Wat zit er in een Project Scope Document

Wanneer u een nieuw initiatief begint, is het document met de projectomvang een cruciaal stuk informatie voor uw hele team. Het definieert het eindproduct dat aan de klant moet worden geleverd, wanneer het moet worden geleverd en tegen welke kosten.

In wezen definieert dit document de grenzen van het werk, zodat elk teamlid en de klant begrijpen wat het project inhoudt. Net zo belangrijk, ze begrijpen wat het doet niet met zich meebrengen.

De voordelen

Een projectscope-statement dat ooit werd gedeeld met elk lid van het team en de klanten van het project, is een integraal onderdeel van projectmanagement. Een van de voordelen:

• Een gemeenschappelijk begrip tussen alle betrokkenen over de verwachte kenmerken, kwaliteit en timing van het project
• Een middel om met andere belanghebbenden in het project te communiceren om hun steun en betrokkenheid te krijgen
• Een hulpmiddel om de inspanningen van het team te concentreren op het werk dat nodig is om aan de behoeften van de klant te voldoen

Bovendien, als wijzigingen worden gesuggereerd die buiten de grenzen van de oorspronkelijke scope liggen, wordt de verklaring de basis voor het schatten en voorstellen van wijzigingen. Als de wijzigingen door alle belanghebbenden worden aanvaard, kan de scope-verklaring worden herzien.

Ermee beginnen

De projectmanager moet input vragen van teamleden, klanten, de uitvoerende sponsor en andere belangrijke belanghebbenden om de vereiste output van het projectinitiatief te begrijpen en te beschrijven. Dit wordt vaak de deliverable genoemd.

De beschrijving van de deliverable moet een kostenbereik of een aanvaardbaar kostenbereik voor het project bevatten. Het definieert ook de belangrijkste functies die moeten worden opgenomen en het tijdsbestek voor levering.

Zodra overeenstemming is bereikt door de klant, de projectmanager, het projectteam en de uitvoerende sponsor, moeten wijzigingen in de projectverklaring worden aangebracht met behulp van een zorgvuldig gecontroleerd en gedocumenteerd veranderingsproces.

A Cascading Impact

Zodra de scope-verklaring of het document is overeengekomen, gebruikt elk deel van het team dit als basis voor hun eigen inschattingen van het werk, de timing en de kosten. Hoe preciezer en nauwkeuriger de scope-uitspraak, hoe waarschijnlijker het is dat de werkteams nauwkeurige schattingen en resourcevereisten zullen produceren.

Uitsluitingen kunnen belangrijk zijn

Het is niet ongebruikelijk dat een projectscope document een lijst bevat met specifieke items die van het product moeten worden uitgesloten. Zo kan het scopebewijs van een aannemer om een ​​huis te bouwen bijvoorbeeld bepalen dat milieuvergunningen moeten worden verkregen door de eigenaar en niet de verantwoordelijkheid van de aannemer die het huis bouwt.

Wat kan verkeerd gaan?

Gebrek aan duidelijkheid is een veelvoorkomende bron van projectstress en falen. Een vaag of dubbelzinnig werkingsdocument laat veel zaken open voor discussie en ongeïnformeerde beslissingen. Deze kunnen van invloed zijn op de functies, kwaliteit, timing en kosten van het project.

Een andere valkuil om te vermijden staat bekend als "scope creep." Als de scope-instructie vaag is, komt de klant in de verleiding om eisen te stellen die buiten de bedoeling of grenzen van de oorspronkelijke plannen liggen.

De scope aanpassen

Hoewel frequente wijzigingen in het bereik de voltooiing van het project vertragen en mogelijk aanzienlijke kosten met zich meebrengen, zijn ze soms noodzakelijk en redelijk. Projectmanagers vertrouwen op een "wijzigingsbeheer" -proces dat de gevraagde wijziging identificeert, alle bijbehorende schattingen van tijd, kosten en werkbelasting herziet en het project opnieuw beoordeelt op nieuwe risico's die aan de verandering zijn verbonden.

De projectmanager en uitvoerende sponsor nemen de uiteindelijke beslissing over het wijzigen van de scope meestal alleen als de situatie volledig is geanalyseerd. Wijzigingen worden gedocumenteerd in een beslissingslog en vervolgens gecommuniceerd naar het grotere projectteam.