10 Tijdloze Time Management-technieken

Iedereen heeft dezelfde 24 uur per dag, maar sommige mensen lijken in die tijd veel productiever te zijn dan anderen. Als u zich niet productief voelt, is de gebruikelijke oplossing die u te binnen schiet, dat u uw tijd beter moet beheren. Je kunt de tijd niet echt 'managen', want er zijn 24 uur per dag, 60 minuten per uur, 60 seconden per minuut en dat verandert nooit.

U kunt echter bepalen waar en hoe u uw tijd doorbrengt en acties ondernemen om tijdverspillers te verminderen of te elimineren. In feite is het managen van tijd eigenlijk alles om jezelf te beheren.

Hieronder volgen tien tijdloze manieren om elke dag uw schema onder controle te krijgen om het meeste uit uw beschikbare tijd te halen.

1) Stel prioriteiten met prioriteit vast

Zonder doelen zul je merken dat je de neiging hebt om achter alles aan te gaan wat het meest urgent lijkt of je in het gezicht staart. Het is moeilijk om niet te worden afgeleid door glimmende objecten. Om dit te voorkomen, moet u erachter komen wat uw prioriteiten in het leven zijn, en er naartoe gaan door jaarlijkse, maandelijkse, wekelijkse en dagelijkse doelen of gewenste resultaten vast te stellen. Sorteer elk van deze met behulp van het volgende systeem:

• Belang: (A = hoog, B = gemiddeld, C = laag)
• Urgentie: (1 = hoog, 2 = gemiddeld, 3 = laag)

Werk altijd eerst aan de meest urgente en belangrijke doelen en taken (A1) en ga vervolgens verder met uw lijst.

2) Volg de 80/20 regel

De "80/20 regel", ook bekend als Pareto's Principe, zegt dat 80 procent van uw resultaten afkomstig is van 20 procent van uw acties. Het is een manier om uw tijdsbesteding te bekijken, prioriteiten te stellen aan de door u gekozen taken tegen uw belangrijkste doelen. Richt u zich op de 20 procent activiteiten die 80 procent van uw gewenste resultaten opleveren?

3) Leer om nee te zeggen

Wanneer anderen een verzoek van u indienen, zijn deze taken mogelijk belangrijk voor hen, maar conflicteren ze met uw belangrijkste doelen. Vooral als het iets is dat je graag zou willen doen, maar er simpelweg geen tijd voor hebt, kan het heel moeilijk zijn om nee te zeggen.

Hoewel het geweldig is om een ​​teamspeler te zijn, is het ook belangrijk om te weten wanneer en hoe je assertief kunt zijn en laat de persoon weten dat je op dit moment niet met hun verzoek kunt omgaan. Als je het ermee eens bent om de taak op zich te nemen, onderhandel dan een deadline die hen helpt hun doelen te bereiken zonder je eigen doelen te moeten opofferen.

4) Overwerk vertragen met behulp van het "4D" -systeem

• Verwijder het: Wat zijn de consequenties van het helemaal niet doen van de taak? Overweeg de 80/20 regel; misschien hoeft het niet in de eerste plaats te gebeuren.
• Delegeer het: Als de taak belangrijk is, stel jezelf dan de vraag of het echt iets is dat je in de eerste plaats moet doen. Kan de taak aan iemand anders worden gegeven? Zie "10 dingen die een manager nooit mag delegeren."
• Doe het nu: Het uitstellen van een belangrijke taak die moet worden uitgevoerd, creëert alleen maar gevoelens van angst en stress. Doe het zo vroeg op de dag als je kunt.

• Uitstellen: Als de taak er een is die niet snel kan worden voltooid en geen item met een hoge prioriteit is, stel hem dan gewoon uit.

5) Eet de kikker

Uit Brian Tracey's boek, Eet die kikker "Als het eerste wat je elke ochtend doet, het is om een ​​levende kikker te eten, kun je de dag doorgaan met de voldoening te weten dat dit waarschijnlijk het ergste is wat je de hele dag zal overkomen."

Uw kikkers zijn elke dag de taken die de grootste impact hebben op het bereiken van uw doelen, en de taken die u waarschijnlijk het starten met uitstellen uitstelt.

6) Verklein het aantal vergaderingen

Slecht gerunde vergaderingen zijn tijdrovend, vermenigvuldigd met het aantal personen in de vergadering. Zie "Een teamvergadering leiden".

7) The Glass Jar: Rocks, Pebbles, Sand en Water

Categoriseer uw taken op deze manier en pak vervolgens eerst de 'rocks' aan. Als je de kleine dingen (het zand, de kiezels en het water) blijft aanhouden, en niet de belangrijke strategische items, de rotsen, dan zal je pot snel vollopen zonder ruimte voor meer stenen.

8) Elimineer Electronic Time Wasters

Iedereen heeft bepaalde afleidingen die hen onderbreken en hun tijd wegnemen van hun werk. Is die van jou Facebook? Twitter? E-mail controleren? Continu berichten met vrienden en familie? Stop met het zo vaak controleren van deze soorten taken. Stel een tijd in, controleer dan en behandel ze allemaal tegelijk. Geef jezelf 30 minuten en ga terug aan de slag. Batch ze en neem een ​​of twee keer per dag een pauze om te reageren.

9) Organiseer je

Om elke dag effectief uw tijd te beheren en productief te zijn, moet u de juiste omgeving creëren. Nutteloze rommel elimineren, een effectief archiveringssysteem opzetten, een locatie in de buurt hebben voor alle werkitems die u regelmatig nodig hebt, en werkstroombeheerhulpmiddelen gebruiken om u te helpen een productieve omgeving te creëren.

10) Zorg voor uw gezondheid

Een goede nachtrust, gezond eten en lichaamsbeweging geven je de energie, focus en uithoudingsvermogen die nodig zijn om het meeste uit je dag te halen. Het kan lijken dat werk belangrijker is en je kunt altijd later slapen, eten en sporten. Als u echter uw gezondheid verliest, kunt u niet werken, of doet u nog heel wat anders, dus beknibbelt niet op het zorgen voor uzelf.