Rollen en verantwoordelijkheden van een ontmoetingsleider

De leider van de vergadering is de medewerker die verantwoordelijk is voor het plannen, organiseren, beheren van de details over en het uitnodigen van de deelnemers voor een vergadering. Zij zijn de medewerker die de leiding heeft over en verantwoordelijk is voor de voortgang van de daadwerkelijke vergadering. Ze ondernemen actie vóór, tijdens en na de vergadering om ervoor te zorgen dat de vergadering zijn doelen met succes bereikt.

Wie leidt de vergadering?

De leider van de vergadering is de sleutel in het succesvol maken van vergaderingen en teams. De medewerker die als gespreksleider fungeert, is van cruciaal belang. In sommige vergaderingen is de leider het afdelingshoofd, de teamleider of de persoon die door het senior management is aangesteld om een ​​initiatief te leiden. Deze werknemers werden geselecteerd op hun leiderschapsrol vanwege hun waargenomen vaardigheden als manager of leider.

Op andere momenten kan een medewerker vanzelfsprekend de leider zijn. Deze leiders zijn werknemers waar andere werknemers naar opkijken en respecteren. Bij andere gelegenheden kan een team besluiten om de leiderschapsrol onder alle leden te roteren. Hierdoor kunnen alle teamleden hun vaardigheden blijven ontwikkelen als ontmoetingsleiders en in het algemeen voor het creëren van succesvolle vergaderingen.

Verantwoordelijkheden van de Meeting Leader

Hierna volgen de belangrijkste verantwoordelijkheden van een leider in een vergadering.

• Bepaalt het doel, de taak of het doel dat moet worden bereikt. Dit is vaak een opdracht of onderdeel van de taakomschrijving van de leider.
• Bepaalt of een vergadering de best mogelijke methode is om het doel of doel te bereiken of om het gewenste resultaat te bereiken. Beantwoord de vraag: is een vergadering nodig?
• Bepaalt wie moet helpen bij het plannen van de vergadering.
• Met een team of als leider, beslist over de agenda voor de vergadering. (In doorlopende vergaderingen is deze taak voltooid aan het einde van de huidige vergadering.)
• Bepaalt de datum, tijd en locatie het vaakst met behulp van een gedeelde organisatiekalender.

• Puts samen voldoen aan pre-werk, zoals lezen, financiële informatie, geschiedenis, gerelateerde notulen van teamvergaderingen, enzovoort.
• Nodigt deelnemers uit en verspreidt opdrachten en pre-work waarbij zoveel mogelijk tijd wordt besteed zodat deelnemers voorbereid op de vergadering komen.
• Zorgt ervoor dat de vergadering een recorder of notulist heeft om de procedure en eventuele verplichtingen, actiepunten of beslissingen te documenteren. Benoemt een tijdwaarnemer, indien nodig voor het ordelijke verloop van een vergadering.
• Mag een ijsbreker gebruiken om de deelnemers op te warmen en een omgeving te creëren waarin de deelnemers aan de vergadering comfortabel met elkaar communiceren en ideeën en informatie uitwisselen.

• Komt vroeg aan en leidt de vergadering door het op orde te houden, op het goede spoor te houden en alle deelnemers te betrekken, zodat iedereen vindt dat hun aanwezigheid essentieel was tijdens de vergadering. Dit verzekert hun deelname aan de volgende vergadering
• Spice up van de bedrijfsvergadering zodat deelnemers zich niet saai en verveeld voelen. Of het nu gaat om ijsbrekers, humor of leuke voorbeelden, geen enkele ontmoeting moet eindigen zonder te lachen.
• Zorgt ervoor dat de volgende stappen en actie-items worden toegewezen en afgehandeld.
• Debriefs de vergadering en plant de agenda voor de volgende vergadering.

• Follow-up van deelnemers tussen vergaderingen om ervoor te zorgen dat actie-items op schema liggen en om hulp en / of middelen te bieden als de vrijwilliger problemen ondervindt.

Extra leidersrollen

De leider van de vergadering neemt deze verantwoordelijkheden op zich, maar heeft ook rollen met betrekking tot communicatie, rapportage en prestaties van teamgenoten.

Elk lid van een team of vergadering dat crossfunctioneel is, heeft de plicht om zijn of haar afdeling of functie op de hoogte te houden van de activiteiten en de voortgang van een vergadering of een doorlopend team. Ze hebben ook de verantwoordelijkheid om input te vragen van collega's die niet in het team of in de vergadering zitten. Niet elke medewerker kan elke vergadering bijwonen.

De leider heeft de bijkomende verantwoordelijkheid om senior managers betrokken te houden en te informeren via effectieve communicatie en feedback. Gebouwhouderschap van medewerkers buiten het team of vergadering, met name organisatieleiders, zorgt ervoor dat het team of de vergadering succesvol is in het ontwikkelen, implementeren en integreren van zijn oplossingen of ideeën.

Als een deelnemer aan een vergadering niet effectief presteert in de vergadering, heeft de leider de verantwoordelijkheid om het gedrag te corrigeren door middel van doeltreffende technieken voor het ontmoeten van leiders tijdens de vergadering en effectieve coaching buiten de vergadering. Een deelnemer aan de vergadering die de vergadering monopoliseert met zijn of haar mening of kritiek uit op andere leden voor hun mening, moet worden gecorrigeerd voordat de persoon het succes van de vergadering saboteert.

Deze acties zijn nodig totdat deelnemers aan de bijeenkomst een niveau van comfort en volwassenheid bereiken dat hen in staat stelt om de leider te helpen door zichzelf op te vrolijken als ineffectieve gebeurtenissen zich ontvouwen en disfunctionele leden de voortgang onderbreken.

Een effectieve ontmoetingsleider kan niet garanderen dat een project of team succesvol presteert, maar hij of zij is een belangrijke bijdragende factor wanneer projecten, afdelingen, vergaderingen of teams slagen.

Vergadernotulen leveren een effectieve bijdrage aan succesvolle vergaderingen wanneer er op gepaste wijze notulen worden geschreven en tijdig worden verspreid.