Hoe een projectbeheersplan te schrijven

Een projectbeheersplan is een document waarin wordt uiteengezet hoe het team aan het project zal werken. Het beschrijft de levenscyclus van het project en beschrijft hoe het werk zal worden uitgevoerd, gecontroleerd, gecontroleerd en vervolgens formeel worden gesloten.

Het projectbeheersplan is eigenlijk een generieke term voor alle deelplannen die u voor het project gaat maken. We kunnen het projectbeheerplan definiëren als alles wat in deze plannen wordt behandeld:

• Vereisten managementplan
• Scope management plan
• Schedule management plan
• Kwaliteitsbeheerplan, als u er een heeft
• Kostenbeheersplan
• Risicobeheerplan (dat moet verwijzen naar uw risicologboek)
• Verander managementplan
• Inkoopbeheerplan, als u er een nodig heeft voor het project
• Configuratiebeheerplan, nogmaals, alleen als u van plan bent er een te schrijven: u hebt misschien niet het gevoel dat dit noodzakelijk is voor uw project
• Human resource management plan

Het projectbeheersplan bevat ook belangrijke informatie over de basislijnen van het project, met name wat betreft de omvang en het tijdschema. Dit geeft je een lijn in het zand waar je naar terug kunt verwijzen, zodat je gemakkelijk kunt zien wat er is veranderd als je het project uiteindelijk sluit en de geplande en werkelijke prestaties vergelijkt.

Dat gezegd hebbende, bestaat het projectbeheersplan als een document op zichzelf. Dit is wat u moet opnemen en hoe u naar die andere secties moet verwijzen.

Het schrijven van het Project Management Plan-document

Start uw document met de naam van het project en de datum. Gebruik een sjabloon van uw Project Management Office als u er een heeft, om op te slaan vanaf nul te beginnen.

Voeg deze secties dan toe:

Drempels en basislijnen: Geef aan hoe de basislijnen worden beheerd voor de plannings-, scope-, kosten- en kwaliteitsgebieden van het project. Geef aan wat de acceptabele afwijkingen zullen zijn (bijvoorbeeld +/- 10 procent) en wat u zult doen als het eruit ziet dat deze worden geschonden. Mogelijk hebt u deze al gedocumenteerd in uw projectcharter.

Bestuur: Geef aan welke projectreviews, peer reviews en andere beheersmaatregelen u zult toepassen als u de projectmanagementlevenscyclus doorloopt. Minimaal moet u het formele uithangbord aan het einde van elke fase opnemen. Dit is een van de rollen van de projectsponsor. U kunt ook details invoeren van de kwaliteitsbeoordelingen die u zult houden als die geschikt is voor uw project.

Methodologiebeslissingen: Dit is een goede plek om op te schrijven welke stukjes van uw projectmanagementmethodologie u hebt besloten niet te doen omdat het niet relevant is. U kunt hier bijvoorbeeld opmerken dat u geen inkoopbeheersplan gaat doen omdat er geen inkoop vereist is voor uw project.

Nog iets anders: Wees niet beperkt tot deze rubrieken. Voeg iets anders toe waarvan u denkt dat het relevant is voor de planning van het project, zoals koppelingen naar andere projecten in het bedrijf, externe factoren die van invloed kunnen zijn op de planning die u onder de aandacht wilt brengen, enzovoort.

De dochterondernemingen

Als u al uw projectdocumenten in één samenvoegt, wordt dit een enorm projectbeheersplan. Het is het beste om links (of op zijn minst een beschrijving van waar het document kan worden gevonden) in dit document op te nemen. Als iemand het dan wil gaan lezen, kunnen ze het vinden, zonder dat uw projectbeheersplan zo overweldigend lang wordt dat niemand er helemaal naar kijkt.

Vergeet ook niet om naar de basislijnen te linken. Voor de basislijn van het projectplanning, sla een versie van uw plan op en koppel daarnaar. Sla voor de kosten-basislijn vanaf vandaag een versie van uw budgetplanning op en koppel daarnaar. Deze documenten zijn levende documenten en veranderen naarmate het project vordert, maar u bewaart deze originele bestanden zodat u erop kunt terugkijken en de vergelijking kunt maken.

Voeg ten slotte versiebeheer toe aan uw projectbeheerplan, zodat u, als u het moet bijwerken, gemakkelijk kunt zien of u aan het laatste exemplaar werkt.