Het doel en de inhoud van een loonlijstbestand voor werknemers

Het salarisbestand van de werknemer is de opslagplaats voor alles wat met het salaris van een werknemer te maken heeft. De belangrijkste reden om een ​​loonlijstbestand te maken is om de toegang tot de rest van de vertrouwelijke informatie die zich in het personeelsdossier bevindt te beperken.

Het doel van een loonlijstbestand voor werknemers

Het loonbestand stelt rekenplichtigen in staat om de werknemer te betalen zonder toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie van werknemers. Boekhoudpersoneel kan loonadministratie bijhouden waar het zinvol is om de werknemer te betalen. In gevallen waarin loonadministratie en boekhouding worden uitbesteed, is dit een nog meer aanbevolen praktijk voor de salarisadministratie van de werknemer.

Het loonbestand beperkt de toegankelijkheid van vertrouwelijke werknemersinformatie. Het loonbestand van de medewerker stelt medewerkers van de boekhouding en financiën in staat om de informatie die ze nodig hebben om de medewerker op een handige locatie te betalen. De locatie moet veilig en onbereikbaar zijn voor andere werknemers.

U moet indruk maken op de boekhoudkundig medewerkers dat de informatie in de payroll-bestanden vertrouwelijk is en niet mag worden gedeeld zonder de toestemming en moet worden ondertekend door HR-medewerkers. Het accountantspersoneel mag ook geen informatie delen over verhogingen, promoties, bonussen en andere informatie die werknemers vertrouwelijk behandelen.

Human Resources hoeft de toegang van accounting tot de salarisbestanden van medewerkers niet te controleren. Zoals aanbevolen voor gerelateerde werknemersbestanden, zoals het personeel en medische bestanden, moet u de toegang tot het loonbestand beperken. Alleen mensen die de informatie nodig hebben om hun werk te doen, zouden de inhoud moeten zien.

Inhoud van een loonlijstbestand voor werknemers

Dit is een gesuggereerde lijst van wat hoort bij een salarisbestand van een werknemer.

• Aanbiedingbrief ondertekend door de personeelsverantwoordelijke, Human Resources en medewerker
• Betaalmachtiging ondertekend door Human Resources en de inhuurmanager wanneer er een werknemerscontract bestaat
• W-4 formulier
• Papierwerk en autorisatie met betrekking tot een personeelsuitkering die een loonaftrek inhoudt
• Rechtstreekse machtigingsformulier voor stortingen
• Salaris tijd boekhoudformulieren
• Wekelijkse urenstaten per uur
• Tijdklokrecords, waar gebruikt
• Aanwezigheidsregistraties
• Onkostende vergoedingsaanvragen inclusief documentatie en ontvangstbewijzen voor reizen en andere toegestane uitgaven

• Collegegeld terugbetalingsformulieren en betalingsbewijzen, boeken, enzovoort
• Betaal vooraf aanvraagformulieren
• Bedrijfsleningdocumenten en betalingsschema
• Overbrenging bestellingen en records
• Autorisatie voor vrijgave van privé-informatie
• Papierwerk met betrekking tot elke medewerker te verhogen
• Papierwerk gerelateerd aan elke bonus, winstdeling of erkenning
• W-2-vormen
• Autorisatie voor andere payroll-acties die uw bedrijf toestaat

Ook gekend alswerknemersbestanden, personeelsdossiers, personeelsdossiers, documentatie

Opmerking: Susan Heathfield stelt alles in het werk om op deze website accuraat, gezond verstand, Human Resources-management, werkgevers- en werkplekadvies te bieden, maar zij is geen advocaat. De inhoud van de site mag niet worden beschouwd als juridisch advies. De site heeft wereldwijd een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land, dus de artikelen kunnen niet voor iedereen op uw werkplek definitief zijn. Bij twijfel altijd juridisch advies inwinnen. De informatie op de site is alleen bedoeld als leidraad.