Wilt u weten hoe en waarom een ​​taakanalyse uitvoeren?

Een functieanalyse is een proces dat wordt gebruikt om informatie te verzamelen over de taken, verantwoordelijkheden, noodzakelijke vaardigheden, uitkomsten en werkomgeving van een bepaalde taak. U hebt zoveel mogelijk gegevens nodig om een ​​taakomschrijving samen te stellen, wat het veelvuldige resultaat is van de taakanalyse.

Als u essentiële informatie mist, zou u uiteindelijk een werknemer niet correct kunnen betalen, waardoor de ontevredenheid van werknemers wordt gestimuleerd of iemand wordt aangenomen die niet over de essentiële vaardigheden beschikt die nodig zijn voor het uitvoeren van de taak. De taakanalyse vergelijkt de verantwoordelijkheden van een taak tot de kernfuncties die nodig zijn om de taak met succes uit te voeren. De functieanalyse is handig bij het bieden van een overzicht van de fundamentele vereisten van een functie.

Bijkomende uitkomsten van een functieanalyse zijn onder meer het maken van wervings- en wervingsplannen voor medewerkers, het boeken van posities en s en planning van prestatieontwikkeling binnen uw prestatiebeheersysteem. De functieanalyse is een handige tool die u kunt gebruiken om al deze processen te vullen voor werksucces.

Hoe een taakanalyse uit te voeren

Bepaalde activiteiten helpen u bij het maken van een geslaagde taakanalyse. De functieanalyse kan de volgende activiteiten omvatten:

1. Herziening van de taken van huidige werknemers. Het is van cruciaal belang dat u de feitelijke werknemers die de klus klaren, vraagt ​​wat zij elke dag op het werk doen. Vaak hebben HR en management (met name senior management) geen idee wat de dagelijkse functies van een bepaalde taak zijn. Ze kunnen de output zien, maar ze hebben geen idee welke acties en gedragingen in de werknemer worden uitgevoerd.

Als u wordt gevraagd uw huidige verantwoordelijkheden voor een functieanalyse op te sommen, moet u grondig zijn met de informatie die u verstrekt.

Zeg niet alleen dat u "maandelijkse rapporten maakt." Stel dat u "de gegevens van zes verschillende afdelingen verzamelt, de gegevens controleert op nauwkeurigheid met behulp van een op maat ontworpen Access-tool die ik heb gemaakt en onderhouden, en enz. Enz." Als u de details laat staan, kunnen ze denken dat uw rapport wordt gegenereerd door een knop die u eenmaal per maand indrukt om te produceren.

Zorg ervoor dat u uw dagelijkse taken voldoende gedetailleerd hebt beschreven, zodat uw organisatie een gekwalificeerde nieuwe medewerker kan inhuren die de capaciteit heeft om het werk goed te doen.

2. Internetonderzoek doen en voorbeeldtaakbeschrijvingen online of offline bekijken met vergelijkbare taken. Hoewel u de functieomschrijving van een ander bedrijf nooit wilt kopiëren, is het nuttig om verschillende functies te gebruiken bij het schrijven van uw eigen functieomschrijvingen.

U kunt voorbeeldtaakbeschrijvingen vinden door te zoeken naar "Job Title Sample Description" of u kunt vacatures bekijken voor posities die bedrijven momenteel aannemen. Je kunt ook naar LinkedIn kijken om te zien hoe mensen hun prestaties in een baan beschrijven.

U kunt ook de functiebeschrijvingen bekijken die worden vermeld op sites als Salary.com.

Al dit zoeken kan u helpen om de functieanalyse uit te spreken en u te helpen herinneren aan taken en verantwoordelijkheden die u misschien bent vergeten.

3. Analyse van de taken, taken en verantwoordelijkheden die de werknemer die de functie vervult, moet uitvoeren. Niet elke baan binnen een bedrijf is geoptimaliseerd. Misschien vindt u taken die ongedaan worden gemaakt of projecten die u van de ene naar de andere afdeling moet verplaatsen. U kunt taken ontdekken die een andere taak met meer succes en gemakkelijk zou volbrengen.

Wanneer u een functieanalyse uitvoert, moet u ervoor zorgen dat u naar de behoeften van het bedrijf en naar elke niet-toegewezen of onlogische verantwoordelijkheid kijkt. Werk vervolgens samen met het management om de juiste taken toe te voegen aan de juiste functieanalyse.

4. Onderzoek doen en delen met andere bedrijven die vergelijkbare banen hebben. Soms delen bedrijven graag informatie over hun functieomschrijvingen. Er zijn ook bedrijven voor salarisonderzoek, waar u uw banen kunt afstemmen op hun beschrijvingen en salarisinformatie kunt delen. Maar ze kunnen u ook helpen erachter te komen wat u in uw eigen functiebeschrijvingen moet opnemen.

5. Benoem de belangrijkste resultaten of bijdragen die nodig zijn vanuit de functie. Soms raak je zo verstrikt in de taken die je bent vergeten om naar de gewenste resultaten te kijken. Als het bijvoorbeeld het rapport is dat nodig is, is het verzamelen en controleren van gegevens waardeloos zonder de uiteindelijke analyse en het rapport.

Soms kunt u gaten in uw organisatie identificeren en een manier bedenken om ze te vullen door middel van taakanalyses. Taken worden bijvoorbeeld niet toegewezen aan een medewerker die moet worden gedaan.

Of, één taak heeft meer taken dan iemand zou kunnen bereiken.

Hoe meer informatie u kunt verzamelen, hoe gemakkelijker u het daadwerkelijke schrijven van de taakomschrijving zult vinden. U hoeft zich geen zorgen te maken over mooie taal. U wilt meer dan wat dan ook een functionele functieomschrijving. Zorg ervoor dat het duidelijk en beknopt is. Stel jezelf de vraag: "Als iemand anders dit zou lezen, zouden ze dan weten wat de persoon in deze positie eigenlijk doet?"

Stel niet het schrijven van functiebeschrijvingen uit. Je zult ze van onschatbare waarde vinden als je kijkt naar salaris en compensatie bij het aannemen en promoten, en bij het evalueren of een baan voldoet aan de kwalificaties voor vrijstelling van overuren. Ze zijn een effectief communicatiemiddel om met medewerkers te gebruiken, zodat uw verwachtingen duidelijk zijn.