Leer hoe u vergaderminuten kunt houden

De vergaderminuten zijn de gedetailleerde aantekeningen die dienen als een officieel schriftelijk verslag van een vergadering of conferentie. De persoon die de leiding heeft over de bijeenkomst, vraagt ​​gewoonlijk aan een van de deelnemers om zich aan deze taak te houden. Op een dag, dat iemand jou zou kunnen zijn! Hoewel het geen erg moeilijke klus is, is het een belangrijke. Omdat vergadermomenten een officieel verslag zijn van wat er gebeurde, is nauwkeurigheid vereist. U zult gedetailleerde aantekeningen moeten maken die mensen later moeten kunnen raadplegen indien nodig. Hier zijn enkele tips om u te helpen deze taak met finesse aan te pakken.

Ontdek wat u vóór, tijdens en na de vergadering moet doen.

Vóór de vergadering

• Kies je opnametool: het eerste dat je moet doen, is bepalen hoe je je aantekeningen gaat maken. Ga je naar de oude school en gebruik je een pen en papier of ga je tech en gebruik je een laptop, tablet of smartphone? Neem contact op met je baas om te zien of hij of zij je de voorkeur geeft om een ​​bepaalde methode te gebruiken. Het is onwaarschijnlijk maar mogelijk.
• Zorg ervoor dat uw gereedschap naar keuze in goede staat verkeert en een back-up heeft voor het geval dat uw origineel niet meer werkt. Als u bijvoorbeeld een laptop meebrengt, heeft u ook pen en papier bij de hand. U wilt de vergadering niet moeten stoppen terwijl u naar iets zoekt om op te schrijven als uw computer vastloopt.

• Lees de agenda van de vergadering voordat de vergadering begint. Hiermee kunt u een overzicht voor uw minuten opstellen. Laat wat ruimte onder elk item erop en schrijf daar je aantekeningen. Als u dit doet, wordt uw taak een beetje eenvoudiger, zolang de persoon die de vergadering houdt, zich aan de agenda houdt.

Tijdens de vergadering

• Geef een presentielijst door en zorg ervoor dat iedereen inlogt. U moet een lijst van alle aanwezigen toevoegen aan de officiële notulen van de vergadering.
• Zorg dat je weet wie iedereen is.Op die manier kunt u identificeren wie er spreekt en die informatie correct vastleggen.
• Let op het tijdstip waarop de vergadering begint.
• Probeer niet elke opmerking op te schrijven. Het is prima om alleen de belangrijkste ideeën op te nemen. Let op dat u geen items weglaat waarmee u het niet eens bent. Uw vooroordelen mogen u niet beïnvloeden. Onthoud dat dit een officieel account is en niet je mening over wat er is gebeurd!

• Noteer alle moties, wie ze heeft gemaakt en de resultaten van de stemmen, indien van toepassing; je hoeft niet op te schrijven wie een beweging heeft gestationeerd. Natuurlijk kunnen de regels van uw organisatie verschillen, dus controleer ze eerst.
• Als de stemmen over eventuele moties of discussies worden uitgesteld tot de volgende vergadering, noteer dat dan.
• Noteer de eindtijd van de vergadering.

Na de vergadering

• Typ de notulen zo snel mogelijk na de vergadering terwijl alles nog vers in je geheugen zit. Als je een fout vindt in je aantekeningen of als je een vraag hebt, kun je deze snel ophelderen door met andere aanwezigen te praten.
• Op het laatste exemplaar van de notulen, vermeld de naam van de organisatie, de titel van het comité, het type vergadering (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of speciaal) en het doel ervan.
• Geef de keren dat het begon en eindigde.
• Geef de lijst met aanwezigen op en een notitie over wie de vergadering heeft uitgevoerd. U kunt hier ook aangeven dat u de minuten hebt genomen. Voeg uw naam toe aan de lijst met deelnemers en zeg, tussen haakjes achter uw naam, dat u de minuten hebt genomen. Aan het einde van het document kunt u zich ook afmelden door 'Respectievelijk verzonden door' te typen, gevolgd door uw naam.

• Test de minuten voordat u ze indient. Vraag iemand anders die erbij aanwezig was ook om ze te overzien. Hij of zij kan je laten weten of je per ongeluk iets hebt weggelaten.
• Dien ze in bij de persoon die de vergadering heeft geleid, tenzij u wordt opgedragen anders te doen.