Hoe uw papierwerk organiseren

De enige keer dat u denkt aan uw belangrijke documenten, is wanneer u ze nodig heeft. En vaak kun je ze niet vinden wanneer je ze nodig hebt, omdat je ofwel geen georganiseerd en gecentraliseerd systeem hebt voor het opslaan van je belangrijke documenten en / of de laatste keer dat je ze nodig hebt, je gooide het gewoon terug in de zee van papieren in uw thuiskantoor in plaats van het terug te plaatsen waar het hoorde.

Ermee beginnen

Met al je belangrijke papieren verspreid over je huis, verspil je veel tijd en energie aan het zoeken naar ze. Je loopt ook het risico om sommige volledig te verliezen. Maar met een paar eenvoudige stappen, kunt u dit weekend uw belangrijke papieren documenten in één uur ordenen!

Je hebt een kleine archiefkast van twee laden nodig of een draagbare opbergdoos, multi-gekleurde hangende bestanden (6 verschillende kleuren), manila derde-gesneden top-tab mappen en een brandveilige kluis (optioneel). Of u kunt een groot binder en tabbladen kopen. Zodra u de goederen hier hebt, zijn de zes stappen die u zult volgen om uw papierwerk te organiseren.

Verzamel uw documenten

Voordat u al uw belangrijke documenten kunt ordenen, moet u ze lokaliseren. Het is soms makkelijker gezegd dan gedaan.

Controleer uw thuiskantoor in laden en de papieren op uw bureau of tafel gestapeld. Controleer de stapels papier die uw aanrecht in de keuken, keukenladen en manden volstoppen. Kijk naar je slaapkamer dressoir en nachtkastje (je had ze daar in de ochtendspits achter kunnen laten en was ze vergeten). Als laatste, maar daarom niet minder belangrijk, kijk je in je tas of koffer voor belangrijke documenten die je per ongeluk nog steeds bij je hebt.

categorizeren

De belangrijkste documenten vallen in een van de volgende zes categorieën. Sorteer al uw verzamelde documenten als volgt:

1. Thuis- en eigendomsrecords - hypotheek, eigendomsbewijzen, projecten voor woningverbetering en ontvangsten, gebruiksaanwijzingen en garanties, informatie over onroerendgoedbelasting, verzekeringen voor woningen en handleidingen
2. Auto Records - titels, onderhoudsverslagen, verzekeringspolissen en informatie, leningsinformatie en betalingsgegevens
3. Gezondheidsrapporten - verzekeringspolissen, handleidingen voor ziekteverzekeringsuitkeringen, uitleg over medische voordelen, doktersrekeningen, receptlijsten, flexibele uitgaveninformatie, medische recepten, medische richtlijnen, levensverzekeringspolissen

1. Financiële gegevens - bankafschriften, belastingaangiften, registers van belastingaftrek, investeringsdocumenten, leningsgegevens, creditcardafschriften
2. Elektronica Records - mobiele telefoon contracten en handleidingen; verkoopbewijzen en garanties voor computers, laptops en iPads; plannen en rekeningen voor kabel en internet; verkoopbewijs en handleiding voor draadloze router
3. Persoonlijke gegevens - geboorteaktes, huwelijksakte, echtscheidingsakte, bewaringspapieren, socialezekerheidsinformatie, immunisatierecords, paspoorten, militaire dienstregisters, doop- en bevestigingsregistraties, testamenten, begrafenisplan en begraafplaatsen. Als u huisdieren heeft, kunt u ook hun belangrijke documenten zoals veterinaire en vaccininformatie in deze categorie opnemen.

Vind uw essentiële documenten

De meeste van uw belangrijke documenten kunnen worden opgeslagen in een gewone archiefkast of een draagbare opbergdoos. Er zijn een paar. Dat moet echter echt worden opgeslagen in een brandveilige veilige of offsite opslagoptie, zoals een kluisje.

Essentiële documenten zijn documenten die zeer moeilijk of zeer tijdrovend zijn om te vervangen. Ze kunnen gevoelige persoonlijke informatie bevatten die in het gedrang kan komen in geval van inbraak of diefstal. In het geval dat uw huis werd verwoest door vuur of overstroming, wilt u dat deze vitale documenten intact blijven.

Voor de meeste mensen zijn de volgende documenten van vitaal belang: socialezekerheidsinformatie, geboorteaktes, verzekeringspolissen samen met de contactgegevens van uw agent, testamenten, eigendomsbewijzen, autotitels, uw paspoort en elk contract of overeenkomst waarvoor uw originele handtekening vereist was.

Maak een hoofdlijst van alle vitale documenten die u in uw brandveilige kluis of in een opslagoptie op een andere locatie plaatst.

Dupliceer uw portemonnee

De meesten van ons bewaren elke dag kritieke informatie in onze portemonnee. Ken je alles wat in je portemonnee zit? Wat zou u doen als uw portemonnee verloren of gestolen zou zijn?

Kopieën maken van uw rijbewijs, donorkaart, ziekteverzekeringskaart (en), lidmaatschapskaarten zoals de loyaliteitskaarten voor de supermarkt, entrepots, en, het allerbelangrijkste, alle creditcards en betaalkaarten (kopie voor- en achterkant). Bewaar deze kopieën bij uw andere belangrijke papieren documenten:

Stap vijf: maak een eenvoudig archiveringssysteem

Hoe eenvoudiger het bestandssysteem, hoe groter de kans dat u het op een consistente manier gebruikt. Neem elke categorie van belangrijk document en wijs het een hangende bestandskleur toe:

• Thuis- en eigendomsrecords
• Auto Records
• Gezondheidsrapporten
• Financiële gegevens
• Elektronica Records
• Persoonlijke gegevens

Voeg het juiste aantal hangende bestanden toe aan uw bestandssysteem voor het aantal documenten dat u in elke categorie hebt.

Gebruik de manilla-mappen en maak een map voor elk afzonderlijk document binnen elke categorie. Plaats de mappen in het juiste gedeelte met gekleurde hangende bestanden.

Als u een groot bindmiddel met drie ringen en tabbladen hebt gekocht, label dan de tabbladen met de bovenstaande recordnamen, perforeer alle documenten in een document en organiseer ze. Als het papier niet met een perforatiegaatje moet worden geperforeerd, perforeert u een papier in een map en plaatst u de documenten in de map.

Als papierwerk gewoon niet jouw ding is, is dit misschien een vrij moment voor jou. U kunt al deze documenten scannen, ze op een harde schijf opslaan en vervolgens alles vernietigen. Maar gebruik uw eigen discretie, want sommige papierwerk is beter bewaard gebleven. Gebruik je gezond verstand.

Lopend onderhoud

Nu uw belangrijke papieren zijn georganiseerd, houd ze dan georganiseerd. Elke maand wanneer u uw rekeningen betaalt, dient u nieuwe documenten in het juiste gedeelte van uw archiveringssysteem in. Zoek tegelijkertijd naar documenten die u tijdens de maand uit het systeem hebt verwijderd en mogelijk nog niet in het archiefsysteem hebt opgeslagen. Bestand opnieuw opnemen. Bekijk ten minste twee keer per jaar de documenten in uw archiveringssysteem om na te gaan of ze kunnen worden opgeschoond. Een goed schema om te volgen is in de eerste van het jaar en aan het einde van elk schooljaar.

Met een beetje moeite kunt u voordelen op de lange termijn behalen door uw belangrijke papieren documenten te organiseren.

Bewerkt door Elizabeth McGrory.