Hoe een vergadering met alle handen voor uw werknemers te organiseren

Houdt uw bedrijf hands-on vergaderingen? Als dat niet het geval is, kunt u overwegen om zo'n vergadering te organiseren. Natuurlijk zou je nooit een vergadering moeten houden, puur omdat je een item van je to-do-lijst wilt laten controleren, dus hier is waarom, wanneer en hoe een vergadering met alle handen georganiseerd moet worden.

Waarom zou je een bijeenkomst in alle handen willen houden?

Soms moet u informatie aan het voltallige personeel verstrekken, en een vergadering met alle handen is een uitstekende gelegenheid om dat te doen. Ja, u kunt de informatie via e-mail verzenden, maar afhankelijk van de informatie, merkt u misschien dat het persoonlijk leveren van informatie een effectievere manier van communiceren is.

Afhankelijk van hoe groot en verspreid uw bedrijf is, is de vergadering met alle handen een goede gelegenheid om teams te bouwen en medewerkers in staat te stellen met elkaar te netwerken. en medewerkers in staat stellen om met elkaar te netwerken. Als uw bedrijf meerdere sites heeft, kan een medewerker op site A een probleem hebben dat iemand op site B kan oplossen, maar als deze persoon niet weet dat die persoon bestaat, vragen deze niet om hulp.

Ten slotte stelt een vergadering met alle handen uw werknemers in staat om vragen te stellen in het bijzijn van hun collega's. Dit maakt uw tijd vrij, omdat u het juiste antwoord één keer kunt delen in plaats van het steeds opnieuw voor verschillende werknemers te herhalen.

Welke problemen komen het best tot uiting in een ontmoeting met alle handen?

Dit soort problemen wordt over het algemeen beter gecommuniceerd wanneer het in een hands-on-vergadering wordt afgeleverd in plaats van via e-mail of wanneer lokale managers worden gevraagd hun personeel op de hoogte te stellen.

• Introductie van nieuw senior leiderschap. Als u een nieuwe president of CEO hebt, wilt u dat zij zichzelf voorstelt aan het voltallige personeel. Het maakt een groot verschil voor mensen om het gezicht achter de naam en beleidswijzigingen te kennen.
• Nieuwe bedrijfsdoelen. Wanneer uw senior team de bedrijfsdoelen met het personeel wil delen, is iedereen in dezelfde ruimte een geweldig idee. Het stelt mensen in staat vragen te stellen, zodat ze de logica en redenering achter de doelen begrijpen.
• Wanneer er een belangrijke verandering is. Dit kan een nieuwe bedrijfsovername, een desinvestering, een reorganisatie of wat dan ook zijn dat betrekking heeft op alle gebieden van het bedrijf. Nogmaals, open en eerlijke communicatie zijn hier de doelen.

Dit zijn natuurlijk niet de enige redenen om een ​​vergadering met iedereen te bellen, maar zorg ervoor dat een vergadering met alle handen de beste manier is om informatie te leveren voordat je in de problemen komt om een ​​vergadering met iedereen te organiseren.

Hoe een ontmoeting tussen alle mensen georganiseerd wordt

De eerste stap, zoals hierboven beschreven, heeft een nuttig doel voor een vergadering met iedereen. Als u eenmaal een doel hebt, kunt u de vergadering plannen en vasthouden.

Denk eerst aan de logistiek. Misschien vindt u het leuk om de sprekers te kiezen en uit te nodigen, de documenten voor te bereiden en te plannen om te netwerken, maar als uw logistiek niet klopt, werkt uw vergadering in alle handen niet. U moet deze problemen oplossen voor een succesvolle vergadering met alle partijen.

• Plaats. Als uw bedrijf klein is en u kunt allemaal rond de vergadertafel passen, dan is dit probleem opgelost. Als uw bedrijf groot is - zelfs als u allemaal in hetzelfde gebouw werkt, moet u waarschijnlijk een auditorium of conferentiecentrum huren voor uw vergadering. Zorg dat je voor iedereen zit.
• Reizen. Moeten mensen lange afstanden afleggen om naar je ontmoeting tussen alle mensen te komen? Als mensen van een afstand moeten rijden, moet u ervoor zorgen dat u de vergadering zo laat begint dat uw personeel niet om 04:00 uur het huis hoeft te verlaten om bij de vergadering te komen. Vergeet niet dat het voor veel mensen een ontbering is om vroeg weg te gaan.

• Uitvoerbaarheid. Een persoonlijke face-to-face vergadering is misschien wel de beste manier om een ​​nieuwe CEO te introduceren. Maar als het gaat om vliegen vanaf meerdere locaties en ze op te zetten in hotels, terwijl uw kantoren op deze locaties meerdere dagen zijn gesloten, is dit waarschijnlijk niet het beste idee. Overweeg in plaats daarvan om videoconferenties te houden. Sta niet toe dat mensen de videoconferentie vanaf hun bureau bekijken, maar vraag hen om op locatie samen te komen voor de mogelijkheid om een ​​team samen te stellen om de introductie te bekijken.

• Voedsel. Als dit een korte vergadering van een uur is waarin de CEO wordt geïntroduceerd, hebt u alleen een locatie nodig. Als het een conferentie van een dag is met meerdere sprekers en workshops, moet je eten regelen voor lunch en pauzes.

Wie moet zich presenteren tijdens een bijeenkomst met alle handen?

Met deze logistiek gesorteerd, hoeft u alleen maar de luidsprekers te regelen. U wilt bedrijfsbrede wijzigingen door de CEO / Eigenaar / Voorzitter laten invoeren. Departementale hoofden kunnen kwesties uitleggen die relevant zijn voor hun afdelingen, maar uitleg over bedrijfsbrede initiatieven moet van de top komen.

Uiteraard kan een verandering in het HR-beleid van de Chief HR Officer komen en een verschuiving in marketing kan van de Chief Marketing Officer komen, maar het algemene plan inclusief doelen, strategie en visie moet van de top komen.

Zorg ervoor dat alle werknemers zijn opgenomen of dat het geen vergadering met iedereen is. Als de informatie alleen relevant is voor managers, waarom zou u dan de individuele bijdragers meenemen naar de vergadering? Als de wijzigingen alleen van invloed zijn op IT, waarom neemt de boekhouding dan de tijd om deze vergadering bij te wonen?

Wat moet er gebeuren tijdens een bijeenkomst met alle handen?

Alle informatie die u verstrekt tijdens een vergadering met iedereen, moet relevant, actueel, kritisch en (hopelijk) interessant zijn. Natuurlijk, het is onwaarschijnlijk dat het introduceren van hoe uw bedrijf zal voldoen aan nieuwe overheidsregelgeving leidt tot juichende menigten. Maar vergeet niet dat je meer mensen gaat aanspreken als je de informatie op een interessante manier presenteert.

Zorg naast de sprekers en workshops (indien van toepassing) voor voldoende tijd voor netwerken. Netwerken wordt vaak gezien als iets dat je doet om nieuwe banen te vinden, maar je kunt intern ook netwerken gebruiken. U wilt dat uw personeel elkaar kent. Geef naamlabels op (als u over het algemeen geen badges draagt) met namen en titels en locaties.

Het algemene doel van een vergadering met alle bedrijven is om de werknemers van het bedrijf bij elkaar te brengen. Je wilt dat mensen weggaan met het gevoel dat de vergadering hun tijd waard was. Als je het zinvolle gevoel niet kunt krijgen, sla dan de vergadering met alle handen over en stuur in plaats daarvan een e-mail met de informatie.