Regels voor e-mailetiquette op de werkplek

Hoewel u e-mail misschien niet zo vaak gebruikt om sociaal te communiceren als u ooit deed, gebruikt u dit waarschijnlijk nog steeds voor professionele correspondentie. Als u op deze manier met uw collega's, baas, klanten en klanten en toekomstige werkgevers omgaat, moet u deze zes regels volgen voor een juiste e-mailetiquette.

1. Let op uw manieren

Zelfs in een wereld waar we haast maken om dingen zo snel mogelijk gedaan te krijgen om door te gaan naar de volgende taak, neem de tijd om goede manieren in uw e-mail te gebruiken. Vergeet niet om "alstublieft" en "dank u wel" te zeggen.

Wanneer je mensen aanspreekt die je niet goed kent of helemaal niet kent, of met wie je alleen een formele relatie hebt, kun je ze aanspreken op hun titel en achternaam, tenzij ze je hebben gevraagd om iets anders te doen. Zeg bijvoorbeeld 'Geachte heer White' of 'Geachte mevrouw Gray'. Als u een e-mail beantwoordt en de afzender van het oorspronkelijke bericht het alleen met zijn of haar voornaam heeft ondertekend, kunt u er gerust van uitgaan dat het goed is om deze op dezelfde manier te beantwoorden.

2. Let op je toon

Toon is hoe jij als schrijver je houding in een e-mailbericht kunt uiten. Het beïnvloedt hoe het wordt ontvangen. Meestal wilt u ervoor zorgen dat u de ontvanger als respectvol, vriendelijk en aanspreekbaar tegenkomt. Je wilt niet kortaf of veeleisend klinken. Herlees uw bericht enkele keren voordat u op Verzenden drukt.

Wanneer je schrijft aan iemand met wie je eerder hebt gecommuniceerd, begin met het zeggen van iets vriendelijks als "Ik hoop dat je gezond bent". Hoewel emoji's je kunnen helpen om de toon gemakkelijker over te brengen, kun je ze niet gebruiken in professionele e-mail, tenzij je schrijft aan iemand met wie je een heel informele relatie hebt. Gebruik ze nooit bij het schrijven naar een potentiële werkgever.

Het wordt altijd als een slechte e-mailetiquette beschouwd om een ​​e-mail of een gedeelte van een e-mail in hoofdletters te schrijven. Het zal je laten lijken alsof je schreeuwt.

3. Wees beknopt

Drukbezette mensen hebben niet de tijd of de neiging om meer dan een minuut per e-mail te lezen. Als u wilt dat uw ontvanger uw bericht snel kan lezen - en nog steeds begrijpt - moet u het kort houden.

Laat echter geen relevante details achterwege. Zorg ervoor dat uw bericht duidelijk uw reden voor het schrijven van het in de eerste plaats overbracht. Niemand bespaart tijd als u een heen-en-weer-beweging krijgt terwijl u de details probeert uit te leggen die u hebt weggelaten.

4. Vermijd het gebruik van sms-afkortingen

Hoewel u tijd wilt besparen, moet u geen tekstafkortingen gebruiken in uw professionele e-mail. Als je veel sms't, zoals veel mensen doen, ben je misschien wel gewend om een ​​soort steno te gebruiken om met je vrienden te praten.

U kunt bijvoorbeeld "u", "ur" en "plz" gebruiken in plaats van "u", "uw" en "alstublieft". Deze afkortingen hebben geen plaats in zakelijke correspondentie, tenzij de ontvanger iemand is met wie u een ontspannen relatie hebt.

5. Gebruik een professioneel e-mailadres

Gebruik voor berichten die betrekking hebben op uw huidige baan altijd het e-mailadres dat uw werkgever aan u heeft toegewezen. Gebruik deze echter nooit om berichten te verzenden die geen verband houden met uw taak, bijvoorbeeld als u op zoek bent naar een nieuwe. Gebruik in plaats daarvan een persoonlijk e-mailaccount.

Als u geen persoonlijke account hebt, bijvoorbeeld degene die uw internetprovider heeft opgegeven toen u zich aanmeldde voor service, ontvangt u een gratis e-mailaccount. Gebruik Gmail of een andere service om een ​​adres in te stellen dat professioneel klinkt. Gebruik geen gekke of suggestieve dingen. Je eerste voor- en achternaam of je volledige naam zijn geschikte keuzes.

6. Vergeet de spelling en grammaticatelling niet

Het is absoluut noodzakelijk dat u uw e-mail zorgvuldig leest. Verwaarloos deze kritische stap nooit, hoe druk je ook bent. De dingen waar je op moet letten, zijn correcte spelling en juiste grammatica. Naast het correct spellen van algemene woorden, wil je ook de namen van mensen juist spellen, inclusief die van je ontvanger en de naam van zijn of haar bedrijf.

Wees voorzichtig met het te zwaar vertrouwen op spellingcontrole. Ze kunnen verkeerd gespelde woorden niet herkennen als ze verkeerd worden gebruikt. Een spellingcontrole markeert bijvoorbeeld niet het woord 'naar' in de zin 'Ik moet vragen voor u', hoewel het in deze context 'twee' moet zijn. Controleer de spelling die u niet zeker weet met een gratis online woordenboek zoals Merriam-Webster.