Project Management Lingo

Projectmanagement is een taak die gepaard gaat met veel jargon en terminologie. Als je eenmaal weet wat het allemaal betekent, is het vrij eenvoudig om de discussies te volgen en effectief bij te dragen. Het zal uw zelfvertrouwen op het werk vergroten als u begrijpt waar iedereen het over heeft, en u helpen om serieuzer genomen te worden op het werk als u de juiste voorwaarden zelf gebruikt. Hier is een gids voor de projectmanagementvoorwaarden die u moet kennen.

Risico

'Risico' is een term die betrekking heeft op wat er mis kan gaan met uw project. Als u bijvoorbeeld een nieuw kantoorgebouw bouwt, kan de prijs van staal omhoog gaan en dat kan een effect hebben op uw budget. Maar het kan niet omhoog gaan. Evenzo, als u van plan bent uw jaarlijkse zakelijke picknick buiten te houden, is het misschien mooi weer, maar het kan regenen. Kortom, een risico is iets dat nog niet is gebeurd.

Het is belangrijk om te weten welke risico's uw project omgeeft, want dan kunt u plannen voor hen. U kunt uw 'Plan B'- of noodplannen in werking stellen om te proberen het risico in de eerste plaats te voorkomen. Met de prijs van staal en het weer is er niet veel dat je kunt doen om te voorkomen dat ze gebeuren, maar je kunt wel plannen maken voor het geval ze dat doen. Je kunt bijvoorbeeld een feesttent huren of een voorraad paraplu's maken, zodat als het op de picknickdag regent, mensen toch een leuke tijd hebben.

Kwestie

Problemen en risico's worden vaak verward door leden van het projectteam en het is belangrijk als projectmanager ervoor te zorgen dat u op gepaste wijze over deze onderwerpen praat. Een risico is iets dat nog niet is gebeurd, terwijl een probleem iets is dat is gebeurd. Problemen zijn slechts problemen waarmee uw projectteam wordt geconfronteerd. Je hebt het misschien wel zien aankomen (en het behandeld als een risico om mee te beginnen) of het kan compleet onverwacht zijn. Hoe dan ook, het is nu gebeurd en je moet er iets aan doen.

Mijlpaal

Mijlpalen zijn punten in de tijd die belangrijke momenten markeren tijdens het project. Ze worden vaak gebruikt voor:

• Begin van een fase
• Einde van een fase
• Einde van een belangrijk stuk werk of een grote taak
• Het noteren van een bepaalde deadline voor vaste tijden
• Onwrikbare data op het plan

Zie mijlpalen als het soort datum dat u thuis in uw agenda zou schrijven - de grote belangrijke momenten in een project zoals het afronden van de test of het startparty. Mijlpalen zijn een van de negen componenten van een Gantt-diagram, dus u ziet ze in uw projectschema's weergegeven als een diamant.

Sponsor

Je projectsponsor zit in de Project Board. Zij zijn de persoon die het project 'bezit' en zij ontvangen de voordelen. Als u bijvoorbeeld een nieuw IT-systeem voor het fabrieksteam wilt gebruiken, is de Factory General Manager de projectsponsor. Het IT-team zou deel uitmaken van het projectteam, maar ze zouden geen sponsorrol op zich nemen. De projectsponsor is de persoon waar u terecht kunt als u leidinggevende leiding van het senior management nodig heeft. Dit kan zijn om:

• Deblokkeer een probleem
• Vind wat middelen
• Goedkeuren van het budget
• Beslissingen nemen
• Ben het eens over de definitieve specificatie

Enzovoorts. De projectmanager rapporteert effectief aan de sponsor voor de duur van het project, zowel in termen van lijnmanagementstructuur als met wekelijkse of maandelijkse (of realtime) projectrapportering.

Belanghebbende

Stakeholders zijn de andere mensen die betrokken zijn bij en beïnvloed worden door uw project. Sommige projecten zullen brede groepen belanghebbenden hebben, die alle afdelingen in de organisatie bestrijken. Andere hebben een beperkter bereik. Sommige belanghebbenden bevinden zich buiten uw organisatie, zoals de overheid of regelgevende instanties.

Ze moeten ook op de hoogte worden gehouden van nieuws dat relevant is. De meeste belanghebbenden zullen ondersteunend (of ambivalent) zijn aan de veranderingen die door uw project tot stand zijn gebracht, maar niet allemaal. Je ontmoet stakeholders die je project niet met open armen zullen verwelkomen.