Wanneer kunt u legaal een vrijgestelde werknemer betalen?

Als u een werknemer wilt classificeren als werknemer die vrijgesteld is, dat wil zeggen vrijgesteld van de regels van de Fair Labor Standards Act, inclusief overwerk, moet u aan veel voorwaarden voldoen. De werkelijke taken die een medewerker uitvoert, moeten onder een van de uitzonderingscategorieën vallen, zoals externe verkoop, management of een vrijstelling van administratie.

Maar een goede functieomschrijving is niet het enige dat vereist is voor een werknemer om te worden vrijgesteld van overwerk-betalingen: de werknemer moet elke loonperiode hetzelfde loon ontvangen.

Dit betekent dat ongeacht of een werknemer vijf uur of 55 uur per week werkt, het salaris hetzelfde is. Managers kunnen de beloning van een vrijgestelde werknemer niet aftrekken als ze een lange lunch neemt of te laat komt om te werken.

Maar de werknemer heeft geen recht op een cent meer in de loonstrook voor het inbrengen van een 80-urige werkweek om een ​​deadline te halen. (Bedrijven kunnen zeker werknemersbonussen toekennen, en in situaties met korte deadlines of het opruimen van een vertrekkende medewerker, worden bonussen en andere erkenning aangemoedigd.)

Deze regel is hard en snel. Zodra u begint af te trekken van het salaris van een vrijgestelde werknemer, hebt u haar zojuist vrijgesteld. Ze komt nu in aanmerking voor een vergoeding voor overwerk heen en terug. Dit is geen fout die je wilt maken.

Maar kunt u ooit het salaris van een vrijgesteld werknemer salaris aftrekken? Een paar keer bestaat.Hier zijn vijf keer wanneer u de beloning van het salaris van een vrijgestelde werknemer kunt aftrekken.

1. Eerste en laatste week

U hoeft alleen werknemers te betalen voor de dagen die u tijdens hun eerste en laatste week hebt gewerkt. Als uw loonperioden lopen van maandag tot zondag, met een tweedaags weekend en uw werknemer begint op woensdag, hoeft u haar alleen te betalen voor woensdag, donderdag en vrijdag. Evenzo, als haar laatste werkdag woensdag is, hoeft u alleen te betalen voor maandag, dinsdag en woensdag.

Anders, als een werknemer een deelweek verricht, om welke reden dan ook, moet u de hele week betalen, tenzij deze in aanmerking komt voor een andere toegestane aftrek (zie de volgende vier hieronder).

2. Inhoudingen opgedragen door een rechtbank

Dit zijn geen echte aftrekkingen - de werknemer verdient nog steeds hetzelfde bedrag; het is alleen dat haar salaris kleiner is. Als ze in het bezit is van een rechterlijk bevel voor kinderbijslag, alimentatie of om schulden af ​​te lossen, kun je (en moet) aftrekken wat de wet vereist en geef je dat geld aan waar de rechtbanken het ook regelen.

Vaak zijn medewerkers, met deze gerechtelijke aftrekposten, niet blij met wat u hen aandoet. Zorg ervoor dat u het pijnlijk duidelijk maakt aan uw werknemer dat u alleen de wet volgt en moet doen wat de rechtbanken hebben bevolen. Vergeet niet dat je haar salaris eigenlijk niet betaalt; je betaalt gewoon een deel van haar rekeningen automatisch.

3. Een volledige dag vrij (vakantie)

Als uw werknemer al haar vakantietijd heeft opgebruikt en een dag vrij wil nemen, is het mogelijk dat zij de dag vrij neemt. Je hoeft haar die dag niet te betalen als de vrije dag is voor een niet-ziektegerelateerde vrije dag. Het is het equivalent van een vakantiedag, geen zieke dag.

Het is natuurlijk aan u om te bepalen of u deze onbetaalde vrije dag al dan niet toestaat. Als u de onbetaalde dag (of dagen) uitbetaalt, moet u uw medewerker eraan herinneren dat hij op die vrije dagen geen werk moet doen. Als u maar liefst 15 minuten aan het werk bent, kunt u de muurregel activeren. Omdat vrijgestelde werknemers hetzelfde worden betaald, ongeacht het aantal uren dat ze werken, betekent 15 minuten werken dat ze de hele dag worden betaald.

Als u niet vertrouwt dat uw werknemer zal nalaten e-mails te beantwoorden, te bellen of een paar minuten te werken aan dat project komende week, houdt u haar laptop op kantoor en zet u haar e-mails uit voor de tijd in kwestie.

4. Een volledige dag vrij (overig)

Volgens het Amerikaanse Ministerie van Arbeid, Loon en Uur Afdeling, kun je alleen een volledige vrije dag aftrekken om andere redenen dan ziekte, als je niet alleen een 'bonafide plan, beleid of praktijk hebt om compensatie te bieden voor salarisverlies als gevolg van ziekte; om bedragen te compenseren die werknemers ontvangen als jury of getuigenvergoeding, of voor militaire betaling; voor straffen die te goeder trouw zijn opgelegd voor inbreuken op veiligheidsregels van groot belang; of voor onbetaalde disciplinaire schorsingen van een of meer volledige dagen die te goeder trouw zijn opgelegd voor inbreuken op de regelmatigheid op het werk."

Met andere woorden, u kunt niet zomaar besluiten om een ​​vrijgestelde werknemer te betalen wanneer u een werknemer hebt geschorst vanwege een regelovertreding.

U moet over een plan beschikken dat de voorwaarden omschrijft waaronder u geen vrijgestelde werknemers betaalt. Anders is het een onwettige aftrek als u het salaris van een vrijgestelde werknemer dockt en de werknemer heeft gedurende een week gewerkt, u hebt zojuist de vrijstelling ongeldig verklaard.

5. FMLA

Als u een werknemer heeft die enkele weken afwezig is op FMLA, is het vrij duidelijk dat u de vrijgestelde werknemer in die periode niet hoeft te betalen. Ze is de hele dag weg, en het is onderdeel van een bonafide plan. Maar hoe zit het met intermitterende FMLA?

Dat is wanneer een medewerker is goedgekeurd om een ​​paar uur vrij te nemen om medische problemen op te lossen, of het nu voor zijn eigen problemen is of voor een gekwalificeerd familielid. Met de Family Medical Leave Act kunt u met name vrijgestelde werknemersbetalingen aftrekken wanneer zij FMLA gebruiken.

Dus als uw werknemer twee middagen per week nodig heeft voor dialyse, hoeft u ze voor die tijd niet te betalen.

Hier is echter een waarschuwing voor deze aftrek. Omdat vrijgestelde werknemers worden betaald voor de baan en niet op het hele uur, als uw werknemer nog steeds een volledige 40 uur werkt en u een halve dag betaalt per week wanneer zij naar haar medische afspraak gaat, hebt u wettelijk gelijk, maar moreel en ethisch verkeerd.

Algemene regel over het koppelen van een vrijgesteld werknemersloon

Over het algemeen moet u eraan denken dat u niets van het salaris van een vrijgestelde werknemer aftrekt. Als de werknemer op het midden van de dag een paar uur vrij neemt, te laat komt of vroeg vertrekt, kunt u van zijn aftakasbank aftrekken, maar ga voorzichtig te werk wanneer u dit doet. Als de werknemer verder een goede werknemer is die haar werk gedaan krijgt, straf haar dan niet voor de efficiëntie waarmee ze haar tijd besteedt.

Als u besluit dat u de mogelijkheid wilt hebben om beloning in te houden voor dergelijke vrije tijd, denk er dan aan dat het altijd legaal is om mensen per uur te betalen. Als u die route aflegt, komt uw werknemer nu in aanmerking voor overwerk-betalingen, ongeacht of zij aan de andere kwalificaties voor vrijstelling voldoet. Dus jouw wens om een ​​paar dollar te besparen omdat ze lange lunches neemt, zal worden ingehaald door de enorme vergoeding voor overuren die ze tijdens het drukke seizoen zal ontvangen.

Het is het belangrijkste om te onthouden dat vrijgestelde werknemers worden ingehuurd om het werk te doen, niet om specifieke uren te werken. Behandel ze als verantwoordelijke professionals en de kansen zijn, alles zal uiteindelijk uitkomen.

------------

Suzanne Lucas is een freelance journalist gespecialiseerd in Human Resources. Het werk van Suzanne is te zien geweest in aantekeningenpublicaties waaronder Forbes, CBS, Business Inside r en Yahoo.