Welke werkgevers mogen niet in personeelsdossiers bewaren

Werkgevers mogen nooit bepaalde items in uw algemene personeelsdossier plaatsen. De inhoud van uw personeelsdossiers en -records is in het algemeen toegankelijk voor personeel van Human Resources, de werknemer en de manager of supervisor van de werknemer in sommige bedrijven.

In andere landen is de toegang beperkt tot personeel van HR en kunnen medewerkers toegang vragen tot hun gegevens. Advocaten kunnen de inhoud van de personeelsdossiers ook dagvaarden voor rechtszaken en klachten van de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Een voormalige werknemer kan ook een kopie van zijn of haar personeelsdossiers opvragen.

Best practices maken het personeelsdossier alleen toegankelijk voor personeelsleden van Human Resources. U moet personeelsdossiers achter slot en grendel bewaren in een opslagruimte die ze ontoegankelijk maakt voor andere werknemers.

Met al deze potentiële toepassingen en potentiële kijkers van de personeelsdossiers van uw werknemers, moet een werkgever ervoor zorgen dat onbevooroordeelde, feitelijke documentatie van de arbeidsverleden van een werknemer in uw personeelsdossiers bewaard blijft.

Daarom wilt u deze algemene richtlijnen toepassen op de documentatie die u in de personeelsdossiers van uw organisatie bewaart.

Richtlijnen voor de inhoud van het personeelsdossier

Informatie in personeelsdossiers moet feitelijk zijn.

Beoordelingen van het personeel van de supervisor of personeelszaken; willekeurige notities; roddel; ongegronde geruchten; vragen, rapporten of aantijgingen van andere werknemers die onontgonnen zijn; beschuldigingen die niet worden nagestreefd, onderzocht en beëindigd; en alle andere niet-feitelijke informatie, commentaar of aantekeningen moeten worden uitgesloten van het personeelsbestand van een werknemer.

Een van de slechtste voorbeelden van beledigend commentaar dat een HR-manager vond die in een personeelsdossier van een medewerker werd ingediend, betrof de sollicitatiebriefjes van een sollicitatiemanager. De ene zei: "Mogelijk te dik om de trap op en af ​​te lopen als dat nodig is." Stel je voor dat de werknemer, een advocaat en zelfs toekomstige werknemers en supervisors zulke opmerkingen lezen.

In een ander bedrijf ontdekte de manager ongefundeerde aantekeningen die managers en anderen in de bestanden van de werknemer hadden geplaatst, bijvoorbeeld: 'Mary is boos omdat ze geen salaris heeft gekregen, maar ze vertraagde haar werk doelbewust om zelfs met haar manager aan de slag te gaan.' Zie je het probleem?

Personeelsrecords moeten zorgvuldig worden toegewezen aan hun juiste bestandslocaties.

Bepaal een protocol voor de administratie van uw bedrijf op basis van nationale en federale wetten, arbeidswetgeving zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) en best practices voor werkgevers.

Blijf dan bij het protocol. U wilt geen verontschuldigingen van een willekeurige dokter vinden die in het personeelsdossier zitten als ze in een medisch dossier thuishoren. Noch wilt u de reden en de rechtvaardiging voor de promotie van een werknemer in het loonbestand.

U wilt ook niet dat een wervingsbeslissing met achtergrondcontrole of aantekeningen van besprekingen met voormalige werkgevers in het personeelsdossier wordt vastgelegd.

Supervisors, managers en andere medewerkers die documentatie in personeelsdossiers plaatsen, moeten worden opgeleid.

Elke persoon die toegang heeft en documenten in een personeelspersoneelsbestand kan plaatsen, moet worden opgeleid om de documentatie op de juiste manier te kunnen schrijven.

Sturen in een werknemer berisping dat de werknemer een complete deadbeat was, zal uw personeelsrecords geen prijzen winnen. Maar van ongecoördineerde supervisors is bekend dat ze soortgelijke uitspraken doen en deze in personeelspersoneelsbestanden plaatsen.

Beter nog, beperk de toegang tot de bestanden tot uw HR-personeelslid die verantwoordelijk is voor de administratie en weet wat wel en niet in een personeelsdossier moet worden geplaatst.

Breng de informatie die u in personeelsdossiers plaatst in evenwicht.

Neem zowel de positieve als de negatieve aspecten van de arbeidsverleden van een medewerker op. Te vaak benadrukken personeelsbestanden elke negatieve gebeurtenis en missen de positieve componenten die elke medewerker ervaart. Denk aan raises, promoties, excellentie-beloningen en kopieën van complimenten en dank u notities.

Herken het verschil tussen de persoonlijke notities van een supervisor over zijn rapporteringspersoneel en de officiële bedrijfsdocumenten.

De opmerkingen van de supervisor die worden gebruikt voor prestatieverbetering, het bijhouden van projecten en het voltooien van doelen en het eerlijk bepalen van raises en prestatieontwikkelingsplannen, horen bijvoorbeeld in het privébestand van een supervisor en niet in de officiële personeelsrecords van het bedrijf.

Erken ook de noodzaak om supervisors te trainen in het maken van notities en het bijhouden van documentatie in hun beheersbestand. Dezelfde criteria voor feiten, geen meningen en specifieke voorbeelden, geen geruchten, zijn van toepassing op privé-notities.

De privé-notities van de supervisor kunnen worden gedagvaard in het geval van een rechtszaak, dus voorzichtigheid is zelfs aanbevolen voor privé-notities. Het wordt afgeraden om toezichthouders kopieën te laten bewaren van records die in het officiële personeelsdossier staan ​​in hun managementbestand.

Het inhuren van documentatie en interviewnotities vormen een beetje een dilemma.

De beste werkwijze is om voor elke positie die u opvult een apart bestand bij te houden dat alle documentatie bevat die betrekking heeft op het invullen van die positie van de vacature tot de referentiecontroles. De cv's, sollicitatiebrieven en sollicitaties van de sollicitanten horen in dit bestand, behalve dat u de aanvraag van de ingehuurde werknemer naar het personeelsdossier van de werknemer moet verplaatsen.

Dit bestand bevat de officiële checklists en formulieren die streven naar een onbevooroordeelde weergave van de kwalificaties van een potentiële werknemer en ondersteunen uw beslissing om de meest gekwalificeerde kandidaat in dienst te nemen. De meningen en opmerkingen van de rekruteringsmanager die tijdens het wervingsproces zijn genomen, horen niet thuis in dit bestand.

Human Resources kan deze aantekeningen verzamelen om volledige documentatie bij te houden over een tewerkstellingsbeslissing, maar ze horen niet thuis in de personeelsdossiers.

Feitelijke documentatie over werkbeslissingen.

Deze documentatie omvat beslissingen als promotie, overdracht naar een laterale kans en salarisverhogingen en ze horen thuis in de personeelsadministratie. De mening van de supervisor of HR over de werknemer doet dat niet. Officiële disciplinaire actie documentatie zoals een schriftelijke waarschuwing hoort ook in het personeelsdossier van de werknemer.

Specifieke voorbeelden van documentatie die niet in personeelsdossiers mag voorkomen

De volgende informatie mag niet in personeelsdossiers worden geplaatst. De documentatie kan een afzonderlijk bestand vereisen, kan worden geclassificeerd als toezicht- of managementnotities of moet helemaal niet worden bewaard door een werkgever.

• Alle medische informatie hoort thuis in het medische dossier.
• Payroll-informatie behoort in het loonbestand.
• Documenten met werknemersaankondigingsnummers of informatie over beschermde classificaties van werknemers, zoals leeftijd, ras, geslacht, nationale afkomst, handicap, burgerlijke staat, religieuze overtuigingen enzovoort, mogen nooit in de personeelsdossiers worden bewaard.
• Toezichtdocumentatie ten behoeve van het beheer van het werk van een werknemer, het stellen van doelen, verstrekte feedback, enzovoort, moet worden ingediend in een privémap, supervisor of map van de beheerder.
• Onderzoeksmateriaal met inbegrip van de klacht van de werknemer, getuigenverklaringen, interviews met werknemers, bevindingen, aanbevelingen van advocaten en oplossingen, plus follow-up om te garanderen dat er geen represailles worden genomen, moeten zich bevinden in een onderzoeksdossier dat los staat van personeelsdossiers.
• Bestand medewerker I-9 formulieren in een I-9-bestand of -locatie, verwijderd van personeelsdossiers.
• Plaats achtergrondcontroles inclusief criminele geschiedenis, kredietrapporten, enzovoort, en de resultaten van drugstests in een apart bestand dat supervisors, managers en de medewerker niet kunnen openen. SHRM beveelt dit afzonderlijke bestand aan of beveelt aan dat deze informatie ook wordt opgeslagen in het medische dossier van de werknemer.
• Records van werknemersgelijkevallen zoals zelf-identificatieformulieren en overheidsrapporten mogen niet in het personeelsdossier worden bewaard, noch elders waar de supervisor toegang toe heeft.

Als u deze richtlijnen volgt, slaat uw organisatie feitelijk feitelijke, ondersteunde arbeidsgeschiedenis en personeelsrecords op de juiste locaties op.

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.