Hoe een professionele e-mail te schrijven - 7 vragen om jezelf te stellen voordat je op Verzenden drukt

Al vele jaren voorspellen mensen het overlijden van e-mail. Hoewel het waar is, gebruiken we andere vormen van communicatie zoals sms en sociale media om met onze vrienden te 'praten' of om snelle berichten naar onze collega's te sturen, we gebruiken nog steeds e-mail, vooral voor werkgerelateerde communicatie. Het is ook het belangrijkste contactmiddel wanneer u solliciteert naar een baan. Het is net zo belangrijk als altijd om te weten hoe je een professionele e-mail schrijft.

E-mail kan uw eerste contactpunt met iemand zijn en daarom is dit uw eerste kans om indruk te maken. Wees uiterst voorzichtig bij het opstellen van uw berichten. Geef antwoord op deze 7 vragen voordat je op Verzenden drukt.

1. Is mijn bericht vrij van fouten?

Het controleren van uw e-mail op fouten is het belangrijkste dat u kunt doen voordat u het verzendt. Onjuiste spelling en slechte grammatica zorgen ervoor dat je er achteloos uitziet. Dat druist in tegen de indruk die u probeert te maken, vooral als u solliciteert naar een baan.

Proeflezen tot je er zeker van bent dat je alle spelling- en grammaticale fouten, evenals typefouten hebt opgemerkt. Grammarly.com heeft gratis hulpmiddelen, waaronder een extensie voor de Chrome-browser, die u hierbij kunnen helpen.

2. Wat zegt mijn e-mailadres over mij?

Uw zakelijke e-mailadres, dat u overigens nooit voor het zoeken naar een baan zou moeten gebruiken, is waarschijnlijk heel eenvoudig. Hoogstwaarschijnlijk is het een variant op je naam. U heeft mogelijk een minder zakelijk adres gekozen om te gebruiken voor persoonlijke e-mail. Een adres dat suggestief, kinderachtig of schattig is, is prima als u het alleen gebruikt om berichten naar uw vrienden en familie te verzenden, maar als u een professionele e-mail wilt schrijven, meldt u zich aan voor een nieuw account dat professionaliteit uitstraalt.

Stel een e-mailadres in dat uw echte naam gebruikt. Probeer je voor- en achternaam; uw voornaam, middelste voor- en achternaam; of een combinatie daarvan. Stuur nooit uw professionele e-mail van [email protected].

3. Zijn de naam en het e-mailadres in het veld "Aan" correct?

Wanneer u de naam van een ontvanger begint te typen in het veld 'Aan', vullen de meeste e-mailclients de rest van de naam in met een van uw contacten. Je zou gemakkelijk de verkeerde naam in dat veld kunnen krijgen, dus let hier goed op.

Stel je voor wat voor problemen er zouden kunnen ontstaan ​​als je per ongeluk een e-mail naar de verkeerde ontvanger stuurt. Stel dat u op zoek bent naar een baan terwijl u nog in dienst bent. Een personeelsmanager bij een potentiële werkgever kan een naam hebben die begint met dezelfde letter als de naam van uw huidige baas. Hoe beschamend zou het zijn als je je baas een bericht stuurde dat bedoeld was voor die rekruteringsmanager? Niet alleen wilt u ervoor zorgen dat uw bericht de beoogde bestemming bereikt, maar u wilt er ook zeker van zijn dat deze niet onbedoeld wordt bereikt.

4. Heb ik de juiste titel gebruikt om de ontvanger aan te spreken?

Als je al op basis van voornaam bent met de persoon die je e-mailt, is het ok om ze op die manier in je bericht te adresseren. Als dit echter de eerste keer is dat u met iemand communiceert, of als u niet zeker weet hoe zij het beste kunnen worden geadresseerd, verdient het de voorkeur een formele titel te gebruiken, zoals meneer, mevrouw, mevrouw of dr. En de ontvanger naam.

Wees altijd voorzichtig. Het kan geen kwaad om formeel te zijn. Voor een hint over hoe iemand met wie je al een vaste relatie hebt het liefst wordt geadresseerd, kijk je terug op eerdere berichten om te zien hoe ze zijn ondertekend. Dat zal u helpen beslissen wat te doen.

5. Brengt mijn toon mijn boodschap goed over?

Zoals het gezegde luidt: "Het is niet wat je zegt, maar hoe je het zegt." Wanneer u persoonlijk met iemand spreekt, kunt u vertrouwen op intonatie, lichaamstaal en gezichtsuitdrukking om uw woorden nog meer betekenis te geven.

Wanneer u hetzelfde bericht schriftelijk probeert over te brengen, is er meer ruimte voor misverstanden omdat de lezer uw gezicht niet kan zien, uw lichaamstaal niet kan lezen of uw stem niet kan horen. Zorg ervoor dat uw bericht beleefd en vriendelijk klinkt, en dat de door u beoogde betekenis duidelijk is.

6. Is mijn bericht eenvoudig, maar niet cryptisch?

Als je je berichten kort en krachtig houdt, worden ze gemakkelijker te begrijpen. Tegelijkertijd moet u niets belangrijks weglaten. U wilt de ontvanger van uw e-mail niet dwingen te raden wat u probeert te zeggen. Uw bericht moet zo nauwkeurig mogelijk zijn maar alle nodige informatie bevatten.

7. Heb ik ongevraagde bijlagen toegevoegd?

Veel mensen weigeren e-mailbijlagen te openen die ze niet verwachten. Ze hebben gelijk om dat te vermijden. Computervirussen worden vaak verzonden in die bijlagen. Als u een bestand naar iemand wilt sturen, bijvoorbeeld uw cv, vraag dan eerst uw ontvanger om toestemming. Stuur het alleen als hij zegt dat het goed is.