Hoe een goede functieomschrijving te schrijven en waarom u dat zou moeten doen

Ontwikkel functieomschrijvingen om u te helpen de belangrijkste resultaten te formuleren die u nodig hebt van een medewerker die een bepaalde taak uitvoert. Functieomschrijvingen zijn ook een communicatiemiddel waarmee collega's van de medewerker kunnen vertellen waar hun baan ophoudt en waar de taak van een andere werknemer begint.

Ze vertellen een medewerker waar zijn baan past binnen de algehele afdeling en het totale bedrijf. Ze helpen werknemers van andere afdelingen, die moeten werken met de ingehuurde persoon, de grenzen van de verantwoordelijkheden van de persoon begrijpen.

Ten slotte vormen functiebeschrijvingen een integraal onderdeel van het planningsproces voor prestatieontwikkeling. Zonder hen als gids, hoe zou een werknemer het hebben over de verwachtingen van hun rol met hun manager bij de periodieke evaluatie en planningsvergaderingen?

Gebruik de functieomschrijving voor succesvolle werving van werknemers

Je doel bij het aannemen is om de slimste, meest competente, flexibele, betrouwbare en veelzijdige medewerkers te vinden die je kunt vinden. Voor mensen die overwegen lid te worden van uw organisatie, definieert de functiebeschrijving de parameters van de functie waarvoor ze solliciteren. Een functiebeschrijving, indien niet bekeken als een rechte jas, helpt uw ​​succesvolle werving op verschillende manieren.

Een functieomschrijving:

• zorgt ervoor dat de manager van de functie en eventuele andere werknemers die al aan het werk zijn overeenstemming bereiken over de verantwoordelijkheden en reikwijdte van de functie,
• helpt Human Resources de kennis, vaardigheden, opleiding, ervaring en capaciteiten te kennen die u zoekt in uw nieuwe medewerker, zodat een effectief wervingsplan wordt geformuleerd,
• informeert kandidaten over de taken en verantwoordelijkheden van de functie waarvoor zij solliciteren;
• informeert medewerkers die assisteren bij het interviewproces over de vragen om kandidaten te vragen en wat u zoekt in de nieuwe werknemer, en

• kan u wettelijk beschermen wanneer u kunt aantonen waarom de kandidaat die voor een functie werd geselecteerd, uw meest gekwalificeerde en cultureel meest geschikte aanvrager was.

Stappen in het ontwikkelen van een taakbeschrijving

Gebruik deze stappen om uw functieomschrijvingen te ontwikkelen.

• Verzamel de juiste mensen voor de taak. De manager naar wie de functie rapporteert, neemt het voortouw bij het ontwikkelen van een functiebeschrijving, maar ook andere medewerkers die vergelijkbare functies vervullen, kunnen bijdragen aan de ontwikkeling ervan. Als de positie nieuw is en de huidige werknemers van hun werklast zullen ontlasten, moeten ze bovendien deel uitmaken van de discussie. Een eerste positie? De manager of bedrijfseigenaar kan de functieomschrijving op zichzelf ontwikkelen.
• Voer een functieanalyse uit. U hebt zoveel mogelijk gegevens nodig om een ​​taakomschrijving te ontwikkelen. De functieanalyse kan het volgende omvatten:

• de functieverantwoordelijkheden van huidige werknemers,
• internetonderzoek en voorbeeldfunctiebeschrijvingen online of offline, met vergelijkbare banen,
• een analyse van de taken, taken en verantwoordelijkheden die de werknemer moet vervullen om de functie te vervullen,
• onderzoek en delen met andere bedrijven die vergelijkbare banen hebben, en
• articulatie van de belangrijkste resultaten of bijdragen die nodig zijn vanuit de functie.

De componenten van een taakbeschrijving

Hoe meer informatie u kunt verzamelen, hoe gemakkelijker de taak is om de functiebeschrijving te ontwikkelen.

Schrijf de actuele functiebeschrijving. Uw bedrijf heeft mogelijk een indeling voor functiebeschrijvingen, dus neem contact op met Human Resources. Vaak verwacht echter alle HR een lijst met de verantwoordelijkheden en zij geven er de voorkeur aan om het uiteindelijke formaat te ontwikkelen dat overeenstemt met andere functiebeschrijvingen binnen het bedrijf.

Dit zijn de normale componenten van de functiebeschrijving:

• Algemene positiebeschrijving met algemene vermelde verantwoordelijkheidsgebieden,
• Essentiële functies van het werk beschreven met een paar voorbeelden van elk,
• Vereiste kennis, vaardigheden en vaardigheden,
• Vereiste opleiding en ervaring,
• Een beschrijving van de fysieke eisen, en
• Een beschrijving van de werkomgeving.

Hoe u optimaal gebruik kunt maken van taakomschrijvingen

• Herzie de taakomschrijving periodiek om er zeker van te zijn dat deze nauwkeurig weergeeft wat de werknemer aan het doen is en wat uw verwachtingen van de werknemer zijn.
• Gebruik de functieomschrijving als basis voor het ontwikkelingsplan voor werknemers (PDP) De functiebeschrijving van een werknemer is een integraal onderdeel van de ontwikkeling van zijn of haar kwartaalplan voor werknemersontwikkeling.

Uw bedrijfsproces en de componenten van uw gewenste functieomschrijvingen kunnen verschillen, maar deze componenten zullen de werknemer duidelijke richting geven.

Een effectieve taakomschrijving vormt een basis zodat een medewerker duidelijk kan begrijpen wat hij of zij moet doen om zich persoonlijk te ontwikkelen en bij te dragen aan het succes van uw organisatie. Ontwikkel functiebeschrijvingen om medewerkers een kompas en een duidelijke richting te geven.

Meer informatie met betrekking tot taakomschrijvingen

• 5 plus en 5 minpunten over taakomschrijvingen
• Voorbeeld Manager Taakbeschrijving
• Human Resources-assistent
• Human Resources Generalist
• Human Resources Manager
• Human Resources Director
• Human Resources Recruiter