Lijst met Office-assistentvaardigheden met voorbeelden

De posities van kantoormedewerkers zijn te vinden in alle branches en delen een vrij groot aantal vaardigheden. Kantoorassistenten staan ​​soms bekend als secretaresses of administratieve assistenten, maar wat ze doen is helpen bij het functioneren van een kantoor. Of het kantoor nu van een advocatenkantoor, een medische praktijk, een onderwijsinstelling of een bedrijf is, de behoeften zijn vergelijkbaar; iemand moet bestanden opslaan, schema's bijhouden en zorgen voor routinematige communicatie namens de mensen die het kantoor gebruiken.

Dat iemand jou zou kunnen zijn.

Verantwoordelijkheden voor Office-assistent

Hoewel de posities van kantoorassistenten over het algemeen op elkaar lijken, is de taak nog steeds variabel - deze varieert van dag tot dag in plaats van van kantoor naar kantoor. Vandaag zou je als receptioniste kunnen optreden, morgen moet je misschien de printer repareren, en de dag erna moet je de hele archiefkast in de eenentwintigste eeuw brengen. Je hebt een hele brede vaardigheid nodig om te slagen.

Office-assistenten behoren tot de grote onbezongen helden van de zakenwereld, want wanneer u uw werk goed doet, merkt niemand op dat het kantoor zichzelf lijkt uit te voeren. Maar sommige mensen genieten van het snelle maar flexibele werk, het gevoel om centraal te staan ​​in alles. En een goede secretaresse kan nog steeds bijna overal werk vinden, in elke soort organisatie.

Vaardigheidslijsten gebruiken

U kunt deze vaardighedenlijsten gebruiken tijdens uw zoekproces naar werk. Ten eerste fungeren de namen van deze vaardigheden als zoekwoorden, dus gebruik zoveel mogelijk mensen bij het schrijven van je cv. Vertrouw niet op het inhuren van supervisors om erachter te komen dat je hebt wat ze willen, vertel hen direct.

Ten tweede kunt u dezelfde trefwoorden gebruiken in uw begeleidende brief. Richt u specifiek op diegene waar uw potentiële werkgever het meest om geeft. Je zult je onderzoek moeten doen, want terwijl de banen van kantoormedewerkers vaak vergelijkbaar zijn, variëren de leidinggevende supervisors in hun prioriteiten. De functiebeschrijving bevat waarschijnlijk een lijst met vereiste vaardigheden. Besteed aandacht aan het.

Ten slotte kunt u deze discussie gebruiken om uw interview te plannen. Zorg ervoor dat je ten minste één voorbeeld gereed hebt voor een tijd dat je vaardigheden hebt getoond uit elke categorie die hier wordt vermeld.

Het kan ook helpen om onze lijst met vaardigheden weer te geven per baan en soorten vaardigheden.

Top Office assistent vaardigheden

Verbale communicatie vaardigheden: Communicatie is een kritische zachte vaardigheid voor een kantoorassistent. U zult moeten communiceren met uw supervisor, collega-kantoorpersoneel, de professionals die u assisteert, en mogelijk klanten of mensen in andere kantoren van dezelfde organisatie. Jullie werken allemaal als een team en jij bent haar belangrijkste communicatiehub. Je moet elke dag vrolijk, behulpzaam, goed geïnformeerd, gearticuleerd en een goede luisteraar zijn.

• Beantwoord telefoons
• Klantenrelaties
• Communicatie
• Doorschakelen van telefoongesprekken
• Bericht nemen
• Telefoongesprekken routeren
• Schakelbord
• Telefoon
• Verbale communicatie

Geschreven communicatieve vaardigheden: De meeste kantoorassistenten schrijven veel. Ze kunnen memo's schrijven, formulieren invullen of brieven of e-mails opstellen. Sommigen maken inhoud voor de bedrijfswebsite of bewerken tekst voor anderen. Duidelijke, professionele schriftelijke communicatie is een must.

• Correspondentie
• E-mail
• Mail
• mailings
• Typen
• Tekstverwerking
• Geschreven communicatie

Vriendelijkheid: Een kantoorassistent kan de eerste persoon zijn die een klant ziet wanneer hij het kantoor betreedt. Als de primaire bewoner van het kantoor op dat moment niet actief is, is de kantoorassistent mogelijk de enige persoon met wie de bezoeker te maken heeft. Je moet klaar staan ​​om elke bezoeker met een glimlach en een vriendelijk woord te begroeten en hen te helpen met alles wat ze nodig hebben, voor zover dat mogelijk is. Goede interpersoonlijke vaardigheden zijn dus een noodzaak.

• Klantenservice
• Regisseer bezoekers
• Flexibele
• Vriendelijk
• Gasten begroeten
• interpersoonlijke
• Positieve instelling
• Betrouwbaarheid
• Welkom bezoekers

Technologie vaardigheden: Vroeger deden secretaresses veel typen. Tijden zijn veranderd en dat geldt ook voor technologie, maar kantoormedewerkers kunnen nog steeds verwachten dat ze veel tijd voor een toetsenbord doorbrengen. In plaats van een typemachine, moet je je weg weten in verschillende softwaretoepassingen. Weten hoe je wat lichttechnologische ondersteuning kunt geven en hoe je een weerbarstige printer kunt repareren, doet ook geen pijn.

• Computer
• uitmunten
• internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Technologie

Organisatie: Kantoormedewerkers moeten uiterst georganiseerd zijn om hun vele taken effectief met elkaar te kunnen combineren.U moet ervoor zorgen dat andere mensen ook kunnen zorgen dat kalenders niet ordelijk worden gehouden.

• Administratieve ondersteuning
• afspraken
• Billing
• kalenders
• Klerikaal
• Gegevensinvoer
• E-mail bezorgen
• Elektronische archivering
• Onkostendeclaraties
• Filing
• Bediening van de receptie
• Money Handling
• Kantoorrechten
• Kantoorartikelen
• Voorraadinventaris
• Kantoor artikelen
• Kantoor-ondersteuning
• Organisatie
• Papierwerk
• Verzenden

Probleemoplossend vermogen: Probleemoplossend vermogen, of kritisch denken, zijn belangrijk voor elke kantoorassistent, omdat je vaak degene bent met wie anderen komen met vragen of problemen.

• Office-activiteiten coördineren
• vergaderingen
• Probleemoplossend vermogen
• Reageren op vragen
• scheduling
• Gesprekken bekijken en leiden
• spreadsheets
• samenspel
• Tijdsbeheer
• Reisarrangementen