Manieren om uw projectparticipanten te ergeren

Als projectmanager is een deel van je taak ervoor te zorgen dat stakeholders - dat is je projectteam en belangrijke klanten en leveranciers - krijgen wat ze nodig hebben van het project. Uw stakeholders moeten uw belangrijkste kampioenen zijn. Ze zouden je moeten ondersteunen en helpen om de doelen van het project te bereiken en ervoor te zorgen dat iedereen in dezelfde richting trekt.

Maar het is gemakkelijk om ze te ergeren. En wanneer dat gebeurt, kunnen ze transformeren in mensen die niets meer met uw project te maken willen hebben. Dat is een enorm risico voor een projectmanager omdat u hun hulp en ondersteuning nodig hebt om succesvol te zijn. Zonder hun inbreng, kunt u uw project mogelijk niet uitvoeren. Hier zijn manieren om de belanghebbenden van uw project te irriteren en in plaats daarvan wat u zou moeten doen.

Niet communiceren

Communicatie moet ongeveer 80% zijn van wat u doet als een projectmanager. Wanneer u uw team, leveranciers of klanten niet vertelt wat er aan de hand is, raken ze snel geïrriteerd. Erger nog, ze hebben de neiging om de gaten op te vullen met hun uitleg over wat er gebeurt, wat waarschijnlijk niet klopt en de reputatie van het project ronduit kan schaden.

Maak in plaats daarvan duidelijke projectrapporten. Ontmoet ze individueel en in groepen en houd hen op de hoogte bij elke stap van de weg. Stel een projectcommunicatieplan samen en voer stakeholderanalyses uit, zodat u kunt bepalen wie moet horen wat en wanneer ze het nodig hebben.

Nalaten om hun mening te vragen

Communicatie is één ding, maar dat heeft meestal te maken met statusupdates en projecttracking. U moet meer doen om hen bij het project te betrekken. Dit kan mensen irriteren als ze de expert zijn in een bepaald gebied, en je vraagt ​​niet om hun input over iets dat ze hoog gekwalificeerd zijn om commentaar te leveren. Projectmanagers kunnen in de val lopen van het geloof dat ze alles moeten doen en alle beslissingen zelf moeten nemen, maar dat is helemaal niet het geval.

Vraag in plaats daarvan hun mening over hoe u projectproblemen moet aanpakken wanneer deze zich voordoen. Houd rekening met hun mening. Je hoeft niet te doen wat ze suggereren, maar het helpt om relaties op te bouwen als je luistert. Je kunt dit doen via projectvergaderingen en beschikbaar zijn om te luisteren als ze met suggesties naar je toe komen. Als het jouw team is, zorg dan dat ze voldoende gelegenheid hebben om hun mening over te brengen.

Geloven dat je kwalificaties je superkrachten geven

Een PMP® zijn, maakt u niet de beste projectmanager ter wereld (hoewel het misschien een klein beetje kan helpen). Het bezit van een PRINCE2® Practitioner-certificaat, of een APMP of een andere projectmanagementbenaming, maakt u niet onberispelijk.

Over de hele tijd praten over je kwalificaties en hoe de boeken dingen doen, is een zekere manier om je stakeholders te ergeren. Ze willen niets horen over je geweldige scores in het examen of hoe je de methodologie toepast op hun project. Sterker nog, alles wat ze willen is dat het project goed gaat. Het maakt ze niet veel uit hoe je daar komt, meestal.

Ga er niet vanuit dat je, omdat je een kwalificatie hebt en weet hoe je risicobeheer moet doen, je niet laat betrappen op een projectrisico. Het gebeurt met de besten van ons. Dus het is beter om nederig en toegewijd te zijn, je vaardigheden op een praktische manier goed te gebruiken terwijl je niet gelooft dat ze je boven je gelijken stellen.

Uw kwalificaties moeten u in plaats daarvan rustig het vertrouwen geven om uw werk zo goed mogelijk te doen, maar u zult merken dat veel mensen die als projectmanagers werken certificaten bezitten. Veel mensen die in gespecialiseerde sectoren werken, beschikken over certificaten en voor veel bedrijven zijn geloofsbrieven op uw vakgebied, of het nu gaat om architectuur, boekhouding of projectbeheer, gewoon een hygiënefactor.

Verwacht niet dat uw stakeholders onder de indruk zijn en praat er niet altijd over. Demonstreer je vaardigheden door het project goed af te leveren en laat zien hoe je de kennis toepast die je in de klas hebt geleerd.

De deadline wijzigen

Wanneer iedereen zich heeft aangemeld voor projectmijlpalen en weet wat er gebeurt, kunnen jullie allemaal harmonieus samenwerken als één team. Wanneer u de deadlines wijzigt en niemand vertelt, beginnen mensen geïrriteerd te raken.

Het wijzigen van de datums heeft een enorme impact op het werk van anderen. Ze hebben mogelijk vakantietijd geboekt rond hun kritieke werk aan het project. Mogelijk hebben ze bronnen in andere teams moeten aanvullen omdat iemand op een bepaald moment nodig is voor het project. Als u de datums wijzigt zonder al deze achtergrond te begrijpen, kunt u het project in gevaar brengen.

Uw projectsponsor zal in plaats daarvan begrijpen of u de afgesproken mijlpalen niet kunt halen. Dingen veranderen. Er zijn nieuwe items toegevoegd aan uw projectscope of dingen die u hebt verwijderd. Maar het is niet aan u om alleen overeenstemming te bereiken over wijzigingen in deadlines. Werk samen met uw projectteam om de impact van verandering te begrijpen. Stel vervolgens een oplossing voor uw projectsponsor voor, met uitleg over de grondgedachte achter het wijzigen van de datums.

Zorg ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de verandering en hoe deze van invloed kan zijn op hun werk. Breng vervolgens, met instemming van iedereen, de wijziging aan en werk uw projectdocumentatie bij. Wijzig nooit de datums zonder de rest van het team hiervan op de hoogte te stellen.

Hun tijd verspillen

Vergaderingen moeten efficiënt zijn, goed worden beheerd en een groot deel van ieders tijd kunnen worden gebruikt. Maar dat is niet altijd het geval. Vaak klagen belanghebbenden dat ze hun tijd in vergaderingen hebben verspild. Er is geen agenda geweest, of het besluit dat ze verwachtten te maken was niet gemaakt omdat de verkeerde mensen in de kamer waren.

Je hebt ook andere mogelijkheden om hun tijd te verspillen - het zijn niet alleen vergaderingen. Rommel niet in hun inbox door ze in een kopie van e-mails te plaatsen als dat niet nodig is. In plaats daarvan hebben stakeholders in projecten ook een andere taak, dus moeten ze hun tijd verstandig gebruiken. Zorg ervoor dat uw vergaderingen een agenda hebben. Plan ze, nodig de juiste mensen uit en zorg ervoor dat je daarna vervolgt.

Stuur alleen e-mails naar de betreffende personen. Als je iemand moet cc, zorg er dan voor dat ze begrijpen waarom het belangrijk is dat ze op de hoogte zijn, en vermijd het gevreesde 'alles beantwoorden' zo ver als je kunt. Wees je er maar van bewust dat andere mensen druk zijn en dat jouw project niet altijd hun hoogste prioriteit heeft (als het op elk moment is).