmamanager bewust zou moeten zijn alvorens een programmabeheersrol te beginnen.

Programmabeheer is niet hetzelfde als projectbeheer

Projectbeheer gaat over het plannen van werkzaamheden, het organiseren van taken en middelen, het beheersen van processen en het leveren van een specifiek doel. Of het nu gaat om het openen van een nieuw kantoor, het lanceren van een nieuwe app of het bouwen van een Olympisch stadion, projecten hebben een gedefinieerd begin, midden en einde met een duidelijke reeks doelen.

Het programmabeheer is anders en over het algemeen veel breder. Een programmamanager kan meerdere projecten tegelijkertijd overzien, die elk een eigen projectteam en projectmanager kunnen hebben. Die projecten samen kunnen allemaal deel uitmaken van een groter programma dat is ontworpen om in de loop van de tijd iets van waarde voor de organisatie te leveren.

Verwacht onzekerheid

Programma's zijn inherent onzeker. Hoewel je misschien weet wat de grote afbeelding is, is het maar een visioen wanneer je begint. Het exacte pad om er te komen en welke projecten over een langere periode vereist zullen zijn, moet je zelf uitwerken.

U begint met een gedetailleerde planning van wat u weet en bouwt een beeld op van hoe u de rest kunt aanpakken wanneer u dichterbij komt. Verleng uw planning- en leveringshorizonnen geleidelijk tot u niet verder kunt.

Blokkeer tijd met regelmatige tussenpozen om de volgende stappen te plannen. U kunt deze gelegenheid ook gebruiken om ervoor te zorgen dat u nog steeds op het goede spoor zit om zakelijke waarde te leveren.

Pas op voor Burnout

Hoewel een project in een jaar voorbij kan zijn, kunnen programma's zich oneindig lang uitstrekken.

Programmabeheerders moeten hun teams beschermen tegen burn-out. U kunt niet eindeloos op topsnelheid werken, dus zorg ervoor dat uw medewerkers voldoende downtime krijgen. Dit moet periodes van stillere werktijd omvatten met minder opleveringen en voldoende tijd weg van het kantoor voor vakanties.

Beheer ziekteverlof nauwlettend, bekijk uw overurenrapporten en wees alert op het feit dat het welzijn van uw team van het grootste belang is als u het verloop wilt verminderen en uw getalenteerde mensen wilt behouden voor de duur van het programma.

U moet het tempo beheersen

Wanneer u een programma aflevert met een verre voltooiingsdatum, moet u het tempo van het werk beheren.Het is moeilijk om het momentum gedurende meerdere jaren in stand te houden, dus is je rol als programmamanager het jongleren met de prioriteiten en projecten, zodat er regelmatig meetbare resultaten worden geleverd.

Verleg de quick wins en de gestage voortgang naar de grotere foto-doelen. Dit helpt het team te zien dat u vooruit gaat en zorgt ervoor dat er kortere succesverhalen op de dag worden gedeeld om de motivatie hoog te houden. Ten slotte helpt het beleggers en uitvoerende managers ervoor te zorgen dat er vooruitgang wordt geboekt.

Train je team voor succes

Programma's leveren vaak iets nieuws, unieks of transformatiefs voor een organisatie. Een van de uitdagingen om aan dit soort initiatieven te werken, is dat je waarschijnlijk niet de vaardigheden in huis hebt om alle vereiste taken en projecten te kunnen voltooien.

Dat is OK en te verwachten. Jouw taak als nieuwe programmamanager is ervoor te zorgen dat je de mensen die je wel hebt, kunt verbeteren, bijscholen en ontwikkelen, zodat je samen aan alle resourcevereisten kunt voldoen.

Er kunnen een aantal gebieden zijn waar u voor een beperkte periode slechts een bepaald hulpmiddel nodig heeft. U gaat bijvoorbeeld niet één van uw medewerkers trainen met het besturen van een vorkheftruck als dat een vaardigheid is die u slechts één week nodig hebt. Als u echter de manier verandert waarop de online aanwezigheid van uw bedrijf wordt beheerd, is het waarschijnlijk waardevol om interne ontwikkelvaardigheden te ontwikkelen, samen met wat expertise over sociale media of zoekmachineoptimalisatie. Dit zijn vaardigheden waarop het bedrijf op lange termijn kan rekenen.

Neem beslissingen over welke van deze u moet hebben ingesloten in het team en welke moeten worden uitbesteed, en zorg er vervolgens voor dat uw programma de training- en rekruteringstaken kan leveren die vereist zijn om klaar te zijn om de outputs te beheren zoals elk project oplevert.

Governance is complexer

Als u afkomstig bent van een projectmanagementachtergrond, dan zal governance u niet verbazen. Het is de manier waarop project- en programmastructuren worden georganiseerd en beheerd om ervoor te zorgen dat de besluitvorming op de juiste manier wordt uitgevoerd en dat de juiste mensen erbij worden betrokken. Het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het werk vordert op een manier die past bij de algemene businesscase, en het helpt mensen om verantwoording af te leggen.

Governance is ook de manier waarop het projectmanagementkantoor en senior executives ervoor kunnen zorgen dat een programma op schema ligt om voordelen te bieden. Het biedt ook een formele route om projecten of een volledig programma te sluiten als kan worden aangetoond dat die voordelen niet langer zullen worden behaald.

Governance is ingewikkelder in een programmeeromgeving dan in een projectomgeving. Projectbesturen en stuurgroepen hebben normaal gesproken een lidmaatschap op executive-niveau. Dit is te verwachten omdat het eindresultaat van een programma normaliter bedrijfstransformatie is.

Planning is moeilijker

Projectmanagers, die bij een programma zijn betrokken, zetten hun projectplannen meestal samen, waarna een programmabeheerteam - onder uw leiding als programmamanager - bijeenkomt en de plannen worden geïntegreerd.

Dit is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het vereist het identificeren van de afhankelijkheden tussen projecten en projecttaken. Het dwingt je om te kijken naar de resourcevereisten voor het hele programma en om activiteiten te jongleren met de beschikbaarheid van belangrijke mensen.

Zodra uw geïntegreerde programmaplan is vastgesteld, kunt u het in een Gantt-diagram of andere softwaretool volgen. Terwijl uw projectmanagers hun projecten in realtime volgen, moet u het programmaplan aanpassen, iedereen op de hoogte houden van wijzigingen en aangeven wat dit betekent voor hun werkterrein.

U hoeft niet elke lijn te plannen

Als programmamanager vertrouwt u op uw projectmanagers om de gedetailleerde planning uit te voeren. Het is niet praktisch of wenselijk om een ​​programma bij te houden met duizenden taken.

U hebt een opgerolde, hoogstaande weergave van de projecten nodig met voldoende details om te laten zien of iets een impact op programmaniveau heeft.

De gemakkelijkste manier om dit te doen is met speciale software-apps. Proberen om uw miljoenen dollars-programma te beheren op een eenvoudige spreadsheet zou te uitdagend zijn.

U moet delegeren

Hoe goed je ook bent om te delegeren, als je een rol bij programmabeheer speelt, moet je er nog beter van worden.

Het goede nieuws is dat je een team van projectmanagers moet hebben en misschien heb je zelfs een speciaal programmabeheerkantoor om je transformatieve verandering te ondersteunen.

Er is veel werk te doen aan een programma en het opzetten ervan om ervoor te zorgen dat alle bewegende delen op het juiste moment samenkomen, is een enorme inspanning. Je kunt het niet alleen en je moet het niet proberen. Bereken hoeveel tijd je nodig hebt om het programma te starten en zorg dat je een team hebt om je te ondersteunen.

Als u niemand bij uw programmabureau hebt, vraag dan iemand om te worden gedetacheerd bij het programmabeheerteam. Er is genoeg voor hen om te doen. Iemand in een projectcoördinatierol zou bijvoorbeeld perfect geplaatst zijn om de vereiste coördinatie op programmaniveau te leveren, waardoor u wordt vrijgemaakt voor strategische taken.

Wees niet bang voor conflicten

Er zijn veel verschillende programma's. Van projecten met moeilijke belanghebbenden tot schijnbaar onhaalbare deadlines, elke dag biedt je kansen op conflicten. Kijk uit voor de dingen die de projectprestaties verstoren en bereid zijn om in te stappen wanneer nodig om een ​​conflictsituatie te overwinnen voordat deze start.