Common Receptionist Interview vragen en beste antwoorden

Bij veel organisaties zijn receptionisten het gezicht van het bedrijf. Elke nieuwe klant, sollicitant, medewerker of derde partij komt langs of checkt in bij een receptioniste, dus werkgevers staan ​​te popelen om iemand te vinden die verantwoordelijk, vriendelijk en rustig is.

10 Typische vragen gesteld in een interview met een receptioniste

Hier vindt u veelgestelde vragen voor receptionisten, voorbeelden van antwoorden en tips voor wat u tijdens uw sollicitatiegesprek kunt zeggen.

1:53

Kijk nu: Hoe 4 Common Receptionist sollicitatievragen te beantwoorden

1. Wat doet u om bij te blijven in een snelle werkomgeving?

Wat ze willen weten: Je interviewer wil zeker weten dat je hem bij kan houden. Hoe je het doet, is waarschijnlijk niet relevant, maar je moet een duidelijk en zelfverzekerd antwoord klaar hebben.

Het eerste wat ik doe, is kalm blijven, want een hectische, gestresste houding is niet behulpzaam en is ook geen goed uiterlijk voor personeel of klanten. Ik probeer taken te triage, zodat ik altijd eerst aan de belangrijkste taak werk. Meestal is dat alles waar een van de klanten van het bedrijf bij betrokken is. Ook houd ik een overzicht van alles wat ik moet doen, zodat ik belangrijke verantwoordelijkheden niet verwaarloos.

2. Hoe houd je je dagelijkse planning georganiseerd?

Wat ze willen weten: Hoe je je dag organiseert, is niet echt het punt. Het gaat erom aan te tonen dat u goed georganiseerd bent en al uw taken op een bekwame en tijdige manier zult voltooien.

Ik begin elke dag met het maken van een lijst met alles wat ik moet bereiken. Ik controleer mijn agenda op vergaderingen of afspraken, zodat ik me hiervan bewust kan zijn en indien nodig dekking kan krijgen bij de receptie. In mijn werk staat communicatie centraal, dus ik beantwoord voortdurend de telefoon en controleer mijn e-mail op nieuwe verzoeken en actualiseer mijn takenlijst vervolgens met follow-up-taken.

3. Welke rol speelt een receptioniste in de eerste indruk van een klant van een organisatie?

Wat ze willen weten: Uw interviewer moet er zeker van zijn dat u begrijpt waar u solliciteert, maar deze vraag kan ook cultureel zijn en betrekking hebben op uw werkfilosofie.

Een receptionist kan een grote indruk maken - positief of negatief - op klanten. Aangezien ik een van de eerste mensen is die klanten zien, kan een frustrerende of slechte interactie hun mening over het bedrijf of de algehele ervaring die ze hadden echt verzieken. Voor mij is het vergelijkbaar met wanneer de gastheer je begroet in een restaurant. Als ze gek lijken of grof doen, kan het later voelen alsof je eten gewoon niet zo lekker smaakt. Daarom zorg ik er altijd voor om mensen met een glimlach op mijn gezicht te begroeten en ervoor te zorgen dat alle klanten het gevoel hebben dat ze mijn volledige aandacht hebben.

4. Vertel me over een keer dat je te maken kreeg met een boze klant of gast, telefonisch of persoonlijk. Hoe ging je om met de situatie?

Wat ze willen weten: Dit is een van de vele vragen die u kunt stellen over hoe u omgaat met stressvolle en moeilijke omstandigheden. U kunt ook worden gevraagd hoe u hebt gereageerd op criminele of onethische activiteiten. Wees eerlijk. Niet overdrijven en jezelf ook niet kort verkopen.

Als receptionist van een dokterspraktijk behandelde ik vaak gefrustreerde patiënten aan de telefoon. Op een keer was een vrouw zo woedend dat de factureringsafdeling haar dezelfde dag nog niet had gebeld, dat ze me aan de telefoon begon te schreeuwen. Het was onaangenaam! Wat ik in deze situaties probeer te doen, is nadenken over hoe gestrest de persoon zich moet voelen om zich zo te gedragen. Na een minuut van haar geschreeuw, zei ik: "Je moet echt gefrustreerd zijn, kun je me meer vertellen over wat er aan de hand is?" Dat hielp het gesprek te vertragen en het volume te verminderen. Ze legde de hele situatie uit, en ik stelde haar gerust dat onze factureringspersoon gewoon op pad was en dat hij contact zou houden. Ik vertelde haar ook dat ik een briefje zou plaatsen op de balie van de facturerende persoon en haar zou vragen de vrouw terug te roepen als haar eerste taak. Aan het einde van het gesprek was ze veel rustiger en verontschuldigde ze zich voor haar eerdere harde woorden.

5. Ben je bereid om over te werken?

Wat ze willen weten: Als je niet bereid bent om over te werken, zeg het dan. Als je bereid bent om over te werken, maar alleen binnen bepaalde limieten, zeg dat dan ook. Ja, er zijn bedrijven waar het niet werken overuren u de klus zal kosten. Maar een toezegging doen die je niet kunt houden, of jezelf in een positie brengen waarin je je welzijn moet opofferen of die van je familie voor je werk, is geen acceptabele optie. U hebt een baan nodig die overeenkomt met uw beschikbaarheid.

Ik heb er plezier in om een ​​paar keer per maand overuren te maken, als ik maar een dag van tevoren op de hoogte ben. Het hebben van een heads-up maakt het makkelijker voor mij om mijn plannen opnieuw in te delen. In een mum van tijd kan ik zeer waarschijnlijk ook op dezelfde dag overuren maken, maar ik zou het liefst een dag van tevoren opzeggen.

6. Hoeveel werknemers werkten er in uw laatste kantoor?

Wat ze willen weten: De interviewer wil weten in wat voor soort omgeving je hebt gewerkt, hoe deze zich verhoudt tot het bedrijf waarmee je aan het interviewen bent en of je je comfortabel voelt op kleine en / of grote werkplekken.

In mijn laatste kantoor waren er vijf werknemers. Dat is klein genoeg om ons een beetje als een familie te voelen. Weet je, iedereen wist dat Martha op de factureringsafdeling twee kopjes koffie nodig had voordat je gecompliceerde vragen kon stellen. Voordien was mijn kantoor echter redelijk groot-60 werknemers. Ik voelde me comfortabel in beide omgevingen, hoewel de eerste maand in het grote kantoor een beetje uitdagend was, omdat ik moest uitzoeken wie wat deed en waar ik oproepen kon doen met veel beschikbare opties.

7. Beschrijf uw eerdere taken als administratief assistent, secretaresse of receptionist.

Wat ze willen weten: De interviewer wil de verantwoordelijkheden die u op uw cv hebt genoteerd, overnemen en bevestigen dat deze aansluiten bij de functie die wordt aangeboden. Dit is ook een goede gelegenheid om uit te wijden over de punten die in uw werkervaring zijn benadrukt.

Als receptioniste bij ABC Financials was ik de eerste persoon voor klanten. Ik beantwoordde de algemene telefoonlijn en beantwoordde de telefoons voor de vijf VP's van het bedrijf. Ik was ook verantwoordelijk voor het ontvangen van pakketten en het verspreiden van post, het begroeten en begeleiden van klanten en verkopers naar vergaderruimtes en het bijhouden van het algemene informatie-e-mailadres van het bedrijf. Ik had ook veel administratieve verantwoordelijkheden: ik beheerde de kalenders van die VP's, regelde hun zakenreizen en hielp bij het maken en verfijnen van PowerPoint-presentaties en ander materiaal om te verspreiden op evenementen.

8. Hoe prioriteert u oproepen, klanten, leveringen en andere zaken die onmiddellijk moeten worden aangepakt?

Wat ze willen weten: De interviewerwil weten hoe goed je bent in multitasking, tijd organiseren en taken prioriteren. Dit is ook een goede gelegenheid om aan te geven hoe u met meerdere prioriteiten te maken kreeg en uit te leggen hoe u ze allemaal hebt aangepakt.

Multitasking is essentieel wanneer het kantoor bezig is. Wanneer het niet grof is, probeer ik tegelijkertijd een paar taken uit te voeren. Ik kan bijvoorbeeld gemakkelijk een telefoontje beantwoorden terwijl ik onderteken voor een pakket van de bezorger. Als multitasken niet mogelijk is, richt ik mijn aandacht op klanten en klanten als de eerste prioriteit. Als het nodig is, zal ik vragen of ze me eerst een minuut de tijd kunnen geven om nog een andere taak te doen - en als het echt druk is, probeer ik een collega in te schakelen om me dekking te bieden.

9. Hoe sterk zijn uw computervaardigheden?

Wat ze willen weten: De interviewer wil dat je bevestigt welke computervaardigheden je hebt, of je vaardigheidsniveau compatibel is met de bedrijfsverwachtingen en welke programma's je het meest comfortabel gebruikt. Als het mogelijk is, is het een goed idee om te onderzoeken welke programma's het bedrijf gebruikt voor het interview.

Ik heb heel sterke computervaardigheden. Naast het feit dat ik bekend was met Microsoft Office, maakte ik ook regelmatig updates van de bedrijfswebsite in mijn laatste rol, dus ik vind het ook prettig om WordPress te gebruiken. Wanneer ik een nieuw programma of een nieuwe toepassing ga gebruiken, merk ik meestal dat de meeste van mijn vragen kunnen worden beantwoord met een online zoekopdracht, hoewel ik het op prijs stel om ook een zelfstudie van een collega te krijgen.

10. Vertel me over uw klantenservice-ervaring.

Wat ze willen weten: De interviewer wil een overzicht van uw klantenservice-ervaring - hoeveel jaar, specifieke voorbeelden en welke vaardigheden u comfortabel gebruikt om problemen op te lossen.

Ik werk sinds mijn tienerjaren in klantenservice. Mijn eerste baan was het werken bij een boekhandel, waar ik klanten hielp boeken te vinden en soms de kassa afdekt. Tijdens mijn studie had ik ook een parttime baan in de detailhandel, dit keer met de verkoop van kleding. Toen, natuurlijk, als receptioniste bij ABC Company, heb ik ook met klanten te maken gehad, hoewel ik in deze rol niet direct omzet maakte. Ik voel me echt op mijn gemak in de omgang met klanten en het oplossen van hun problemen, of het nu gaat om het vinden van het boek waarnaar ze op zoek zijn of het wijzigen van hun ontmoetingstijd met een manager.

Tips voor het beantwoorden van vragen van receptionisten

De beste receptionisten zijn gedetailleerd, georganiseerd en uitstekende communicators. Daarom moeten kandidaten verschijnen die klaar zijn om open interviewvragen te beantwoorden die de ervaring, bekendheid met werkplekgereedschappen, proces en vaardigheden zullen evalueren, zoals werken met klantenservice, multitasking en de vaardigheid om snel een oordeel te vellen.

In dit geval zijn interviewers niet per se op zoek naar ja of nee antwoorden. In plaats daarvan verwachten ze van kandidaten dat ze antwoorden met specifieke voorbeelden die beschrijven hoe ze met situaties op het werk in de praktijk omgingen en zorgvuldig onderzochte vragen stellen over bedrijfsprioriteiten, verwachtingen, doelen en uitdagingen.

Vanwege de steeds toenemende technologische vooruitgang op de werkplek, moeten receptionisten ook beschikken over sterke technische vaardigheden. Je moet ervaring hebben met het gebruik van telefoonsystemen en kantoormachines zoals printers, kopieerapparaten, scanners en faxmachines (ja, nog steeds), naast computertoepassingen zoals MS Office en branchespecifieke software.

7 vragen om de interviewer te stellen

Interviewers verwachten van u dat u vragen stelt. Hier is een lijst met vragen die u tijdens of aan het einde van uw interview kunt stellen:

1. Kun je me meer vertellen over de dagelijkse verantwoordelijkheden voor deze baan?
2. Naar welke kwaliteiten ben je op zoek in een persoon die je wilt inhuren voor het bedrijf?
3. Wat zijn je verwachtingen voor deze functie en hoe meet je succes?
4. Waarom is de laatste persoon die deze baan had, vertrokken?
5. Aan wie rapporteert deze functie?
6. Wat zijn de kansen voor loopbaanontwikkeling bij het bedrijf?
7. Biedt het bedrijf opleidingsmogelijkheden voor werknemers?

Hoe de beste indruk te maken

Een positie als receptioniste kan als instapniveau worden beschouwd, maar het kan ook de eerste stap op de bedrijfsladder zijn. Een potentiële werkgever zal worden aangetrokken door een zelfverzekerde, zelfverzekerde persoon. Vaak zul je de eerste persoon zijn die hun cliënten of patiënten zullen ontmoeten wanneer ze voor het eerst het kantoor betreden.

Zorg ervoor dat uw eerste indruk de beste is. Hier leest u hoe u zich kunt voorbereiden op een interview. Neem samen met een opvallend CV de tijd om het stuk aan te kleden tijdens het interview. Als u de baan krijgt, bent u de eerste persoon en is het belangrijk om de werkgever uw professionele imago te tonen.

Als je niet zeker weet wat je aan je sollicitatiegesprek kunt aantrekken, lees dan deze tips over hoe je je moet kleden voor een interview. Als zowel je cv als je beroepskledij op het punt staan ​​en je bent bereid om waarschijnlijke vragen te beantwoorden, zul je succesvol zijn in het verkrijgen van de functie waarvoor je solliciteert.