De beste opmaak voor een zakelijke brief

Een zakelijke brief is een formeel document dat vaak wordt verzonden van het ene bedrijf naar het andere of van een bedrijf naar zijn klanten, werknemers en belanghebbenden, bijvoorbeeld. Zakelijke brieven worden ook gebruikt voor professionele correspondentie tussen individuen. Hoewel e-mail de meest gebruikelijke vorm van correspondentie is, worden gedrukte zakelijke brieven nog steeds gebruikt voor veel belangrijke, serieuze correspondentie, inclusief verwijzingsbrieven, arbeidsverificatie, vacatures en meer.

Het schrijven van een effectieve, gepolijste zakelijke brief kan een eenvoudig te volgen taak zijn, zolang u zich maar houdt aan de vastgestelde regels voor lay-out en taal. Realiseer u dat uw ontvanger regelmatig een grote hoeveelheid correspondentie leest en voorkeur heeft voor goed uitgevoerde letters die vrij zijn van typefouten en grammaticale fouten. Een goede vuistregel is om het twee keer te proeflezen en vervolgens een collega te laten beoordelen om er zeker van te zijn dat er niets wordt gemist.

Secties van een zakelijke brief

Elke sectie van uw brief moet voldoen aan de juiste indeling, te beginnen met uw contactgegevens en die van uw ontvanger; begroeting; het lichaam van de brief; sluitend; en tot slot, uw handtekening.

Business Letter Format

Hieronder ziet u het traditionele zakelijke lettertype, met tips voor het omkaderen op basis van uw relatie met de lezer en wat uw gewenste resultaat is.

Jouw Contact Informatie:

Uw naam

Je functie

Uw bedrijf

Jouw adres

Plaats, provincie postcode

Jouw telefoon nummer

Jouw e-mailadres

Datum

Contactgegevens van de ontvanger:

Hun naam

Hun titel

Hun bedrijf

Het adres van het bedrijf

Plaats, provincie postcode

De aanhef:

• Gebruik 'Aan wie het zorgen kan maken', als u niet zeker weet wie u aanspreekt.
• Gebruik de formele aanhef "Geachte heer / mevrouw / dokter. Achternaam, "als u de ontvanger niet kent.
• Gebruik 'Geachte voornaam', alleen als u een informele relatie hebt met de ontvanger.

Het lichaam

Basisinformatie over het formatteren:

• Gebruik regels met één regelafstand met een extra spatie tussen elke alinea, na de aanhef en boven de afsluiting.
• Links uitvullen uw letter (tegen de linkermarge).

Sla de juiste toon aan:

Maak het doel van uw brief duidelijk door eenvoudige en doelgerichte taal, waarbij u de openingsparagraaf kort houdt. U kunt beginnen met: "Ik schrijf in referentie naar …" en communiceer vanaf dat moment alleen wat u moet zeggen.

De volgende paragrafen zouden informatie moeten bevatten die uw lezer een volledig begrip geeft van uw doel (en), maar vermijd meanderende zinnen en onnodig lange woorden. Nogmaals, hou het bondig om hun aandacht te behouden.

Als het uw bedoeling is om de ontvanger op de een of andere manier te overtuigen, of het nu om geld te beleggen, u een referentie te geven, u in te huren, met u samen te werken of een probleem op te lossen, maak een overtuigend argument voor uw zaak. Als u bijvoorbeeld wilt dat de lezer een liefdadigheidsevenement sponsort, identificeer dan elke overlap met de filantropische doelstellingen van hun bedrijf. Overtuig de lezer dat het helpen van u wederzijds voordelig zou zijn, en u verhoogt uw kansen om hun steun te winnen.

Houd je laatste alinea aan twee zinnen. Herhaal eenvoudigweg uw reden om te schrijven en bedank de lezer voor het in overweging nemen van uw verzoek.

Gratis sluiten:

Enkele goede opties voor uw sluiting zijn onder meer:

• Hoogachtend,
• Hoogachtend,
• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,

Als uw brief minder formeel is, overweeg dan om:

• Al het beste,
• Het beste,
• Dank je,
• Vriendelijke groeten,

De handtekening:

Schrijf uw handtekening net onder uw closing en laat vier afzonderlijke spaties achter tussen uw closing en uw getypte volledige naam, titel, telefoonnummer, e-mailadres en alle andere contactgegevens die u wilt opnemen. Gebruik het onderstaande formaat:

Uw handgeschreven handtekening

Typ de volledige naam

Titel

Voorbeeld bedrijfsbrief

U kunt dit voorbeeld van een zakelijke brief gebruiken als een model. Download de sjabloon (compatibel met Google Docs en Word Online) of lees de tekstversie hieronder.

Download de Word-sjabloon

Voorbeeld bedrijfsbrief (tekstversie)

Uw naam

Je functie

Uw bedrijf

Jouw adres

Plaats, provincie postcode

Jouw telefoon nummer

Jouw e-mailadres

Datum

Naam ontvanger

Ontvanger titel

Ontvanger Bedrijf

Het adres van het bedrijf van ontvanger

Plaats, provincie postcode

Geachte heer / mevrouw. Achternaam, Ik zou je graag uitnodigen om deel te nemen aan ons aanstaande Liberal Arts-evenement voor een baannetwerk. Het evenement vindt plaats op de middag van 1 februari 20XX. We willen onze afgestudeerde senioren een kans bieden om zakelijke leiders in de regio te ontmoeten die mogelijk op zoek zijn naar nieuwe medewerkers die een diploma hebben in de Liberal Arts.

Het evenement vindt plaats in het Cox Student Centre aan de Northern State University en duurt ongeveer 2 tot 3 uur. Als u er belang bij heeft om een ​​vertegenwoordiger van het bedrijf te ontmoeten of te sturen om onze studenten te ontmoeten, laat het me dan zo snel mogelijk weten en ik kan een tafel voor u reserveren.

Bedankt voor je tijd en ik hoop snel van je te horen.

Hoogachtend, Uw handtekening (papieren brief)

Uw getypte naam

Je functie

Als u een e-mailbrief verzendt, is uw handtekening iets anders. In plaats van uw contactgegevens op te nemen in de kop van de brief, vermeldt u deze onder uw handtekening. Bijvoorbeeld:

Een e-mail zakelijke brief verzenden

Hoogachtend, Voornaam Achternaam

Titel

Jouw adres

Jouw telefoon nummer

Jouw e-mailadres

Voeg het onderwerp toe waarover u schrijft in de onderwerpregel van de e-mail, zodat de lezer duidelijk weet waarom u het bericht verzendt.

Tips voor het schrijven van zakelijke briefjes

U kunt meer gedetailleerde tips in deze richtlijnen vinden voor het schrijven van een zakelijke brief, zoals het kiezen van een lettertype, het selecteren van marges en het op de juiste manier opmaken van uw brief.

Het is altijd handig om voorbeelden te bekijken om ideeën op te doen voor uw eigen correspondentie. Herzie briefvoorbeelden, inclusief sollicitatiebrieven, interview bedankbrieven, vervolgbrieven, opdrachtacceptatie en afwijzingsbrieven, ontslagbrieven, beoordelingsbrieven en meer zakelijke en werkgerelateerde briefvoorbeelden.