Hoe een succesvol media-evenement te organiseren

Een van de gemakkelijkste manieren voor uw bedrijf om gratis media-aandacht te krijgen (vaak "verdiende media" genoemd) is via media-evenementen.Of je nu samenwerkt met meerdere sponsors om de minder bedeelden te helpen, of een persconferentie houdt om een ​​productrelease aan te kondigen, er zijn bepaalde stappen die je moet volgen om een ​​succesvol media-evenement te organiseren.

Begin met een persbericht

Als je je persbericht verstuurt, kan de media beslissen of jouw verhaal voldoende aandacht verdient. Dat is waarom het helpt om uw persbericht eenvoudig te houden en nooit een hype te gebruiken. Stations en kranten zoeken nieuws; ze zijn niet op zoek naar een verkoopspion.

U hebt een venster voor het verzenden van uw persbericht. Je wilt het niet te vroeg versturen en dan wordt het vergeten of begraven, en je wilt het niet te laat versturen als er al andere verhalen zijn toegewezen, en ze kunnen simpelweg niet bij jouw evenement passen Over het algemeen is 2 tot 3 dagen voor uw evenement voldoende op voorhand bekend.

U wilt er ook zeker van zijn dat u aanwijzingen en eventuele speciale instructies in uw persbericht opneemt. Als het hoofdkantoor van uw bedrijf zich op één locatie bevindt, maar uw evenement zich op een afstand van 30 mijlen van uw bedrijf bevindt, moet u dit in uw vrijgave duidelijk maken.

Bekijk de telefoongesprekken

Nadat u uw persbericht hebt verzonden, kunt u de redacteuren bij de kranten of de producenten bij de tv-stations bellen om te controleren of ze deze ontvangen. Dat is alles wat je hoeft te vragen.

Het zal vaak het gesprek openen zodat ze je kunnen vertellen of ze denken dat ze wel of niet zullen kunnen komen. Maar zelfs als dat niet zo is, wil je niet vragen of ze komen. Ze zullen er zijn als ze kunnen, maar zullen geen beloftes doen.

Houd er rekening mee dat het laatste nieuws of zware nieuwsdagen kunnen voorkomen dat ze op het laatste moment komen. Je wilt ze niet lastigvallen om te zien of ze komen, zelfs op de dag van het evenement als je daar staat te wachten op verslaggevers.

U wilt ook kijken hoe laat u belt. Bellen om 10 minuten voor 17:00 uur lijkt misschien het einde van de dag voor jou, maar voor een producer is dat 10 minuten tot een nachtelijke nieuwsuitzending. De beste tijden om te bellen zijn over het algemeen rond 10 uur en tussen 1 en 14.30 uur.

Plan de tijd van uw evenement zorgvuldig

Iedereen werkt aan deadlines. Kranten hebben vaste tijden vastgelegd dat ze het probleem van de volgende dag in bed leggen. Het betekent dat ze om 17.00 uur naar uw evenement komen. op donderdag kan de dekking mogelijk pas op zaterdag verschijnen.

Tv-zenders hebben over het algemeen een ochtend, middag, 5, 6, 10 en / of 11 p.m. nieuwsuitzendingen tijdens de week, afhankelijk van uw tv-markt. Krijg dekking als je media-evenement begint om 16.00 uur. kan heel lastig zijn. Ze zullen niet zomaar in hun nieuwswagen stappen en rijden als een gek om je tape in de lucht te krijgen met 5. Er is een script dat moet worden geschreven en een tape die moet worden bewerkt.

Plan uw evenemententijd zo dat het niet alleen handig is voor de verslaggevers, maar vergroot ook uw kansen om meer directe belichting te krijgen.

Probeer het niet en doe alles

Hoe verleidelijk het ook mag zijn om regisseur te worden, vertel de verslaggever, fotografen of videografen niet welke foto's je wilt dat ze krijgen. U wilt een zekere band met hen aangaan en een relatie aangaan met de krant of het tv-station. Je wint geen vrienden door ze te vertellen hoe ze hun werk moeten doen.

Maak het gemakkelijk om erin te komen (en uit te komen)

Als je het evenement bij je 50.000 vierkante voet plant houdt en het gebied waar je media toestaat aan de achterkant van het gebouw is, geef ze dan zo gemakkelijk mogelijk toegang. Laat ze niet aan de voorkant van het gebouw parkeren en dan hun apparatuur helemaal naar achteren slepen als je het kan helpen. Als er een manier is om naar achteren te rijden, laat dan de media de routebeschrijvingen in uw persbericht kennen en markeer duidelijk de weg wanneer ze aankomen.

U wilt ook overwegen welk gedeelte van uw faciliteit strikt verboden is. Als u bijvoorbeeld een lange wandeling niet kunt vermijden, wilt u dan echt dat de media met uw camera door uw hele gebouw lopen? Dat betekent niet dat ze gaan fotograferen wat ze maar willen. Maar veel bedrijven hebben een strikt beleid over waar camera's en niet-werknemers om gepatenteerde redenen kunnen kiezen.

Overweeg de Visuals

Denk goed na over je visuals. Geef de media zoveel mogelijk praktijkervaring. Een halfuur over een product praten en dan verwijzen naar de afbeelding in de brochure is iets waar de media niet eens voor hoeven op te komen. Vergeet niet dat ze de afbeeldingen doorgeven aan uw potentiële klanten (hun kijkers of lezers), dus het is belangrijk om uw doelgroep in het achterhoofd te houden, zodat u de dekking krijgt die u nodig hebt.

Vergeet geen persmap

Neem de informatie over uw evenement op en deel deze uit aan de media. Deze informatie helpt ze het verhaal te schrijven, maar helpt je ook meer controle over het nieuws te krijgen, omdat je hen de cruciale informatie te bieden hebt.

Zorg dat uw mediacontact beschikbaar is

Vergeet niet om uw media contact beschikbaar te stellen voor vragen. Als een verslaggever aanvullende vragen heeft, moeten deze in staat zijn uw media-contact snel te kunnen bemachtigen. Zorg ervoor dat u het telefoonnummer van de media contactpersoon en eventuele andere contactgegevens in uw persmap opneemt.

Gebruik medewerkers met ervaring

U hoeft de woordvoerders van uw evenement niet te beperken tot uw eigen mediacontact. Als een medewerker een betere soundbite kan geven omdat hij meer ervaring heeft met het ontwikkelen en werken met een bepaald product, maak hem dan op alle mogelijke manieren beschikbaar voor vragen.

Bereid uw verklaring van tevoren voor

Als je van plan bent om op de camera of een journalist te praten, bedenk dan wat je van tevoren wilt zeggen. Het kan helpen om een ​​vriend te hebben die niet bekend is met uw bedrijf om uw persmap te lezen en vragen te stellen. Probeer uit deze vragen en enkele brainstormsessies zelf een lijst met antwoorden te maken. Je wilt niet gerepeteerd klinken, maar je wilt niet onvoorbereid klinken of "Umm …" veel zeggen.

Je wilt ook de verschillende soorten media bekijken. De krant heeft andere behoeften dan televisie en omgekeerd. Een krantenverslaggever kan je vragen stellen die heel anders zijn dan een tv-verslaggever. Elk medium heeft verschillende manieren om je nieuws te presenteren, zodat ze het type nodig hebben dat het beste bij hun publiek past.

Wat als de Reporter niet wordt weergegeven?

Het station of de krant kan heel goed een fotograaf of videograaf sturen in plaats van een verslaggever. Dat betekent niet dat jouw verhaal voor hen niet belangrijk is. Ze zouden er niet zijn als ze niet van plan waren je verhaal te laten zien, dus behandel degene die goed opdaagt.

Als een videograaf zijn uitrusting aan het sjouwen is, geef hem dan niet meteen een persmap. Aanbieding om het voor hem te dragen totdat hij in staat is om de foto's te krijgen die hij nodig heeft. Als u hem of haar behandelt als een tweederangs burger, komt hij terug naar het station en kan uw kansen op toekomstige dekking worden geschaad.