Hoe een zakelijke of professionele brief aan te pakken

In dit tijdperk van sms'en en directe berichten is het soms moeilijk om alles wat je op school hebt geleerd over het schrijven van formele brieven te onthouden. Je zou jaren in je carrière kunnen gaan zonder dat je meer hoeft te schrijven dan een professioneel uitziende e-mail, maar het is een vaardigheid die belangrijk is wanneer je op zoek bent naar een baan, carrière-netwerk of andere zakelijke correspondentie verzendt.

Als het op zoeken naar een baan aankomt, moet je echter alles uit de kast halen. Casual doet het gewoon niet als je probeert indruk te maken op een rekruteringsmanager en onderscheidt je van je concurrenten. De juiste manier gebruiken om een ​​zakelijke of professionele brief aan te pakken, is essentieel voor uw loopbaangerelateerde en zakelijke communicatie.

Wanneer u uw brieven op de juiste manier adresseert, hoeft u zich nooit zorgen te maken dat u de interactie op het verkeerde been zet, voordat de ontvanger de kans krijgt om uw bericht te lezen.

Eerst en vooral, weet dat wanneer je een brief schrijft of een e-mail stuurt voor werk of zakelijke doeleinden, het belangrijk is om de persoon aan wie je schrijft formeel aan te spreken, tenzij je ze heel goed kent.

Als u niet zeker weet of u een formele of toevallige (voornaam) adres moet gebruiken, vergis dan aan de kant van de veiligheid en gebruik de formele benaming.

Hoe een formele brief te adresseren: meneer, dr., Mevrouw of mevrouw

De juiste titel om te gebruiken bij het schrijven naar een man is Mr. Gebruik voor een vrouw Ms., zelfs als u de burgerlijke staat van de geadresseerde kent.

Mevrouw is professioneler dan mevrouw of mevrouw. Voor een arts of iemand met een doctoraat, gebruik Dr. als titel. Je kunt ook "Professor" gebruiken als je schrijft aan een lid van een universiteits- of universiteitsfaculteit.

Als u de genderidentiteit van de persoon die u aanspreekt niet kent, gebruik dan een genderneutrale begroeting en voeg eenvoudig hun voor- en achternaam toe, bijvoorbeeld 'Beste Tristan Dolan'.

Een flink aantal brieven aanhef zijn geschikt voor zakelijke en werkgerelateerde correspondentie. Bijvoorbeeld:

Lettergroet voorbeelden

• Geachte heer Smith
• Geachte heer Jones
• Geachte mevrouw Markham
• Lieve Kiley Doe
• Geachte Dr. Haven
• Beste professor Jones

Volg de begroeting met een dubbele punt of komma, een regeleinde en start vervolgens de eerste alinea van uw brief. Bijvoorbeeld:

Geachte heer Smith:

Eerste alinea van de brief.

Een contactpersoon vinden

U hoeft niet absoluut de naam te weten van de persoon die u aanspreekt, maar het doet geen pijn, vooral als u probeert een sollicitatiegesprek te maken. Werkgevers geven meestal geen contactnaam op voor een baan, met name op grote zoeksites.

Het loont echter de moeite om de contactpersoon te vinden, omdat het nemen van de tijd om de naam van die persoon te ontdekken, persoonlijk initiatief zal tonen. Het toont ook een aandacht voor detail die goed voor u spreekt als uw cv wordt beoordeeld.

De beste manier om de naam van een contactpersoon bij het bedrijf te vinden, is om het te vragen. Als u zich een weg baant in een positie, is dit vrij eenvoudig - maak een notitie om uw vriend of collega te vragen naar de naam en het e-mailadres van de beste persoon om over de functie te praten. Behalve dat, bel dan het hoofdnummer van het bedrijf en vraag de receptionist naar de naam en contactgegevens van de HR-manager die verantwoordelijk is voor het inhuren van personeel (of het hoofd van die afdeling enz.).

Als geen van beide methoden werkt, kun je vaak de informatie vinden die je zoekt door een beetje internetplukken te doen. Begin met de website van het bedrijf en zoek naar vermeld personeel. U ziet vaak een HR-contactpersoon op de personeelspagina of bedrijfsdirectory.

Als dat geen resultaten oplevert, is het tijd om op LinkedIn te klikken en uitgebreid te zoeken naar functietitels en bedrijfsnamen. In het proces vindt u misschien zelfs een andere verbinding met de persoon waarnaar u op zoek bent. Dat is nooit erg als je probeert een mens naar je cv te laten kijken.

Voorbeeldbrief met een contactpersoon (tekstversie)

Voornaam Achternaam

Jouw adres

Uw stad, postcode

Jouw telefoon nummer

Jouw email

Datum

contactnaam

Titel

Bedrijfsnaam

Adres

Plaats, provincie postcode

Geachte heer / mevrouw. Achternaam, Ik schrijf met betrekking tot het netwerk voor studenten netwerkevenementen van uw universiteit. Ik ben geïnteresseerd in het reserveren van een stand omdat we op zoek zijn naar twee nieuwe ontwerpers.

De naam van ons bedrijf is Blue Fox Designs en ik zou graag contact willen maken met enkele van je ontwerp- en kunststudenten die dit jaar afstuderen. We richten ons op het hedendaagse interieurontwerp en de decoratie van het huis.

Laat het me weten als je ruimte hebt op je evenement. Je kunt me e-mailen op [email protected] of mijn mobiele telefoon bellen op 555-555-5555.

Oprecht, Handgeschreven handtekening (voor een papieren brief)

Uw getypte naam

Wanneer u geen contactpersoon heeft

Als u geen contactpersoon bij het bedrijf hebt, laat de aanhef dan van uw sollicitatiebrief achter en begin met de eerste alinea of ​​gebruik een algemene aanhef. Bijvoorbeeld:

• Voor wie het aangaat
• Beste inhuurmanager
• Geachte Human Resources Manager
• Geachte meneer of mevrouw (wees voorzichtig met het gebruik van deze, het kan verouderd klinken)

Volg de algemene aanhef met een dubbele punt, net als deze:

Beste inhuurmanager:

Eerste alinea van de brief.

Voorbeeldbrief zonder contactpersoon (tekstversie)

Voornaam Achternaam

Jouw adres

Uw stad, postcode

Jouw telefoon nummer

Jouw email

Datum

Beste inhuurmanager:

Ik schrijf om te informeren naar de mogelijkheid van vacatures bij Woodlynn Publishing. In het bijzonder ben ik op zoek naar een functie als administratief assistent. Ik heb zes jaar ervaring als administratief assistent bij Wedgewood Realty in North Grove, maar ik ga volgende maand verhuizen naar mijn regio, dus ik ben op zoek naar een nieuwe functie.

Als u nog andere mogelijkheden heeft, kunt u me dit laten weten. Ik heb mijn cv bijgevoegd ter overweging. Mijn huidige manager, John Anderson, en twee van mijn collega's zijn zeer bereid om verwijzingen te geven om mijn kwalificaties te bevestigen.

U kunt contact met mij opnemen op [email protected] of per telefoon op 555-555-5555. Ik kijk er naar uit van u te horen.

Oprecht, Handgeschreven handtekening (voor een papieren brief)

Uw getypte naam

De envelop adresseren

Gebruik een zakelijke (# 10) envelop voor alle gemailde correspondentie, vouw je brief in op drie.

• Uw retouradres (naam, adres, plaats, provincie en postcode) moet zich linksboven op de envelop bevinden, met de stempel aan de rechterkant.
• Zorg ervoor dat de naam en het adres van de ontvanger (contactpersoon, bedrijf, straatadres, stad, staat en postcode) zijn gecentreerd op de envelop.

Professionele communicatieve vaardigheden

Goed adresseren van een zakelijke of professionele brief is geen vaardigheid die je alleen maar nodig hebt als je op zoek bent naar een baan. Als je eenmaal in dienst bent, zul je ontdekken dat er momenten zijn waarop je brieven moet schrijven die formele adressen en begroetingen vereisen.