Mijlpalen gebruiken in projectbeheer

Een van de bepalende kenmerken van een project is dat het een vaste periode in beslag neemt. Dat kan van enkele weken tot meerdere jaren zijn en in sommige gevallen voor grootschalige bouwprojecten of openbare werken, tientallen jaren.

Om vooruitgang onderweg bij te houden en ervoor te zorgen dat de belangrijkste deliverables volgens de tijdlijn worden behaald, gebruiken projectmanagers mijlpalen.

Een projectmijlpaal is een taak met een duur van nul, wat een prestatie in het project betekent. Ze worden gebruikt als een manier om beweging en vooruitgang vooruit te tonen en mensen te laten zien wat er gaande is, zelfs als ze geen gedetailleerde kennis hebben van de taken die nodig zijn om daar te komen. In dat opzicht zijn ze zeer nuttig voor communicatie met belanghebbenden en het stellen van verwachtingen.

Wanneer moet u projectmijlpalen gebruiken?

Mijlpalen in projectbeheer worden gebruikt om te markeren:

• Het begin van belangrijke werkfasen
• Het einde van belangrijke werkfasen
• deadlines
• Wanneer een belangrijke beslissing wordt genomen
• Andere vaste punten in de tijd die specifiek moeten worden opgeroepen

Hoe vaak mijlpalen in uw plan worden gezet

Een training kan je aanraden om ongeveer een keer per maand mijlpalen in je plan te zetten.Dit is prima en een goede vuistregel, maar je moet je professionele oordeel gebruiken. Sommige maanden kunnen heel wat activiteit hebben, waarbij belangrijke vergaderingen als mijlpalen worden gemarkeerd, beslissingen worden genomen en de ene fase wordt afgesloten en de start van een andere fase.

In andere maanden ben je misschien gefocust op executie, met heel weinig of helemaal niets waar je een mijlpaal aan kunt hangen.

Voor rapportagedoeleinden is het handig om een ​​reden te creëren om minimaal één keer per rapportagecyclus een mijlpaal te behalen.

Hoe mijlpalen worden weergegeven op uw Gantt-diagram

Mijlpalen zijn een van de componenten van een Gantt-diagram en worden op de kaart weergegeven als een diamant. Ze worden niet als een normale taak weergegeven omdat ze een duur van nul hebben: met andere woorden, ze nemen geen tijd in beslag. Voor de planning van een Gantt-diagram gebeuren ze gewoon.

Als u Gantt-diagrammen niet gebruikt, kunt u nog steeds mijlpalen gebruiken. Hier zijn 5 alternatieven voor Gantt-diagrammen: je kunt nog steeds mijlpalen in je plan opnemen met deze.

Als u persoonlijk georganiseerd wilt blijven en uw projectbeheersoftware niet volledig is geïntegreerd in uw agenda, kunt u de sleuteldata kopiëren en in uw agenda plakken. Afhankelijk van hoe je het leuk vindt om te werken, kan dit je eraan herinneren wat er moet komen.

Mijlpalen benoemen

Mijlpalen moeten een duidelijke beschrijving van uw projectplanning hebben, maar niet een die impliceert dat ze een taak zijn. Ze moeten dus niet 'Overeenkomst krijgen om in fase 2 te komen' worden genoemd, maar 'fase 2 start'. Als u de inspanning wilt weerspiegelen om overeenstemming te krijgen om over te schakelen naar fase 2, voegt u een taak toe net voor de mijlpaal om deze te dekken.

Mijlpalen moeten het tijdstip beschrijven dat zij vertegenwoordigen als volgt:

• Testfase voltooid
• PID goedgekeurd
• Contract ondertekend

Veel projectmanagers kiezen er ook voor hun mijlpalen te nummeren om ze gemakkelijk te kunnen raadplegen. Als u een work-breakdown-structuur gebruikt, kunt u de nummering daarvan gebruiken. Anders is het goed om M1, M2 enzovoort te gebruiken om duidelijk te maken waarnaar je verwijst. Een duidelijke naamgevingsstructuur wordt belangrijker naarmate het aantal mijlpalen toeneemt, dus denk erover na hoe je dit gaat doen als je project over meerdere maanden loopt.

Mijlen laten ondertekenen

Mijlpalen maken deel uit van uw projectplanning, dus als uw planning baselinegebonden is, moet u overwegen uw mijlpalen af ​​te melden.

Als u de datums van uw mijlpalen wilt wijzigen, moet u uw standaardwijzigingscontroleprocedure gebruiken om uw plan aan te passen. Dit is misschien net zo eenvoudig als chatten met uw projectsponsor en hen laten weten waarom de datums moeten worden gewijzigd, of net zo formeel als het samenstellen van een nieuw aanbevolen schema en het naar een planningcomité brengen om te hebben geratificeerd.

Het is het beste om uit te zoeken wat uw mijlpaalafmeldingsproces zal zijn, indien van toepassing, voordat u het moet gebruiken, zodat u geen tijd verliest wanneer u een wijziging moet aanbrengen.

Mijlpalen gebruiken voor communicatie

Mijlpalen zijn handig voor communicatie en rapportage omdat ze de minimale controlepunten in het plan vertegenwoordigen. Met andere woorden, als u alle andere taken hebt uitgevoerd, kunt u nog steeds zien wat er gebeurde en ervoor zorgen dat het project verdergaat met alleen de mijlpalen.

Je moet in staat zijn om de mijlpalen eruit te halen en deze op een dashboard of projectrapport te plaatsen. Ze moeten het verhaal van het project voldoende gedetailleerd vertellen om de mensen tevreden te stellen waarover u rapporteert, normaliter uw projectsponsor of een andere uitvoerende groep zoals de stuurgroep (of het projectbestuur). Elke maand, of op de rapportagefrequentie die u gebruikt, kunt u laten zien welke mijlpalen zijn behaald.

Rapporteren tegen mijlpalen is vrij eenvoudig en wordt vaak gedaan als een tabel. U geeft een lijst met de mijlpaalbeschrijving, de datum waarop deze moest worden uitgevoerd en vervolgens de nieuwe voorspelde datum. Wanneer de mijlpaal is bereikt en deze als voltooid kan worden gemarkeerd, voegt u die datum ook toe. Hopelijk is dit hetzelfde als de voorspelde datum, maar projecten werken niet altijd zo.

Een tafel als deze maakt het duidelijk wat is voltooid en wat uitstekend is. U kunt het antwoord op de vraag "Waarom hebben we die mijlpaal bereikt?" Niet plannen voordat u naar uw sponsor gaat of het rapport verzendt.

Wanneer uw projectplan erg lang is en u veel mijlpalen hebt, zult u het eenvoudiger vinden om voltooide mijlpalen in elke rapportagecyclus in te leveren. Rapporteer alleen de mijlpalen die aanstaande of voltooid zijn in die maand: begin volgende maand alles wat vorige maand is voltooid, zodat u niet voortdurend de lengte van het rapport toevoegt door mensen over werk te vertellen waarvan zij al weten dat het klaar is.

Mijlpalen zijn een zeer nuttige tool voor projectbeheer voor planning, planning en rapportage en ze zijn gemakkelijk te gebruiken. Zet wat in je volgende projectplan, volg ze tegen en je zult merken dat je leert welke frequentie het beste voor je werkt.

Zoals met alles in projectbeheer, gebruik ze flexibel om het gewenste resultaat te leveren, gebruik deze tips en richtlijnen om uw eigen beslissingen te nemen.