E-mailtips voor het communiceren van voordelen Open inschrijving

Elk jaar stelt een open inschrijving werkgevers in staat om groepsvoordelen te bieden aan hun werknemers voor een korte tijd, meestal rond de 30 tot 45 dagen. Tijdens dit kritieke venster moeten werknemers worden geïnformeerd over de personeelsbeloningen waarvoor ze zich kunnen aanmelden, wanneer en waar ze zich kunnen aanmelden. Jammer genoeg worstelen veel teams van human resources om de nodige informatie aan werknemers te communiceren, zodat ze mogelijk mislopen.

E-mail kan een krachtige communicatie-tool zijn voor het opleiden van werknemers tijdens open inschrijvingsperioden wanneer ze goed worden gebruikt. Omdat het algemeen wordt geaccepteerd en toegankelijk is als een communicatiemiddel, kan dit een goede manier zijn om alle medewerkers te bereiken. Leer tips van experts voor het communiceren van voordelen tijdens open inschrijving, zodat uw werknemers dit jaar ten volle kunnen profiteren van uw voordelen voor groepsuitkeringen.

Heb een plan om voordelen te delen vóór, tijdens en na open inschrijving

Maanden voorafgaand aan de open inschrijvingsdatum, is het belangrijk om een ​​solide communicatieplan te hebben voor het leveren van de relevante informatie aan werknemers vóór de inschrijving, tijdens de actieve inschrijving en wanneer de inschrijving eenmaal is afgerond. Dit kan een reeks e-mails zijn die werknemers aanmoedigen om specifieke acties te ondernemen, met links naar de inschrijfsite en informatie over voordelen.

Ken een vertegenwoordiger voor centrale voordelen toe aan de communicatie

Responsiviteit is van cruciaal belang tijdens open inschrijving omdat werknemers in deze periode ontelbare vragen zullen hebben. Zorg ervoor dat u ten minste één persoon toewijst die als aanspreekpunt fungeert voor alle inkomende e-mails van werknemers die vragen en zorgen hebben. Het moet iemand zijn die zeer bekend is met de details van het plan, tarieven en deadlines.

Gebruik een intern systeem voor het verzamelen van voordeelgerelateerde informatie en analyses

Volgt uw bedrijf actief registraties, deelregistraties en andere aspecten van het inschrijvingsproces? Als dat niet het geval is, kan een intern systeem nuttig zijn om bovenaan het inschrijvingsbeheer in de hele organisatie te blijven. Gebruik een gratis e-mailserver zoals Outlook om e-mailwaarschuwingen in te stellen voor gegevenswijzigingen.

Maak een reeks berichten voor wekelijkse touchpoints met medewerkers

Open inschrijvingen kunnen eenvoudiger en productiever worden gemaakt als er een constante uitwisseling is tussen het HR-team en werknemers. Maak als onderdeel van uw strategie voor e-mailcommunicatie een reeks berichten over gezondheids- en welzijnsonderwerpen, de functies van uitkeringsprogramma's en andere aanverwante zaken. Stuur in wekelijkse contactpunt e-mails naar iedereen.

Geef managers een wekelijks overzicht van de inspanningen voor het inschrijven op voordelen

Het is altijd goed om een ​​volledige buy-in van managers te krijgen tijdens de inspanningen voor de registratie van voordelen. Waarom? Managers kunnen werknemers helpen prioriteit te geven aan deelname aan hun voordelen voor het komende planjaar, en zij kunnen vertellen hoe voordelen de doelstellingen van werknemers ondersteunen. Gebruik een gerichte e-mailcampagne voor managers tijdens OE-periodes om hen op de hoogte te houden van belangrijke taken en datums.

Maak voordelen E-mails Leuk

De open inschrijvingsperiode hoeft niet stressvol te zijn. In feite kan het een gelegenheid zijn om een ​​beetje plezier te hebben. Ontwikkel e-mails met leuke spelletjes zoals trivia-vragen, interessante feiten over het bedrijf en gratis gezonde snack-weggeefacties.

Zorg voor correcte grammatica en spelling in e-mails

Voordat u e-mails met voordelen verzendt, moet u controleren of de grammatica en spelling goed zijn gecontroleerd. Het kan ervoor zorgen dat geen typefouten de weg vinden naar de lezers en dat de e-mails logisch zijn. Typos kunnen werknemers verwarren en ze zien er onprofessioneel uit.

Gebruik een standaard e-mailsjabloon en laat de HTML weg

Bij het ontwikkelen van e-mails voor voordelencommunicatie zeggen experts dat het het beste is om bij de standaard e-mailsjabloon te blijven en het eenvoudig te houden. Stray HTML kan interfereren met sommige e-mail leesprogramma's, vooral op mobiele apparaten.

Schrijf krachtige onderwerpregels

E-mails worden pas gelezen als ze zijn geopend. En dit zal niet gebeuren als de onderwerpregel geen ontvangers dwingt. Houd bij het schrijven van e-mails de nadruk op het creëren van een onderwerpregel per e-mail die ontvangers zal intrigeren om de e-mail te openen met krachtige woorden als 'urgent', 'tijdgevoelig' en 'aandacht' om dit doel te bereiken.

Gebruik de totale beloningsverklaringen in seizoensgebonden e-mails

Om medewerkers te helpen de volledige waarde van hun personeelsbeloningen te begrijpen, gebruikt u de totale uitkeringsstaten ten minste één keer in dit kwartaal. Het kan als een PDF aan individuele e-mails worden toegevoegd, of een hyperlink kan in de e-mail worden opgenomen om een ​​totale beloningenverklaring af te kunnen handelen voor het gemak van de werknemers.