Hoe een project te leiden als je niet de baas bent van het team

Terug op school was het groepsproject niet altijd een positieve ervaring. Het was onvermijdelijk dat in elke groep sommigen harder werkten dan anderen, terwijl anderen nooit kwamen opdagen. Als gevolg hiervan kan het frustrerend zijn als u een van de teamleden bent die het grootste deel van de lading bij u heeft.

Het is iets anders in de bedrijfswereld, omdat elk project een projectmanager heeft en deze persoon echte gevolgen kan uitdelen als teamleden hun taken niet voltooien. Zelfs als de projectmanager geen disciplinaire autoriteit heeft over zijn of haar team, kan elke slechte uitvoering door een lid terugkomen bij zijn baas en een negatieve uitwerking hebben op zijn carrière.

Het is waarschijnlijk dat de projectmanager de teamleden niet voor het project zal kiezen en niet bevoegd is om een ​​lid te verwijderen vanwege slechte prestaties. Hoe beheer je een project wanneer je teamleden niet aan jou rapporteren?

Hier volgen zes tips voor het leiden van een project wanneer de teamleden niet aan u rapporteren.

Verduidelijk je grenzen met de baas

Voordat je je eerste teamvergadering hebt, ga je zitten met de persoon die je aan dit project heeft toegewezen en praat je over de verwachtingen van het management. Dit is het gemakkelijkst, natuurlijk, als jij en alle teamleden zich bij dezelfde persoon melden, maar zelfs als dat niet zo is, wil je dit gesprek wel hebben.

Dit zijn vragen die u wilt stellen:

• Heb je de macht om mensen in het team te verwijderen en te vervangen als ze niet werken?
• Heeft dit project voorrang op andere projecten? Zo nee, waar zit uw project dan in de hiërarchie? Met andere woorden: kunt u uw teamleden vertellen dat ze moeten stoppen met een ander project om een ​​deadline te halen?
• Als je problemen ondervindt met de prestaties van teamleden, zal de baas met disciplinaire bevoegdheid je steunen of word je beschouwd als een gelijke met teamleden?
• Als u dit nog niet hebt gedaan, vraag dan wat de doelen zijn voor het project en het verwachte tijdpad voor voltooiing.

Als je je limieten hebt vastgesteld voordat het project begint, weet je hoe ver je kunt gaan en wat je van je teamleden kunt vragen. Een baas die zegt: "dit project heeft de hoogste prioriteit", maar je daar niet achter staat, is hetzelfde als de baas zegt: "dit is niet de hoogste prioriteit."

Als u echter van uw baas inkoopt om te bepalen of het project een topprioriteit is, kan dit u helpen om leden zo hard mogelijk te laten werken. En wees niet bang om direct met je baas om te gaan door te zeggen dat je het belang van het project wilt weten zodat je die boodschap aan het team kunt overbrengen. U zult willen communiceren dat iedereen hetzelfde doel heeft, om het project goed en op tijd af te krijgen.

Je kunt ook via e-mail contact opnemen met je baas om te vragen of het project een topprioriteit is. Zodra u de bevestiging per e-mail heeft ontvangen, kunt u indien nodig de e-mail doorsturen naar het team.

Het is belangrijk om te onthouden dat de teamleden mogelijk andere verantwoordelijkheden hebben naast het project. Dientengevolge, zullen ze jouw project misschien niet als een topprioriteit beschouwen voor hen bij het begin, maar dat hoeft niet noodzakelijk omdat het ze niet kan schelen of omdat ze proberen te werken. Het is vrij waarschijnlijk dat ze gewoon andere taken en verantwoordelijkheden hebben die ze dagelijks moeten voltooien. Dit geldt vooral als u met collega's van verschillende afdelingen werkt.

Door met je baas te praten om het belang van het project, de doelen en de tijdlijn duidelijk te maken, en deze informatie vroegtijdig met het team te communiceren, kan het proces soepeler en minder stressvol worden.

Praat met uw team voordat u toewijzingen maakt

Wanneer u een teamoverschrijdende organisatie hebt, is het eenvoudig om opdrachten te maken. Jane van marketing zal de marketingtaken uitvoeren. Karen from finance zal de financiële gegevens verwerken. Maar zelfs als verantwoordelijkheden duidelijk zijn, praat dan eerst met uw teamleden.

Misschien komt u erachter dat zowel Karen als Jane in dit team hebben gevraagd om meer te weten te komen over andere delen van het bedrijf, dus wanneer u ze toewijst aan hun expertisegebied, raken ze gefrustreerd.

Dit gesprek is essentieel voor het hebben van een geweldige teamrelatie.Hoewel je verantwoordelijk bent voor de uiteindelijke projectresultaten, behaal je geen geweldige resultaten zonder teamleden die aan boord zijn. Kort samengevat uw teamleden door te vragen naar hun inbreng en hun zorgen. Wanneer het project compleet is en een succes is, kan het hele team trots zijn, wetende dat elk van hen een actieve rol speelde in het succes ervan.

Dubbel controleren met de baas

Als je na overleg met je teamleden bepaalt dat de enige manier om deze taak te volbrengen is om opdrachten te geven die een of meer mensen onaangenaam vinden, praat dan met je baas voordat je de opdrachten maakt.

Waarom? Je wilt zeker weten dat je over de back-up beschikt die je nodig hebt en dat je een optie die de opdrachten meer voldoening geeft aan de teamleden niet verwaarloosd hebt.

Neem ten minste een slechte taak voor jezelf

Iedereen weet wellicht dat je bent gekozen om leiding te geven aan dit team vanwege je staat van dienst op het gebied van succes, maar het is ook belangrijk om je handen uit de mouwen te steken en in de mix van dingen te komen.

Als je iets moeilijks of onaangenaams overneemt, krijg je de boodschap dat je deel uitmaakt van het team en dat je om je teamgenoten geeft. Als je de onplezierige taken toewijst, krijg je het bericht dat je denkt dat je beter bent dan je teamgenoten.

Dit betekent niet dat je alle waardeloze taken moet doen. Maar zorg ervoor dat ze redelijk verdeeld zijn onder de teamleden. Wat onaangenaam is, verschilt van team tot team, maar elk project heeft iets dat niemand wil doen. Vaak zijn er talloze taken die iedereen zou willen vermijden. Zorg dat ze eerlijk zijn verdeeld en neem je deel.

Geef snelle feedback

Onthoud dat feedback meer is dan zeggen "geweldig werk" of "slecht werk", het is "dat was geweldig werk, omdat …" en "dat is niet zo goed gegaan omdat …" Zonder de omdat -zinnen leert niemand. En zolang je feedback wilt uitdelen, moet je ervoor zorgen dat je feedback van je teamleden accepteert.

Nogmaals, je geeft ze de kracht om goed werk te leveren en hen eraan te herinneren dat hun succes jouw succes is en dat je er allemaal bij bent. Door feedback te geven en hen te leren hoe ze een taak moeten uitvoeren, vooral als je meer ervaring hebt, zul je een positieve werkomgeving creëren.

Houd iedereen op de hoogte

Als teamleider rapporteer je de voortgang aan de managers en senior leiders van je organisatie. Zorg ervoor dat u de informatie van die vergaderingen terugbrengt naar uw team. Laat uw groep ook weten wat u op deze vergaderingen gaat zeggen.

Geef ook iedereen de eer, vooral als er sprake is van lof. Gaat het project goed omdat je fantastisch bent? Nou ja, natuurlijk, maar zeg dat niet. Stel dat het project goed gaat, want het team is fantastisch. Iedereen zal weten dat je deel uitmaakt van het team.

Maar wat als het project vreselijk gaat verlopen? Deel jij de schuld? Ja, maar alleen privé. Je gaat individueel naar teamleden en werkt om hun richting of bijdrage te veranderen. Als dat niet werkt, ga je naar je baas en pak je de problemen aan.

Als je de macht hebt om mensen uit het team te verwijderen, is dit het moment om dit te doen, maar als je dat niet doet, kun je praten met de persoon die dat wel doet. Maar wat je ook doet, begin niet te roddelen of te klagen over je teamleden. Het zal hun moraal vernietigen en alles erger maken.

Vergeet niet dat een succesvol geleid teamproject uw carrière kan stimuleren, uw professionele reputatie kan verbeteren en uw werk zichtbaar kan maken in uw organisatie. Het resultaat kunnen extra opdrachten of een promotie zijn.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas is een freelance schrijver die 10 jaar in corporate human resources heeft doorgebracht, waar ze huurde, ontslagen, de nummers beheerde en dubbel controleerde bij de advocaten.