Hoe een zakelijke brief te schrijven

Moet u een zakelijke brief schrijven? Weet u niet zeker wat de beste indeling is die u wilt gebruiken of wat u in uw brief moet opnemen? Het is belangrijk dat alle zakelijke brieven die u schrijft, correct zijn opgemaakt en een professioneel uiterlijk hebben.

Wanneer u schrijft aan potentiële werkgevers, collega's, professionele en zakelijke relaties, is de lay-out van uw brief bijna net zo belangrijk als wat u schrijft.

Als de letter niet correct is opgemaakt, onvoldoende ruimte tussen alinea's heeft en een niet-traditionele tekenstijl of -grootte gebruikt, kan deze slecht op u inwerken.

Zakelijke brief schrijven richtlijnen

Hier zijn richtlijnen voor het schrijven van een zakelijke brief, dus al uw correspondentie maakt de beste indruk.

marges

Marges van bedrijfsbrieven moeten ongeveer 1 "rondom zijn. Dit geeft uw professionele brief een overzichtelijke uitstraling. U moet uw tekst links uitlijnen, zo zijn de meeste documenten uitgelijnd, zodat uw brief leesbaar wordt.

Letterafstand

Ruimte achterlaten in uw brief creëert een duidelijke, overzichtelijke en gemakkelijk leesbare look die de lezer zal waarderen. Uw brief moet in blokformaat zijn: de hele letter moet links en één gespatieerd zijn, behalve een dubbele spatie tussen alinea's.

Lettertypegrootte

De traditionele lettergrootte voor een professionele letter is 12. Het lettertype moet Times New Roman of Arial zijn. Als u echter briefpapier gebruikt, heeft het briefhoofd mogelijk een andere lettergrootte en -stijl.

Lettertype

Het is niet nodig om verschillende stijlen te gebruiken binnen een professionele brief. Gebruik een uniform lettertype (boeklettertype zoals Times New Roman of Arial) en vermijd onderstrepen, cursief of vetgedrukt. Als u echter briefpapier gebruikt, is het briefhoofd mogelijk in een andere tekenstijl.

Lettertekst

Tekst van een zakelijke brief moet schoon en leesbaar zijn. Vermijd het schrijven van uw brief in één groot tekstblok. Breek uw tekst in verschillende beknopte alinea's. Deze paragrafen moeten links worden uitgelijnd; dit zorgt voor gemakkelijker lezen. Wanneer u uw brief hebt voltooid, vraag dan iemand anders om het voor u te lezen. Laat ze even naar de brief kijken. Is er te veel tekst op de pagina? Is het gemakkelijk om de verschillende paragrafen te zien?

Contactgegevens

Het eerste deel van uw brief moet ook uw contactgegevens en de contactgegevens bevatten van de persoon die u schrijft. Neem ook de datum op die je aan het begin van je brief schrijft.

Brief aanhef

Tenzij u de lezer goed kent en ze meestal op basis van zijn voornaam noemt, moet u de persoonlijke titel en volledige naam van de persoon opnemen in de aanhef (d.w.z. "Geachte heer James Franklin"). Als u niet zeker bent van de naam van de lezer, neemt u zijn of haar titel op (d.w.z. "Geachte manager van marketing"). Als u niet zeker bent van het geslacht van de lezer, geeft u gewoon de volledige naam op en vermijdt u de persoonlijke titel (d.w.z. "Beste Jamie Smith"). Als u niet zeker bent van het geslacht, de naam en de titel van de lezer, schrijft u gewoon: "Aan wie het kan schelen." Laat een regel leeg na de aanhef.

Letterparagrafen

Paragrafen van professionele letters moeten relatief beknopt zijn. De eerste alinea kan een korte vriendelijke opening bevatten en een beknopte uitleg van uw reden om te schrijven. De tweede paragraaf (en eventuele daaropvolgende paragrafen) moeten de reden van schrijven toelichten. In de laatste alinea moet de reden voor het schrijven worden vermeld en, indien van toepassing, moet u uw actieplan vermelden (of een verzoek indienen voor een bepaald soort actie door de lezer).

Sluitend

Wanneer u een zakelijke brief of e-mailbericht schrijft, is het belangrijk om uw brief op een professionele manier te sluiten, dus uw brief is in zijn geheel goed geschreven en professioneel.

Handtekening

Wanneer u een papieren brief verzendt, voltooit u de brief met uw handtekening, met de hand geschreven, gevolgd door uw getypte naam. Als dit een e-mail is, neemt u gewoon uw getypte naam op.

Vergeet ten slotte niet om spelling te controleren en uw brief te corrigeren voordat u hem verzendt. Vraag opnieuw een familielid, vriend of collega om het voor u te beoordelen. Het is altijd goed voor een ander paar ogen om een ​​kijkje te nemen omdat het moeilijk is om onze eigen fouten te vangen.

Business Letter Format

Bekijk een opgemaakte zakelijke brief met informatie over wat u in elk gedeelte van uw brief moet opnemen.

Zakelijk lettervoorbeeld

Voornaam Achternaam

Jouw adres

Uw stad, postcode

Jouw telefoon nummer

Jouw email

Datum

contactnaam

Titel

Bedrijfsnaam

Adres

Plaats, provincie postcode

Geachte heer / mevrouw. Achternaam:

Ik schrijf om je uit te nodigen voor een netwerksessie die we opzetten voor onze computerwetenschappelijk afgestudeerde studenten hier aan de Hazelwood University. We richten ons op IT-bedrijven en we denken dat uw bedrijf perfect past. Het is altijd goed bezocht en het is een geweldige manier om openstaande vacatures in te vullen.

Het evenement staat gepland op 30 april van 13.00 - 17.00 uur in het Holland Hall Student Centre. Als u geïnteresseerd bent, laat het me weten en ik kan een plek reserveren voor u of uw personeelsmanager. Voel je vrij om een ​​e-mail te sturen naar [email protected] of bel me op 555-555-5555 als je vragen hebt of als je meer informatie wilt.

Dank je.

Handgeschreven handtekening (voor een papieren brief)

Uw getypte naam

Meer voorbeelden

Voorbeelden van zakelijke brieven bekijken voor een verscheidenheid aan zakelijke, professionele en werkgerelateerde correspondentie, inclusief voorbeelden van monsters en templates voor brieven en e-mails.