Meer informatie over vergadermomenten en waarom ze belangrijk zijn

Vergaderminuten zijn de schriftelijke of geregistreerde documentatie die wordt gebruikt om aanwezigen en niet-aanwezigen te informeren over wat er is besproken of wat er tijdens een vergadering is gebeurd. Vergadernotulen of notities worden in het algemeen genomen door een aangewezen notulist voor vergaderingen tijdens de procedure, zodat een nauwkeurig verslag bestaat van wat er tijdens de vergadering gebeurde.

Notulen omvatten meestal:

• Namen van deelnemers
• Agendapunten gedekt
• Beslissingen van deelnemers
• Follow-upacties toegezegd door de deelnemers
• Vervaldata voor het nakomen van verplichtingen
• Eventuele andere evenementen of discussies die het waard zijn te documenteren voor toekomstige beoordeling of geschiedenis

Meeting Minutes als een historisch document

Als historisch document zijn notulen nuttig voor het documenteren van de belangrijkste ideeën of discussiepunten die tot een beslissing hebben geleid. Bijvoorbeeld, effectieve vergaderingsnotulen kunnen de vijf alternatieven specificeren die het team heeft besproken en de belangrijkste reden dat er een is geselecteerd over de andere.

Notulen voor de typische zakelijke bijeenkomst hoeven niet elke discussie of staat in detail te registreren wie wat heeft gezegd. Natuurlijk is deze regel anders voor andere soorten vergaderingen, zoals rechtszittingen en situaties waarin juridische stappen worden besproken. Voor dit soort vergaderingen is een nauwkeurige registratie van het gesprek en de uitspraken vereist. Maar, tenzij human resources een rechtszaak bespreekt, documenteert de typische vergadering op de werkvloer niet elke jota.

Wanneer en hoe vergaderminuten te delen

Idealiter worden vergadernotulen vastgelegd op een elektronisch apparaat, zoals een laptop of iPad, en na een snelle beoordeling van de spelling, grammatica en duidelijkheid, elektronisch verspreid aan de deelnemers aan de vergadering aan het einde van de vergadering. Op deze manier hebben de deelnemers onmiddellijk bericht van hun verplichtingen en deadlines en kunnen ze vragen stellen of opheldering vragen. Als dit niet mogelijk is omdat de recorder de minuten wil transcriberen of op fouten wil controleren, moet hij deze binnen 24 uur na de vergadering verspreiden.

Minuten dienen ook als herinnering aan de toezeggingen die teamleden tijdens de vergadering hebben gedaan en helpen deelnemers deze items over te brengen naar hun agenda's en dagelijkse takenlijsten.

De recorder moet de notulen van de vorige vergadering altijd aan het begin van de volgende vergadering bekijken, zodat mensen deze kunnen controleren op nauwkeurigheid en volgende stappen.

Hoe organisaties omgaan met het nemen van vergaderingsnotulen

Van cruciaal belang voor het succes van een vergadering, minuten geven een geregistreerde geschiedenis van de vergadering voor deelnemers en voor medewerkers die niet in staat waren om deel te nemen. Zonder volledige notulen worden de kansen op succes van de vergadering verminderd omdat mensen per saldo niet tegelijkertijd een schat aan informatie kunnen absorberen en behouden.

De medewerker die de notulen maakt, is meestal lid van het team en neemt notities tijdens het deelnemen aan de vergadering. In vergaderingen met juridische of overheidsgerelateerde procedures of in vergaderingen van bestuursorganen neemt een niet-deelnemend individu de officiële notulen en registreert vaak de procedure.

Om belangrijke informatie nauwkeurig vast te leggen, moet de recorder voor vergaderingen minuten een oor voor detail hebben en de mogelijkheid om gefocust te blijven. Deze medewerker moet ook effectief multitasken om deel te kunnen nemen aan de vergadering tijdens het opnemen van de notulen.

In sommige organisaties neemt dezelfde medewerker de notulen op elke vergadering. Of de verantwoordelijkheid kan van werknemer op werknemer overgaan. De rol van notulist leidt tot effectieve leiderschaps- en communicatievaardigheden en kan een begeerde taak zijn.

Vereisten voor een Meeting Minutes-recorder

De vereisten voor de recorder omvatten de mogelijkheid om:

• Leg nauwkeurig vast welke beslissingen, toezeggingen en belangrijke discussiepunten tijdens een vergadering zijn genomen
• Leg de actiepunten en vervaldatums vast waaraan de leden zich hebben verbonden (actie-items hebben namen gekoppeld, maar de notulen geven niet aan wie wat zei op informele vergaderingen op de werkplek)
• Bekijk de belangrijkste beslissingen en toewijzingen of vrijwillige toezeggingen en actie-items aan het einde van de vergadering, zodat deelnemers het kunnen afspreken voordat ze weggaan
• Wees een teamplayer en wees flexibel omdat deelnemers iets kunnen toevoegen of corrigeren waar ze het in de notulen niet mee eens zijn

• Werk snel om binnen 24 uur na de vergadering kopieën van de notulen van de vergadering te verspreiden