Hoe omgaan met ziekteverlof Misbruik op de werkplek

Vindt u dat uw werknemers tijdens de zomer en tijdens de vakantieperioden frequenter gemist worden? Studies tonen aan dat je gelijk hebt. Ongeplande afwezigheden van werknemers nemen toe en volgens verschillende enquêtes hebben overheidsinstanties het grootste aantal afwezigheden.

Volgens 'De oorzaken en kosten van ziekteverzuim op de werkplek', een publicatie van Circadian, heeft ongepland ziekteverzuim ongeveer $ 3600 per jaar voor elke werknemer per uur en $ 2650 per jaar voor werknemers in loondienst. De kosten kunnen aan veel factoren worden toegeschreven - sommige die u kunt oplossen - en sommige die u niet kunt.

"De welzijnsindex van Gallup-Healthways onderzocht 94.000 werknemers in 14 belangrijke beroepen in de VS Van de 77 procent van de werknemers die voldeden aan de definitie van het onderzoek van een chronische gezondheidstoestand (astma, kanker, depressie, diabetes, hartaanval, hoog bloedbeeld) druk, hoog cholesterol of zwaarlijvigheid), bedroegen de totale jaarlijkse kosten gerelateerd aan productiviteitsverlies $ 84 miljard."

Deze kosten omvatten geen indirecte kosten zoals overwerkvergoeding voor andere werknemers, inhuur van uitzendkrachten, gemiste deadlines, gemiste verkoop, dalende moraal en lagere productiviteit. Indirecte kosten kunnen oplopen tot 25 procent van de directe kosten, volgens "Employee Benefit News" en "HR News."

In een onderzoek onder elf in de VS gevestigde telecommunicatieorganisaties komt 72 cent van elke dollar aan kosten in verband met verzuim van werknemers te liggen aan verloren productiviteit, in plaats van aan harde kosten, zoals gezondheidszorg en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen ("Business Insurance" juli 2000).

Ziekteverlof is een essentieel voordeel voor de werknemer - zelfs als het ongebruikt kan gaan

Ziekteverlof is een noodzakelijk voordeel voor alle werknemers. Als een werkgever geen ziekteverlof aanbiedt, versnellen ze gezondheidsproblemen en de verspreiding van ziekte, waardoor de productiviteit en het moreel dalen. Zelfs wanneer werkgevers ziekteverlof aanbieden, komen werknemers vaak ziek aan het werk. Deze actie, ook wel presenteïsme genoemd, kan het gevolg zijn wanneer werknemers werken in een organisatie waar senior leiders en de cultuur geen ondersteuning bieden voor het nemen van vrije tijd als ze ziek zijn.

Ondanks de druk om een ​​perfecte aanwezigheid om de klantenservice en efficiëntie te verbeteren, hebben medewerkers noodlijdende programma's nodig voor de veiligheid en algehele hoge prestaties. Toch lijden sommige organisaties aan misbruik door ziekteverlof, en misbruik van ziekteverlof vertaalt zich in verloren dollars.

Een patroon van ziekteverlofmisbruik

Een patroon van misbruik met betrekking tot ziekteverlof verwijst meestal naar werknemers die in de loop van de tijd herhaaldelijk het aanwezigheidsbeleid van de organisatie hebben geschonden. Om de medewerkers gerust te disciplineren met opkomstproblemen, zeggen juristen dat de beste gok is om een ​​duidelijk geschreven beleid te hebben dat de normen van de organisatie en de vereisten van de werknemers specificeert.

Zorg ervoor dat je specificeert dat discipline, inclusief beëindiging, het gevolg kan zijn van herhaalde verzuimmisbruiken en misbruik. Houd het beleid flexibel, aangezien het vrijwel onmogelijk is om elke potentiële overtreding te vermelden. U wilt ook de flexibiliteit behouden om individueel met werknemerssituaties om te gaan, mocht dat nodig zijn.

Voorbeelden van overtredingen van het aanwezigheidsbeleid zijn:

• Aantal afwezigheden, aantal keren te laat komen en het aantal vroege vertrekken, die alle de toewijzing van het aanwezigheidsbeleid overschrijden;
• Geen toestemming krijgen om vroeg weg te gaan of laat binnen te komen;
• Geen melding maken van een afwezigheid indien mogelijk;
• Het niet correct melden van een afwezigheid; en
• Geen medische verklaring op verzoek kunnen overleggen.

Bepalen of en waarom werknemers het verlofbeleid gebruiken, is belangrijk. Net zoals een werkgever de omzet analyseert, moet de organisatie ook naar trends in ziekteverzuimmisbruik kijken. Is het verlofgebruik hoger op een afdeling of onder een bepaalde leidinggevende?

Zijn praktijken op de werkplek of beleid van invloed op afwezigheden? Leiden de ziektes van kinderen tot een time-out voor uw werknemer? Het vinden van de oorzaak van ziekteverzuimproblemen helpt bij het aanpakken van de kernproblemen.

Methoden voor het monitoren van verzuimmisbruik variëren van de ene organisatie tot de andere, maar er zijn enkele algemene richtlijnen die alle werkgevers kunnen volgen. Hieronder vindt u enkele tips voor het beheren van gevallen van verzuim.

• Herken het probleem met misbruik door ziekteverlof en grijp vroeg in voordat het escaleert. Managers moeten beleid voor ziekteverlof afdwingen en passende maatregelen nemen.
• Ontdek waarom de werknemer misbruik maakt van verlof. Praat met werknemers die misbruik hebben gemaakt van verlof en kijk of hun gedrag voortkomt uit een persoonlijk probleem. Als u vindt dat dit wel het geval is, raden we u aan om advies te vragen of door te verwijzen naar het ondersteuningsprogramma voor medewerkers van uw organisatie.
• Leer 'nee' zeggen. Laat werknemers niet wegkomen met het misbruikbeleid. Als u een belachelijk verzoek hoort om het verlof te misbruiken, zegt u "nee".

• Gebruik procedures, voorschriften, werkwijzen en kennis om zowel het management als de werknemer ten goede te komen. Supervisors en managers moeten samenwerken met werknemers. Hun belangrijkste taak is om ervoor te zorgen dat alle werknemers zich bewust zijn van ziekteverzuimbeleid en hoe ze deze moeten gebruiken.
• Document alles.

Stimuleer het juiste gebruik van ziekteverlof wanneer werknemers ziek zijn

U hoeft niet alleen te maken te hebben met misbruik van ziekteverlof - u kunt ook het juiste verlofgebruik aanmoedigen.

Om werknemers aan te moedigen om ziekteverzuimprogramma's goed te gebruiken, gebruiken veel organisaties contante incentives of andere voordelen. De volgende zijn incentive-statistieken van de HR Center Personeel Programma Inventory Survey, ontwikkeld door de International Personnel Management Association. Van de 428 IPMA Agency Members die reageerden, vond de enquête het volgende:

• 58 procent ziekteverlof bij pensionering;
• 45 procent biedt contanten / betalen aan voor ongebruikt ziekteverlof;
• 33 procent biedt ziekteverlof sharing / verlof banken;
• 11 procent converteert ziekteverlof naar vakantietijd;
• Negen procent zet ziekteverlof om naar verzekering bij pensionering;
• Drie procent converteert ziekteverlof naar arbeidsongeschiktheidsverzekering; en
• Twee procent converteert ziekteverlof naar wellness-kosten.

Er zijn programma's die kunnen helpen bij het aanpakken van verzuimmisbruik. Het HR Center van IPMA heeft bijvoorbeeld twee pakketten ontwikkeld die belangrijke suggesties bieden om ziekteverlofmisbruik te beteugelen en algemene tips geven voor het maken van degelijk beleid. Het eerste pakket 'Ziekteverlofmisbruik' omvat beleid en ideeën over deelnamebonusprogramma's, ziekteverlofpremies en jaarlijkse erkenning voor minimaal ziekteverzuimgebruik.

Het tweede pakket - "Paid Time-Off Policies" - biedt voorbeeldbeleid en tips voor het ontwikkelen van PTO-programma's. Deze uitgebreide verlofpakketten combineren ziekteverlof, persoonlijke tijd en vakantie in één "unileave". Voor werkgevers betekent dit minder angst voor ziekteverzuim en voor werknemers betekent dit vaak meer flexibiliteit en controle.

Veel organisaties hebben incentives en beleid voor ziekteverzuim geïmplementeerd om verzuim te ontmoedigen en werknemers te belonen die uitstekende presentiegegevens bijhouden. Broward County, Florida biedt bijvoorbeeld een 'Bonus Day', waarbij werknemers die hiervoor in aanmerking komen één dag vrij krijgen voor ziekteverlof die niet binnen een periode van zes maanden worden gebruikt.

Stimuleringsprogramma's voor ziekteverlof vaststellen

Calvert County, Maryland biedt een stimuleringsbonus, het equivalent van een dagloon, aan elke in aanmerking komende voltijdse werknemer die op de eerste werkdag in een betaaljaar in dienst is en die gedurende een loonjaar twee dagen of minder ziekteverlof gebruikt. Een waarschuwing: werkgevers die overwegen om een ​​ziekteverlofprogramma op te zetten, moeten ervoor zorgen dat het programma niet in strijd is met de wet inzake familie en medische verlof.

Critici van ziekteverzuimprogramma's suggereren dat incentives werknemers proberen om te kopen om op een bepaalde manier te handelen, in plaats van hen het gedrag vrijwillig te laten vertonen. Een ander veel voorkomend bezwaar is dat dergelijke programma's werknemers die op legale wijze werkloos zijn indirect straffen.

Ouders van jonge kinderen kunnen het gepresen- teerd vriendje dat wordt verleend aan hun kinderloze collega's die geen ziekteverlof nodig hebben om voor zieke kinderen te zorgen, kwalijk nemen.

Sommige critici beweren ook dat aanwezigheidsstimulansen de verkeerde boodschap over ziekteverlof verzenden, wat steeds belangrijker is geworden in de huidige stressvolle werkomgeving. Als het gebruik van ziekteverlof eruitziet als verkeerd gedrag, riskeren werkgevers dat werknemers worden overwerkt tot het punt van echte ziekte.

Werknemers die legaal ziekteverlof gebruiken, kunnen de druk voelen om te melden aan het werk, zelfs als ze ernstig ziek zijn, wat kan leiden tot aanzienlijke schade voor de gezondheid en hogere kosten voor de gezondheidszorg langs de lijn.

De beste manier om een ​​incentiveprogramma te maken, is om eerst het huidige beleid en de stijl van leidinggeven te onderzoeken en vervolgens ideeën te ontwikkelen om misbruik te voorkomen en te verbieden. Sommige werkgevers hebben bijvoorbeeld bij interne beoordeling ontdekt dat hoe minder leidinggevenden een werknemer heeft, des te minder kans hij heeft dat hij ziekteverlof misbruikt.

Door onderzoek en aandacht voor gedrag van werknemers en management, hebben organisaties een grotere kans om een ​​succesvol verlof-stimuleringsprogramma te ontwikkelen.