Timemanagement Vaardighedenlijst en voorbeelden

Wat zijn timemanagementvaardigheden en waarom zijn ze belangrijk voor werkgevers? Tijdmanagement betekent efficiënt werken, en werkgevers in elke branche zoeken naar personeel dat optimaal gebruik kan maken van de beschikbare tijd voor hen op het werk. Tijdsbesparing bespaart de organisatie geld en verhoogt de omzet.

Medewerkers die hun tijd goed beheren, zijn productiever, efficiënter en hebben meer kans om deadlines te halen. Ze concentreren zich op de belangrijkste en tijdgevoelige taken en beperken de hoeveelheid tijd die verspild wordt aan niet-essentiële taken.

Effectief tijdmanagement vereist dat medewerkers hun werklast analyseren, prioriteiten toekennen en focus houden op productieve inspanningen. Medewerkers die uitstekende tijdbeheerders zijn, kunnen afleiding wegnemen en ondersteuning van collega's inschakelen om hun doelen te bereiken.

Tijdens een sollicitatiegesprek

Tijdmanagementvaardigheden, zoals andere soft skills, zijn gewild. Interviewers zullen vragen stellen om te beoordelen of u in staat bent om uw tijd te beheren, en de tijd van uw team als u een toezichthoudende rol hebt.

Bekijk deze vragen over tijdmanagementinterviews voorafgaand aan uw sollicitatiegesprekken, zodat u bereid bent te reageren met specifieke voorbeelden van hoe u uw werkdruk effectief kunt beheren.

Topvaardigheden

Prioriteiten stellen

Het is meestal onmogelijk om alles te doen wat je nodig hebt en alles tegelijkertijd wilt doen, maar als je goed prioriteiten stelt, zou je in staat moeten zijn om de belangrijkste taken uit te voeren in een logische volgorde. Denk bij het toekennen van prioriteit aan factoren als wanneer elke taak moet worden uitgevoerd, hoe lang het kan duren, hoe belangrijk het voor anderen in de organisatie kan zijn, wat er zou kunnen gebeuren als een taak niet wordt uitgevoerd en of een taak kan worden onderbroken door de noodzaak om op iemand anders te wachten.

scheduling

Planning is belangrijk, en niet alleen omdat sommige taken op specifieke tijdstippen moeten worden uitgevoerd. Planning heeft invloed op uw dag, uw week, uw maand, evenals andere mensen, hun projecten en hun korte- en langetermijnplannen voor projecten en taken. De meeste mensen hebben ook specifieke momenten op de dag waarop ze meer en minder energiek zijn en productiever worden als ze zich dienovereenkomstig inplannen. Schema's kunnen ook een goede manier zijn om uitstelgedrag te voorkomen.

Een takenlijst bijhouden

Takenlijsten (correct geprioriteerd en geïntegreerd met je schema) zijn een prima manier om te voorkomen dat je iets belangrijks vergeet. Ze zijn ook een geweldige manier om de hele dag niet te denken aan alles wat je moet doen. Taken onthouden kost energie en nadenken over alles wat je de hele week moet doen, kan vermoeiend en overweldigend zijn. Splits alle benodigde taken op in een lijst voor elke dag, en u hoeft zich hier geen zorgen meer over te maken. Kijk maar naar de lijst van vandaag.

Rusten

Rusten, ook al lijkt het tegenstrijdig, is een belangrijke tijdmanagementvaardigheden. Hoewel lange werkdagen of pauzes tijdens het pauzeren soms de productiviteit op de korte termijn verbeteren, zorgt uw uitputting er later voor dat uw gemiddelde productiviteit daalt. Behalve voor zeldzame noodsituaties, is het belangrijk om weerstand te bieden aan de verleiding om te veel te werken. Neem noodzakelijke pauzes en een redelijke stoptijd op in uw schema.

Delegatie

Afhankelijk van het type werk dat u doet, kunt u sommige taken delegeren. Weten wat te delegeren en wanneer is een vaardigheid. Sommige mensen verzetten zich tegen delegeren, ofwel omdat ze de controle willen behouden of omdat ze geld willen besparen door geen assistenten in dienst te nemen. Beide benaderingen zijn uiteindelijk schadelijk voor de productiviteit en verhogen de kosten.

Bedenk echter dat als je tijdmanagement zorgvuldig uitoefent en nog steeds niet alles kunt doen, je misschien te veel probeert te doen. Het is beter om te slagen in een paar taken dan om te proberen en dan te falen bij velen.

Voorbeelden op de werkplek

A - E

• Het aanpassen van plannen aan veranderende omstandigheden
• Tijd toewijzen voor specifieke taken
• Processen analyseren en de eenvoudigste manier selecteren om een ​​taak te volbrengen
• Hulp vragen wanneer overweldigd door eisen
• Assertiviteit om nee te zeggen tegen ongepaste eisen die afleiden van centrale taken
• Aanvallen van meer complexe taken als u de hoogste energie en de scherpste concentraties hebt
• Controleren hoe tijd wordt besteed
• Vermijd overdreven klein gepraat met collega's
• Vermijden van uitstelgedrag; acteren in plaats van piekeren
• Bredere doelen in kleinere delen splitsen en op één stap tegelijk focussen

• Projecten opsplitsen in beheersbare delen
• Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse "to do" -lijsten maken
• Schema's maken
• Meer routinematige taken delegeren aan personeel op een lager niveau
• Goed eten om energie te behouden
• Tijdverspillers elimineren
• Oefenen en deelnemen aan andere stressverlagende activiteiten tijdens de vrije tijd om de energie te maximaliseren tijdens het werk

F - Z

• Vergemakkelijken van efficiënte vergaderingen; vasthouden aan tijdsframes voor vergaderingen
• Groepeer gelijkaardige taken samen om de overgangstijd te beperken
• Een georganiseerd werkterrein onderhouden
• Multitasking; soepel schakelen van de ene taak naar de andere
• Openheid voor efficiëntere manieren om dingen te doen
• Organiseren van digitale bestanden voor eenvoudig terugvinden
• Uw dag plannen de avond ervoor of het eerste in de ochtend
• Prioritering van verzoeken en eisen
• Prioriteit toekennen aan een lijst met projecten en zich richten op taken van hogere waarde met meer directe deadlines

• nauwgezetheid
• Mobiele telefoons opzij zetten om de afleiding van persoonlijke berichten te elimineren tenzij vereist voor werk
• Herziening van de prestaties en elimineren van afwijkingen van prioriteiten
• Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse doelen instellen
• Realistische normen stellen voor kwaliteit en perfectionisme vermijden
• Specifieke tijden instellen voor het reageren op e-mail
• Korte pauzes nemen om energie te herstellen
• Elk stuk papier aanraken of elke e-mail slechts één keer lezen, indien mogelijk