Onkostenvergoeding bij reizen voor zaken

Onkostenvergoeding is een methode om werknemers terug te betalen wanneer ze hun eigen geld uitgeven terwijl ze op het moment van de onderneming werken. Deze kosten komen meestal voor wanneer een werknemer op zakenreis is.

Reiskosten kunnen zijn: logies, vluchten, vervoer over de weg, tips voor piccolo's, maaltijden en andere incidentele kosten die een werknemer tijdens het reizen voor zijn werk kan ervaren. Andere zakelijke uitgaven kunnen zaken omvatten als het nemen van klanten of toekomstige werknemers voor lunch of diner, het kopen van boeken of ander educatief materiaal dat de werkgever dekt, of het besturen van uitgaven.

Soorten uitgaven die door een organisatie worden vergoed, vindt u in het zakelijke reis-, entertainment- en algemene vergoedingsbeleid van het bedrijf in het werknemershandboek. In sommige gevallen zijn uitgaven zoals stomerij en lidmaatschap van de sportschool op langere reizen gedekt. Hoewel entertainment voor klanten op zakenreizen een gebruikelijke vergoeding is, stellen de meeste bedrijven bestedingslimieten in voor eten en entertainment.

Hoe medewerkers kosten betalen

Steeds meer bedrijven vertrouwen werknemers van laag tot gemiddeld niveau toe die vaak met bedrijfscreditcards reizen. In plaats van kosten te betalen met hun eigen geld, brengen werknemers alles behalve incidentele kosten en tips in rekening op de creditcard van het bedrijf.

Dit is een handige benadering van kostenvergoeding voor de werknemer omdat de creditcardrekeningen de exacte uitgaven documenteren zonder dat de medewerker bonnen moet opslaan en reiskostenrapporten moet invullen.

Een andere methode om werknemers te betalen voor zakelijke reiskosten is met een dagvergoeding. Per dag is de vooraf bepaalde dagvergoeding die aan werknemers wordt betaald voor onkosten die zij maken tijdens het reizen voor zaken. Deze kosten kunnen zijn voor logies, maaltijden, fooien, taxi's en andere grondtransportkosten.

Het uitgavenrapport invullen

In het geval van het gebruik van de creditcard van de onderneming en het betalen van contanten, zullen werknemers waarschijnlijk een onkostenvergoedingsrapport moeten invullen bij terugkeer van de reis. Met de bedrijfscreditcard moeten ze minder uitleggen dan de voor de hand liggende kosten die op de creditcardrekening staan ​​(zoals een avondmaaltijd). Ze brengen ook het bedrijf in rekening voor de extra incidentele kosten waarvoor ze hebben betaald met hun eigen geld of creditcard.

Wanneer een medewerker contant betaalt, moet hij elke uitgave waarvoor vergoeding wordt gevraagd, vermelden en zo nodig rechtvaardigen. De meeste bedrijven stellen een datum vast waarop onkostenvergoedingsrapporten moeten worden ingediend en alle uitgaven worden gecontroleerd door de boekhouding, evenals de verklaringen van de creditcardmaatschappij. Alle ongerechtvaardigde kosten, of kosten die zijn uitgesloten door het bedrijfsbeleid, worden niet vergoed - dit veroorzaakt problemen voor de werknemer.

Ongebruikelijke situaties

Laten we zeggen dat een verkoper tijdens een reis een huisdier meeneemt en de kosten van een hoteltoeslag in rekening brengt op de creditcard van het bedrijf. Hij beweert dat het hotel de kosten niet zou afscheiden en zij zouden het bedrijf terugbetalen.

Is dat een misbruik van bedrijfsfondsen? Het lijkt zo. Of het nu schriftelijk is of niet, het is vrij duidelijk dat het gebruik van een bedrijfscreditcard alleen voor bedrijfskosten moet worden gebruikt. In sommige gevallen kan persoonlijk gebruik van een bedrijf leiden tot beëindiging. Hier is echter wat u moet overwegen. Heeft de werknemer verantwoording afgelegd en het probleem uitgelegd dat het hotel de kosten van het huisdier niet kon scheiden? Of was de werknemer betrapt op een zorgvuldige beoordeling van haar uitgaven in de boekhouding?

Een andere overweging is dat andere werknemers in het verleden door het bedrijf zijn vergoed voor soortgelijke uitgaven? Als dat zo is, is disciplinaire actie niet in orde. Als het bedrijfsbeleid echter duidelijk aangeeft dat een specifieke uitgave niet is toegestaan ​​en de werknemer wordt betrapt (niet direct), dan moet HR een soort van ernstige disciplinaire maatregelen nemen. Niet elke situatie is duidelijk. Soms moet je informeren en een beetje graven voordat je actie onderneemt.