U kunt exit-participatiepercentages verbeteren

Exit-interviews zijn een van de beste manieren om echte en eerlijke feedback van werknemers te krijgen. Het nadeel is dat het enige tijd kost om een ​​aanzienlijke hoeveelheid gegevens uit exit-interviews te verzamelen. Door uw deelnamepercentage te verhogen, kunt u echter sneller grotere hoeveelheden bruikbare informatie krijgen uit uw exit-interviews.

Wat beschouwd wordt als een goede participatiegraad voor uittredingsinterviews

Uit onderzoek blijkt dat het gemiddelde responspercentage voor exit-interviews bij papier en potlood ongeveer 30-35 procent is. Dit betekent dat een bedrijf met 2000 werknemers en een omzetcijfer van 15 procent ongeveer 100 voltooide exit-interviews per jaar zou verwachten. Op dit participatieniveau krijgt de organisatie exit-feedback van slechts 5 procent van de totale werknemerspopulatie.

Met slechts een beetje extra inspanning zou je die respons kunnen verdubbelen. 65 procent of beter is een goed doel voor deelname aan exitgesprekken. U kunt dit doen met exit-interviews op papier en met potlood, online online exitinterviews en exit-interviews met de telefoon.

Het meten van uw deelname aan het Exit-interview

Om uw responspercentage te meten, deelt u het aantal voltooide exit-interviews met het aantal werknemers van wie u een exit-interview hebt aangevraagd. Idealiter zou het tweede getal gelijk moeten zijn aan het totale aantal beëindigingen, maar om praktische redenen is dit over het algemeen niet het geval.

Als u bijvoorbeeld 125 voltooide exit-interviews hebt afgenomen van 300 mensen die u hebt gevraagd om een ​​exit-interview af te leggen, is uw participatiegraad 125/300, wat gelijk is aan 0,416 of 41,6 procent.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je een goede methode hebt om dit soort deelname bij te houden. U wilt ten minste de participatiegraad bijhouden aan het begin van een verbeteringsproject en vervolgens periodiek daarna.

Een ideaal scenario is om een ​​lopend gemiddelde te houden waar u regelmatig naar kunt verwijzen. Dit realtime-nummer waarschuwt u onmiddellijk voor een afname (of toename) van de werknemersparticipatie bij exitinterviews. Een online exit-interviewbeheersysteem zou dit automatisch voor u moeten doen.

Grote bedrijven willen misschien de participatiepercentages afzonderlijk bijhouden voor dochterondernemingen, grote divisies of geografische regio's. Kleine tot middelgrote bedrijven kunnen over het algemeen profiteren van een totale participatiegraad voor de organisatie.

Als u besluit dat uw deelname aan exit-interviews verbetering kan doorstaan, is de volgende stap het analyseren van uw huidige exit-interviewproces. De twee belangrijkste aandachtsgebieden zijn:

1. Waarom kiezen werknemers ervoor om het exit-interview niet af te ronden?
2. Zijn er logistieke problemen waardoor personeelsleden de informatie niet tijdig en effectief aan medewerkers kunnen verstrekken?

Medewerkers die hun exit-interview niet invullen

Enkele van de redenen waarom werknemers ervoor kiezen om geen exitinterviews te voltooien, zijn:

• Het exit-interview is te lang.
• De exit-interviewvragen zijn verwarrend of persoonlijk-invasief.
• De werknemer gelooft niet dat het exit-interview zal worden gelezen of een verschil zal maken.
• De werknemer is bang voor repercussies.
• De werknemer is boos op het bedrijf.
• De werknemer trekt uit of vergeet.
• Het proces is moeilijk of ongemakkelijk.

Als u een exit-interviewonderzoek met beoordeelde vragen gebruikt, hebben 35-60 vragen betrekking op de juiste lengte van de enquête. Meer dan 60 vragen beginnen lang en ongemakkelijk te voelen voor de werknemer. Als u 70 vragen overtreft, moet u voorbereid zijn op een groter aantal onafgesloten exit-interviews.

Bekijk de vragen van uw exit-interview voor de eenvoud. Zet jezelf in de schoenen van de werknemer en vraag jezelf af hoe je het zou vinden om de vragen te beantwoorden. Vermijd veel exit-interviewvragen die om gevoelens en emoties vragen.

Veel werknemers zijn niet afgestemd op hun gevoelens (of willen ze ze misschien niet met u delen). Het is een stuk gemakkelijker voor een werknemer om de effectiviteit van een proces te beoordelen dan hoe zij over het proces denken.

Feedback afsluiten Feedback genegeerd

Medewerkers zullen hun exitinterviews niet voltooien als zij van mening zijn dat de feedback die zij geven niet zal worden gelezen of onmiddellijk zal worden genegeerd. Het is belangrijk om medewerkers te laten weten dat u hun feedback op prijs stelt. Wanneer u verbeteringen aanbrengt op basis van suggesties van exit-interviews, wees dan niet bang werknemers te vertellen waar het idee vandaan komt.

Na verloop van tijd zullen werknemers leren dat je wel luistert. Zodra dit een deel van de bedrijfscultuur wordt, kunt u verzekerd zijn van veel open en eerlijke ideeën, suggesties en kritieken.

Repercussies van eerlijke feedback

Wees ook duidelijk met medewerkers dat eerlijke feedback niet tot repercussies zal leiden. Uitspraken in een exit-interview mogen nooit worden gebruikt om te voorkomen dat ze in de toekomst opnieuw kunnen worden ingehuurd.

Er zijn veel veronderstelde experts die werknemers vertellen om niet eerlijk te zijn op hun exit-interviewformulier of helemaal niet in te vullen. Ze beweren dat bedrijven deze informatie gebruiken tegen de werknemers. Human Resource-professionals weten dat dit onzin is, maar ze moeten nog steeds vechten tegen deze ongegronde perceptie.

Angry Feedback van medewerkers

Medewerkers die boos zijn op het bedrijf, hebben misschien het gevoel dat ze niet willen helpen door deel te nemen aan het exit-interview. Je kunt deze werknemers aanmoedigen om hun woede te ventileren in het exit-interview. Veel van deze boze werknemers zijn blij met de kans om hun stem te laten horen, vooral als ze weten dat het door het senior management zal worden gehoord.

Een schoon en vereenvoudigd proces is ook belangrijk. Of het nu op het web is of op papier en met potlood, het formulier voor het afsluiten van een interview moet mooi worden uitgelegd met een intuïtieve en gemakkelijk te begrijpen enquêteformaat.

Logistieke problemen zijn het tweede belangrijke onderzoeksgebied in uw exit-interviewproces. Er zijn over het algemeen zwakke schakels in elk proces en exitinterviews vormen hierop geen uitzondering. Uw onderzoek moet de hele keten van gebeurtenissen omvatten die begint wanneer een werknemer kennisgeving doet en eindigt wanneer de werknemer het exit-interview indient.

Audit Your Exit Interview Process

U kunt beginnen met het auditen van uw exit-interviewproces door de volgende informatie te achterhalen.

• Hoe geven werknemers over het algemeen kennis van hun voornemen om te beëindigen?
• Wie is de eerste persoon die op de hoogte is en hoeveel kennisgeving wordt meestal gegeven?
• Wie vertelt de afdeling Human Resource en hoe? Hoe snel nadat de medewerker op de hoogte is gebracht, wordt HR op de hoogte gesteld? Wie wordt als eerste op de hoogte gebracht van HR?
• Wie is er verantwoordelijk voor het starten van het exit-interview? Wanneer worden deze persoon (s) op de hoogte gesteld van beëindigingen van werknemers?
• Hoe wordt de werknemer op de hoogte gesteld van het exit-interview? Door wie? Welke methode? Wanneer?
• Is er duidelijk eigenaarschap over Human Resources van het exit-interviewproces? Begrijpen degenen die bij het proces betrokken zijn het belang en de urgentie van de exitinterviews?
• Wat is de medewerker verteld over het exit-interview? Op welke manieren worden ze aangemoedigd om het exit-interview af te ronden? Worden medewerkers meer dan eens en op meerdere manieren verteld?
• Is het exit-interview eenvoudig in te vullen?
• Wanneer en waar zal de werknemer het exit-interview afronden? Is er gemakkelijk toegang tot de benodigde middelen?
• Heeft de medewerker privacy om het exit-interview af te ronden als deze het op het werk afrondt?
• Zijn supervisors en managers voorstander van het exit-interviewproces? Zijn ze bang negatieve feedback van werknemers te ontvangen? Vertrouw je op angstige supervisors om informatie over het exit-interview door te geven aan werknemers?
• Is het gemakkelijk voor werknemers om hun exit-interviews in te dienen?

Bekijk elk van de bovenstaande controlevragen en neem een ​​grondige blik op uw exit-interviewproces. Bepaal wat u kunt doen om elk van deze gebieden te verbeteren. Nadat u uw beoordeling hebt voltooid, kunt u direct verbeteringen aanbrengen.

Meet uw exit-interviewproces opnieuw

Sommige veranderingen die u aanbrengt, zullen de participatiegraden zeer snel aanzienlijk verbeteren. Anderen zullen meer tijd nodig hebben om de bedrijfscultuur effectief te doordringen.

Herzie uw participatiegraden op drie maanden, zes maanden, negen maanden en twaalf maanden. Tegen het merk van twaalf maanden zou je een dramatische verbetering van de participatiegraden van je exitgesprek moeten verwachten. Dit betekent dat u meer gegevens heeft die kunnen worden gebruikt om de omzet te beperken en de retentie van medewerkers te verhogen.

Conclusie

U kunt de waarde van uw exit-interviews aanzienlijk verhogen door het aantal terminating-medewerkers dat deelneemt aan het exit-interviewproces te vergroten. Door zowel de inhoud als de structuur van het exit-interview samen met uw eigen interne processen te beoordelen en te verbeteren, kunt u uw deelnamepercentage aanzienlijk verhogen.

Overweeg ten slotte de mogelijkheid dat een daadwerkelijk persoonlijk gesprek met een HR-medewerker niet alleen uw deelnamepercentage verbetert, maar ook betere informatie oplevert. Je kunt de waarde van follow-upvragen niet onderschatten.

--------------------------------------------

Beth Carvin is de CEO van Nobscot Corporation met een achtergrond in business, ondernemerschap, human resources, werving, verkoop en bedrijfsontwikkeling.