De rol en het doel van een projectstatuut

Projecten bestaan ​​formeel in een organisatie vanwege het projectcharter. Het is een document dat het werk toestaat om plaats te vinden en de projectmanager aanwijst. Het geeft je als projectmanager het mandaat om het beschreven werk te doen.

De belangrijkste rol van een projectcharter is om precies uit te leggen wat het project zal bereiken. Laten we eens kijken naar wat er in dit essentiële projectdocument staat.

Wat gaat een projectstatuut in?

Het eerste deel van een projectcharter beschrijft de naam van het project, de namen van de sponsor en projectmanager en de datum waarop het document is opgesteld. Dan ga je in het vlees van het document.

De belangrijkste delen van een projectcharter zijn als volgt.

• Projectdoel: dit verklaart waarom het project gewenst is. U kunt verwijzen naar een business case of het contract dat dit project aanstuurt, of u kunt eenvoudigweg aangeven waarom het belangrijk is om dit werk te doen.
• Projectbeschrijving: Leg in dit gedeelte uit wat het project gaat bereiken. U moet details opnemen over de items die worden gebouwd of de services die worden geleverd.
• Budget: op dit moment beschikt u mogelijk niet over alle details over de projecttaken, dus u kunt geen volledig en gedetailleerd projectbudget samenstellen. Noteer alle budgetbeperkingen of het eerste aanvalsbereik op hoog niveau dat u verwacht.

• Risico's: alle projecten hebben risico's. Dit deel van het projectcharter vormt de eerste versie van uw projectrisicologboek. Documenteer alle risico's die u op dit moment weet, zodat het managementteam kan zien wat van invloed kan zijn op het project in de toekomst.
• Mijlpalen: als u de mijlpalen op hoog niveau kent, neemt u ze op in het projectcharter in deze sectie. U kunt ze later overbrengen naar uw Gantt-diagram wanneer u een gedetailleerder plan samenstelt. Op dit moment ben je alleen op zoek naar drop-dead datums of iets dat gespecificeerd is in de contracten waar je aan werkt.

• Projectdoelstellingen: het is een heel belangrijk onderdeel, maar het kan moeilijk zijn om samen te stellen. U probeert de vraag te beantwoorden: "Hoe zullen we weten wanneer we klaar zijn?" Schrijf op wat u verwacht dat het project zal opleveren en hoe u zult weten of u daar bent. In een project om bijvoorbeeld een tijdregistratiesysteem voor alle afdelingen te lanceren, zou het doel kunnen zijn: "Alle teams zullen het tijdschema voor het einde van het jaar gebruiken." Maak ook een notitie van wie er zal worden verantwoordelijk voor het ermee eens zijn dat u dit doel hebt bereikt. Het vermijdt eventuele problemen aan het einde van het project, waar plots niemand klaar is om het werk als voltooid te ondertekenen.

• Niveaus van projectleidersinstanties: tenzij het ergens anders duidelijk en gedocumenteerd is, is het de moeite waard om een ​​sectie in het handvest op te nemen over wat u kunt doen zonder dat u verder aftikt van iemand die ouder is. Het heeft meestal betrekking op welke tolerantieniveaus zijn vastgesteld voor het budget en de tijdschema's en zou als volgt worden uitgedrukt: "Projectmanager heeft een tolerantie van 10 procent voor het budget en een tolerantie van 5 procent volgens planning. Elke afwijking boven deze goedgekeurde limieten moet worden afgetekend door de projectsponsor. "U kunt dit gedeelte uitbreiden om aan te geven wat, indien van toepassing, de autoriteit is die de projectmanager heeft over het aannemen en ontslaan van personeel van het projectteam.

Goedkeuren van het projectstatuut

Het laatste deel van het projectcharter is de goedkeuringssectie. De projectmanager en projectsponsor (of de persoon die het werk heeft gestart, als een sponsor voor de langere termijn nog moet worden benoemd) moet het document ondertekenen en dateren. Tegenwoordig is dat waarschijnlijk via e-mail, dus bewaar een kopie van de e-mailmachtiging in uw projectbestanden voor het geval u er opnieuw naar moet verwijzen.