Basic Project Management 101: wat is het?

Projectmanagement is een van de meest kritische componenten van een succesvol bedrijf. Het heeft invloed op inkomsten en aansprakelijkheden en het werkt uiteindelijk samen met klanttevredenheid en klanttevredenheid en retentie. Uw bedrijf heeft misschien maar één project tegelijk, terwijl andere grotere bedrijven en entiteiten verschillende projecten tegelijkertijd zouden kunnen combineren. Door hun aard zijn projecten tijdelijk.

Projecten zijn een middel om een ​​doel te bereiken en het doel zal uiteindelijk worden bereikt. Uw bedrijf kan overstappen naar een ander project … of niet. Het kan een eenmalig doel zijn geweest.

Projecten zorgen voor een groeiende behoefte van de beroepsbevolking. Het Project Management Institute schatte dat gedurende de periode 2010-2020 wereldwijd meer dan 15 miljoen nieuwe projectmanagementposities zouden worden toegevoegd.

Wat is projectmanagement?

Projectbeheer is niet de volledige werking van uw bedrijf. Het is slechts één segment, een specifiek project met een gedetailleerd plan over hoe u en uw bedrijf dat doel zullen bereiken. Het is een plan dat in een reeks stappen wordt beschreven, elk even belangrijk als de andere. Je moet er een behalen om naar de volgende te gaan.

Beschouw projectmanagement als een ladder die je moet beklimmen. Je kunt niet naar de top springen. Je moet het op de sport nemen voor de grootst mogelijke efficiëntie. Uw team moet de tools die aan hen beschikbaar zijn, evenals hun expertise en kennis, toepassen om elke stap uit te voeren en door te gaan naar het volgende.

Het is gemakkelijk genoeg om te zeggen dat je naar Box A wilt gaan, dus je gaat 25 stappen in die richting nemen. Maar u moet ook rekening houden met tijdoverwegingen in uw projectplan en waarschijnlijk moet u binnen een budget werken. Je zou die 25 stappen kunnen crawlen of misschien joggen. Het hangt ervan af hoe snel je daar moet zijn om het project met succes af te ronden. U kunt geld besparen door te voet te reizen, of u kunt een chauffeur inhuren. Het hangt af van het budget dat u aan het project hebt besteed.

Er is geen eenduidige aanpak, systeem of plan. Elk project dat u en uw bedrijf aanpakken, heeft waarschijnlijk zijn tijdlijn, doel en budget. Daarom is het zo belangrijk om een ​​slimme, getalenteerde projectmanager op zijn plek te hebben om de show te runnen.

De elementen van een project

Een succesvolle projectmanager moet tegelijkertijd vier basiselementen van een project beheren. Deze elementen zijn onderling verbonden.

• scope: Dit betreft de omvang, doelen en vereisten van het project.
• Middelen:U hebt mensen, apparatuur en materialen nodig.
• Tijd: Dit geeft niet alleen aan hoeveel tijd het project in totaal zal duren. Het moet worden opgesplitst in taakduur, afhankelijkheden en kritieke paden.
• Geld:Houd een stevige greep op kosten, onvoorziene omstandigheden en winst.

Het belangrijkste element: bereik

De projectomvang is de definitie van wat het project zou moeten bereiken en de budgetten van tijd en geld die zijn gecreëerd om deze doelstellingen te bereiken. Elke wijziging in de reikwijdte van het project moet een overeenkomstige verandering in budget, tijd, middelen of alle drie hebben.

Als de projectomvang bestaat uit het bouwen van een gebouw waarin drie widgets worden ondergebracht met een budget van $ 100.000, wordt van de projectmanager verwacht dat dit gebeurt. Als de scope wordt gewijzigd in een gebouw voor vier widgets, moet de projectmanager een gepaste wijziging in tijd, geld en resources verkrijgen.

Middelen

Er zijn drie aspecten voor het begrijpen en beheren van bronnen: mensen, apparatuur en materiaal.

Een succesvolle projectmanager moet de resources die aan het project zijn toegewezen effectief beheren, inclusief leden van het projectteam, leveranciers en onderaannemers. Hij moet ervoor zorgen dat zijn werknemers over de vaardigheden en hulpmiddelen beschikken die ze nodig hebben om de klus te klaren, en hij moet voortdurend controleren of hij voldoende mensen heeft om het project op deadline te voltooien. Het is zijn taak ervoor te zorgen dat elke persoon de taak en de deadlines voor het project begrijpt.

Het senior lid van elke groep werknemers rapporteert aan de projectmanager wanneer hij directe werknemers leidt, maar werknemers kunnen ook een lijnmanager hebben die technische leiding geeft. In een matrixbeheersituatie zoals een projectteam, is het de taak van de projectmanager om projectrichting aan de lijnmanagers te geven. Het beheer van arbeidscontracten in onderaanneming betekent meestal het beheren van de teamlead voor de uitbestede werknemers, die op hun beurt deze werknemers beheren.

Een projectmanager moet vaak apparatuur en materialen aanschaffen en het gebruik ervan beheren, zodat het team efficiënt kan werken. Hij is verantwoordelijk voor het op het juiste moment op de juiste locatie hebben van de juiste apparatuur en materialen.

Tijd

De drie elementen van succesvol timemanagement zijn taken, planning en kritisch pad.

Bouw het projectschema op door in volgorde alle taken op te sommen die moeten worden voltooid. Sommige moeten achter elkaar worden uitgevoerd, terwijl andere elkaar kunnen overlappen of achter elkaar kunnen worden uitgevoerd. Ken een duur toe aan elke taak. Wijs de benodigde middelen toe. Bepaal voorgangers - welke taken moeten worden voltooid voordat anderen - en opvolgers, de taken die niet kunnen starten voordat na elkaar taak is voltooid. Dit aspect van projectbeheer wordt soms aangeduid als watervalbeheer omdat de ene taak de andere in min of meer opeenvolgende volgorde volgt.

Projectbeheersoftware kan de taak van het maken en beheren van het projectschema vereenvoudigen.

Sommige taken hebben een beetje flexibiliteit in de vereiste start- en einddatums. Dit wordt 'zweven' genoemd. Andere taken hebben geen flexibiliteit. Ze hebben nul float. Een lijn door alle taken met zero float heet de kritieke pad. Alle taken op dit pad - en er kunnen meerdere, parallelle paden zijn - moeten op tijd worden voltooid als het project binnen de deadline moet zijn binnengekomen. De belangrijkste tijdmanagementtaak van de projectmanager is het bewaken van het kritieke pad.

Geld

De drie overwegingen bij het beheren van geld zijn kosten, onvoorziene omstandigheden en winst.

Elke taak heeft kosten, of dat nu de arbeidsuren zijn van een computerprogrammeur of de aankoopprijs van een kubieke meter beton. Elk van deze kosten wordt geschat en opgeteld bij het opstellen van het projectbudget.

Sommige schattingen zijn nauwkeuriger dan andere. Het budget van het project moet daarom een ​​voorziening voor onvoorziene uitgaven omvatten-geld dat in de begroting is gereserveerd "voor het geval dat de werkelijke kosten van een item sterk afwijken van de schatting.

Winst is het geld dat het bedrijf van de taak wil verdienen. Het komt bovenop de kosten.

Een projectbudget bestaat dus uit de geschatte kosten, plus de onvoorziene kosten plus eventuele winst. Het is de taak van de projectmanager om de werkelijke kosten op of onder de geschatte kosten te houden en om de winst te maximaliseren die het bedrijf op het project verdient.

Project Management is een kunst en een wetenschap

Succesvol projectmanagement vereist oefening. Deze ideeën kunnen u een basiskennis geven van projectmanagement, maar beschouwen dit slechts als een begin. Als uw baan of carrièrepad projectbeheer omvat en als u uw vaardigheden wilt verbeteren, praat dan met succesvolle projectmanagers, lees en oefen. Projectmanagement kan een zeer lonende carrière zijn.