Hoe te reageren op aanvragen voor referentiechecks

Je zou denken dat het leveren van een referentie voor een ex-werknemer een eenvoudige, rechtlijnige activiteit zou moeten zijn die managers en personeelsleden van Human Resources routinematig afhandelen. Maar in de VS bestaat in de huidige litigieuze omgeving het aanbieden van een eenvoudige werkgelegenheidsreferentie in antwoord op een referentiecheck niet langer op grote schaal.

In feite wijzen de meeste bedrijven referentiewaarden toe aan personeelsleden van Human Resources. Dit betekent dat het verkrijgen van een referentie die informatie onthult over de kandidaat die u wilt inhuren steeds moeilijker wordt. Traditioneel zijn managers en leidinggevenden van kandidaten uw beste informatiebronnen.

In een eerder artikel werden de verschillende benaderingen besproken die beschikbaar waren voor referentiecontroles voor voormalige werknemers. De aanbevolen benadering voor een verbale arbeidsreferentie verschilde op basis van de prestaties van de werknemer terwijl hij of zij voor uw organisatie werkte. De aanbevolen reactie op een verzoek om een ​​schriftelijke aanbeveling, met name de formulieren die om numerieke antwoorden vragen die medewerkers beoordelen, blijft hetzelfde. Stuur het formulier naar uw HR-personeelspersoon.

Informele verbale referentiechecks

Deze steekproefwerkgelegenheidsreferentie en verificatie van het werkgelegenheidsbeleid zijn geschikt voor de meerderheid van referentiecontroles, vooral die controles die in geschreven formaat worden gevraagd. In het eerdere artikel werd een ongeschreven, meer informele referentiediscussie beschreven die de directe supervisor zou kunnen houden met de potentiële werkgever.

Vooral in het geval van een gewaardeerde, presterende voormalige werknemer of huidige werknemer, wilt u misschien informeel hun bijdragen bespreken met een potentiële werkgever. Op deze manier helpt u uw ex-collega bij het selecteren en ontvangen van een geschikte arbeidskans.

U stelt de potentiële werkgever in staat om een ​​bepaald comfortniveau te ervaren met zijn of haar werknemerskeuze. Omdat een verwijzingscheck laat komt in het selectieproces voor werknemers, kunt u er zeker van zijn dat uw opmerkingen bevestigen wat de potentiële werkgever heeft besloten via het aanvraag- en interviewproces.

U verstrekt op dit moment nog niet veel nieuwe informatie voor de potentiële werkgever als hun wervingsproces alomvattend was.

Richtlijnen voor informele referentiechecks

Onderzoek online wijst uit dat bepaalde werkgevers, met name universiteiten en overheidsinstanties, managers nog steeds in staat stellen antwoorden te geven op referentiecontroles. (Het beleid van particuliere werkgevers is slechts zelden online.) Medewerkers van bedrijven die werknemers vragen om formele, schriftelijke referentiecontroles naar HR te sturen, kunnen zich ook op een informele manier op hun gemak voelen om met een toekomstige werkgever te praten.

Deze thema's over de inhoud van referentiewaarden zijn het vermelden waard voor lezers die besluiten om te reageren op een verbale referentietest voor huidige of voormalige werknemers. Managers hebben training nodig om deze antwoorden te geven bij verzoeken om referentiecheck. Let op de aanbevelingen voor wanneer en of een manager antwoord moet geven op een referentiecontrole.

Managers kunnen reageren op verzoeken om referentiecontroles met behulp van deze richtlijnen

Bij het beantwoorden van een verzoek om referentiecheck kunnen managers deze vragen beantwoorden en aandacht besteden aan deze waarschuwingen.

• Identificeer de functie, het eindsalaris, de datum van indiensttreding en de belangrijkste taken van de voormalige werknemer.
• Als u besluit informatie over de prestaties van de werknemer te verstrekken, moet u ervoor zorgen dat uw reactie in evenwicht is. De werknemer stelde op deze manier meestal positieve werkprestaties tentoon, maar u had wat zorgen op deze gebieden. Deze gebieden kunnen al dan niet relevant zijn in de nieuwe baan; in ieder geval zijn ze onvoldoende om de huur van de werknemer uit te sluiten. (Vooral met een voormalige presterende medewerker wil je de kansen vergroten dat ze een jobaanbieding zullen ontvangen.)

• Beantwoord alleen vragen waarover u informatie hebt. Gebruik het bestand van de werknemer inclusief prestatie-evaluaties en andere geschreven documenten om specifieke, waarheidsgetrouwe voorbeelden te geven die de prestaties van de werknemer benadrukken.Blijf weg van meningen, geruchten en voorspellingen.
• Als u besluit negatieve informatie over de werknemer te verstrekken, geef dan informatie over de feedback van de werknemer. Geef specifieke voorbeelden uit de schriftelijke documentatie die met de medewerker is gedeeld.

Vragen die nooit beantwoord moeten worden over voormalige werknemers

U kunt weigeren om deze vragen rechtstreeks te beantwoorden of ze af te weren met een antwoord dat de problematische componenten omzeilt. (Voorbeeld: zou u de werknemer opnieuw inhuren? Antwoord: als alle aspecten van de ervaring van de werknemer, het onderwijs, de werkprestaties en belangen in overeenstemming waren met de vereisten van de functie, ja, dan zou ik de werknemer opnieuw aannemen.) Pas op voor deze vragen:

• Elke vraag die informatie over elk aspect van de beschermde klasse van een werknemer zou onthullen voor mogelijke discriminatie of bescherming van de burgerrechten. Voorbeelden van dergelijke vragen zijn:

  Vragen over huwelijks- of partnerstatus, familiezaken, persoonlijke gezondheid, handicaps, medische of aanwezigheidslijsten, ras, nationale afkomst, leeftijd, religie, geslacht, enzovoort.

• Elke vraag die de politieke of juridisch beschermde werkgerelateerde activiteiten van een werknemer zou identificeren, zoals vakbondsorganisatie, dienst doen als vakbondssteward, klacht indienen, politieke partijafhankelijkheid of -activiteiten, schadevergoedingsclaims voor werknemers, gebruik van verzekeringen of werkgeversgerelateerde rechtszaken.

• Vragen die niets te maken hebben met de werkomgeving of met werkprestaties. Dit kunnen vragen zijn over de interesses van de voormalige werknemer, hobby's, vrijwilligersverenigingen of verenigingslidmaatschappen. Dit zijn niet de potentiële nieuwe zaken van de werkgever.
• Elke vraag die u vraagt ​​om de toekomstige prestaties van een medewerker te voorspellen. Het enige dat u kwalificeert om te reageren, zijn vragen van de werkgever over de prestaties die u hebt meegemaakt, ondersteund door voorbeelden die u schriftelijk hebt gegeven. Je kunt de prestaties van een werknemer in een nieuwe baan, in een nieuwe omgeving, voor een nieuwe werkgever, niet voorspellen onder een aantal omstandigheden die je niet kunt definiëren of kennen.

Met zorg en aandacht kun je gewaardeerde artiesten een extra impuls geven. Uw informele, waarheidsgetrouwe, gedocumenteerde prestatiebeoordeling kan het topje van de schaal vormen ten gunste van de volgende kans van uw voormalige werknemer.