Hoe Long HR Employee-bestanden moet bewaren

Een van de grote dingen over Human Resources is dat we heel veel papierwerk hebben. Ton en ton en ton. Toegegeven, veel hiervan is tegenwoordig elektronisch, maar het principe blijft. HR houdt het bijhouden bij. En we moeten die gegevens bijhouden, maar voor hoe lang?

Dit zijn basisrichtlijnen voor het bijhouden van HR-gegevens. Vergeet echter niet dat staatswetten kunnen afwijken van deze richtlijnen. Als staatswetten en federale wetten met elkaar in strijd zijn, moet u altijd de records bijhouden op basis van welke vereiste langer is. Het is beter om iets te lang te bewaren dan niet lang genoeg.

Records huren

U moet al die cv's, aantekeningen van sollicitaties, sollicitaties en vacatures opslaan, en zelfs een record van uw zoekopdrachten bijhouden via uw systeem voor het bijhouden van sollicitanten, een jaar nadat het besluit om een ​​vacature aan te bieden werd gedaan. Dus als je een sollicitant interviewt en het hele proces drie maanden duurt, duurt het pas als de definitieve beslissing is genomen dat de klok begint te tikken.

Waarom moet je dit doen? Als iemand uw beslissing over het aannemen van een bedrijf in twijfel trekt, moet u aantonen dat u op geen enkele wijze, vorm of vorm illegaal discrimineert. Wetten zoals de Americans with Disabilities Act, Title VII en vele anderen vereisen dat je aantoont dat je in overeenstemming bent. Het bijhouden van deze records helpt u om dit te doen.

Drugstestrecords

Als u een drugstest voor een pre-employment onderzoek nodig hebt, maakt dit deel uit van het rekruteringsrecord en moet u een kopie van de resultaten gedurende één jaar bewaren. Als u aanvullende geneesmiddelen test, hetzij als gevolg van een incident op het werk of als onderdeel van een willekeurige controle, moet u deze gegevens ook gedurende één jaar bewaren. Als u echter bent onderworpen aan de voorschriften van het Department of Transportation, is het minimumtijdsbestek voor de testrecords voor geneesmiddelen vijf jaar.

Payroll / Timecards, Etc.

De wet vereist dat u deze gegevens gedurende drie jaar bijhoudt, maar recente rechtszaken betekenen dat het voor u slimmer zou zijn om ze langer te bewaren. U wilt een overzicht bijhouden van hoeveel elke werknemer is betaald en hoeveel uur zij hebben gewerkt voor hun gehele ambtstermijn in uw bedrijf. Houd uw gegevens ten minste vijf jaar nadat de werknemer vertrekt, ongeacht de reden.

Voor vrijgestelde werknemers hoeft u natuurlijk geen tijdregistratie bij te houden, omdat hun beloning hetzelfde is, ongeacht het aantal gewerkte uren. Als u echter een werknemer ten onrechte als werknemer heeft aangemerkt als niet-vrijgesteld, kunnen deze urenwerkverslagen u begeleiden bij het betalen van overuren. Zorg ervoor dat u opneemt hoe het bedrijf het loon heeft berekend. U moet bijvoorbeeld bijhouden of het een gewoon salaris, salaris plus commissie, overuren, stukwerk of een uurtarief per uur was.

U moet dit niet alleen doen voor loon- en belastingvragen, maar veel andere beslissingen zijn afhankelijk van het aantal gewerkte uren. Bijvoorbeeld, in aanmerking te komen voor FMLA is afhankelijk van het aantal uren gewerkt in een jaar. Als u een deeltijd-vrijgestelde werknemer heeft, kunt u overwegen tijdregistratie te eisen om vast te stellen of FMLA in aanmerking komt. Je moet ook kunnen bewijzen dat je je werknemers hebt betaald voor alle uren dat ze werkten.

Formulier I-9

Handhaaf het I-9-formulier van de werknemer, dat apart van uw personeelsdossiers wordt bewaard, gedurende drie jaar nadat u de werknemer hebt aangenomen en gedurende een jaar na beëindiging van het dienstverband, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.

Gezondheids- / pensioenvoordelen Informatie

U moet de gegevens van uw plannen voor al uw voordelen minimaal zes jaar bijhouden. De rechtbanken hebben geoordeeld dat als een medewerker je aanklaagt, zegt dat hij of zij een hoger pensioen verdient, het bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid van de werkgever is om te bewijzen dat ze niet meer te danken hebben, en niet de verantwoordelijkheid van de werknemer om te bewijzen dat ze het doen. Bewaar al deze beschrijvingen van het overzichtsschema.

Als u ex-werknemers hebt die in aanmerking komen voor COBRA en hun gezondheidsvoordelen uitbreidt, moet u die gegevens ook zes jaar bewaren om veilig te zijn. De wet specificeert geen retentie, maar omdat dit van toepassing zou kunnen zijn onder de Wet op de pensioenverzekering voor werknemers (ERISA), vereist deze wet zes jaar retentie. Voor de zekerheid gooi je deze gegevens niet weg.

FMLA Records

Wanneer een medewerker FMLA aanvraagt, moet u dat papieren spoor behouden, zelfs als u het verlof voor drie jaar weigert. Zorg ervoor dat u het verlof van elke werknemer bijhoudt - wanneer het is begonnen en hoeveel tijd wordt gebruikt. Als de medewerker intermitterende FMLA heeft, zorg dan dat je elke verlofregistratie bijhoudt en het aantal gebruikte uren documenteert. Datums en het aantal uren moeten worden gedocumenteerd. Vergeet niet dat met tussenpozen verlof een paar uur per dag of een paar dagen per week kan worden gebruikt. Documenteer alles en bewaar die gegevens.

Vergeet niet dat dit geen uitgebreide lijst is en alleen van toepassing is op federale statuten. Mogelijk bent u onderworpen aan aanvullende bewaringswetten voor het bijhouden van gegevens als u bijvoorbeeld een federale aannemer bent of als uw staat andere standaarden heeft. In geval van twijfel, gooi het niet weg.

U kunt toegang krijgen tot aanvullende bronnen over het bijhouden van gegevens en verplichte rapportage in de Society of Human Resource Management (SHRM).

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.