Top Jobvaardigheden Office-managers nodig

Officemanagers nemen de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het hele kantoor of kantorencomplex soepel loopt. Dit kan taken omvatten zoals het beheren en begeleiden van een of meerdere administratieve assistenten. Kantoormanagers hebben meestal geen gespecialiseerd onderwijs nodig, maar ze hebben wel voldoende relevante ervaring en goed ontwikkelde vaardigheden nodig, zowel in administratieve als managementfuncties.

Als u dit soort werk wilt, kunt u uw kansen om te worden ingehuurd drastisch verbeteren door te weten welke van uw vaardigheden en ervaringen tijdens het sollicitatie- en interviewproces naar voren zijn gekomen.

Vaardigheidslijsten gebruiken

Bekijk de volgende lijst met gewilde vaardigheden. Je zult merken dat je meer van hen bezit dan je dacht. Gebruik de namen van je relevante vaardigheden als sleutelwoorden in je cv en begeleidende brief, zodat de aanstellingsbegeleider duidelijk kan zien dat je hebt waar ze naar op zoek zijn.

Lees de taakomschrijving zorgvuldig door, zodat u weet welke vaardigheden het belangrijkst zijn voor uw toekomstige werkgever. Onderzoek het bedrijf zodat u het bedrijf en eventuele aanvullende, relevante ervaring of kennis die u te bieden heeft, begrijpt.

Wanneer u zich voorbereidt op uw sollicitatiegesprek, bedenkt u ten minste één specifiek voorbeeld van een keer dat u alle vaardigheden heeft laten zien die u verwacht te bespreken. Verwacht niet van de potentiële werkgever dat hij uw woord alleen opvat met betrekking tot uw ervaring.

Belangrijke vaardigheden

Niet alle office manager-posities vereisen exact dezelfde vaardigheden. Veel hangt af van hoeveel kantoorassistenten u moet controleren, hoeveel mensen het kantoor gebruiken dat u zult beheren en welke soorten software en andere systemen uw werkgever gebruikt.

Sommige vaardigheden bestaan ​​die vrijwel alle effectieve officemanagers hebben en kunnen niet zonder. U kunt ook de lijst met vaardigheden bekijken per taak en soorten vaardigheden.

Administratieve vaardigheden

Als officemanager ben je verantwoordelijk voor het voltooien van verschillende administratieve taken. Deze omvatten het aannemen en ontslaan van medewerkers, het uitvoeren van prestatiebeoordelingen, het trainen van nieuwe medewerkers en het toezicht houden op anderen. Het goedkeuren van formele aanvragen, het uitvoeren van algemene bedrijfsactiviteiten en het bijhouden van papierwerk en personeelsdossiers kan ook in uw rechtsgebied vallen.

Je moet ook plannen, de verwerking van e-mail beheren, plannen en vergaderingen bijwonen. U kunt worden opgeroepen om conflictoplossing te hanteren, werk te delegeren en ook een beleids- en beslissingsmaker te zijn.

Analytische vaardigheden

Een deel van je taak zal zijn om manieren te vinden om je werk beter te doen. Als u inefficiënties kunt identificeren in de manier waarop uw kantoor werkt en oplossingen biedt, kunt u uw werkgever mogelijk veel geld besparen en uw collega's veel ergernis besparen.

Een geweldige officemanager zal zichzelf voortdurend afvragen, met betrekking tot alle processen, werkwijzen en procedures, "is dit logisch? Is dit het beste wat we kunnen doen? "Het wordt aanbevolen om een ​​lijst met analytische vaardigheden op te nemen in je cv.

Aandacht voor detail

Als de officemanager stopt de bok bij jou. U bent verantwoordelijk voor het tijdig bestellen van de juiste kantoorbenodigdheden, voor het accuraat en op een georganiseerde manier bijhouden van gegevens en voor het bijhouden van de behoeften en problemen van alle anderen op kantoor. Als je je werk goed doet, lijkt het kantoor zichzelf te draaien. Als sommige details onjuist zijn, kunnen andere mensen mogelijk niet volledig hun werk doen.

Communicatie vaardigheden

Net als kantoorassistenten zul je vaak een van de eerste mensen zijn die bezoekers te zien krijgen, en je bent soms de enige die ze zien als een van de professionals die op je kantoor werken, toevallig weg is. Je moet optreden als een effectieve receptioniste terwijl je tegelijkertijd je andere taken uitvoert.

U kunt ook het primaire contactpunt zijn tussen verschillende mensen die het kantoor gebruiken en mogelijk tussen uw kantoor en anderen binnen dezelfde organisatie. Misschien moet je conflictoplossing toepassen en werk delegeren. Dit alles leidt tot veel communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, die altijd accuraat, efficiënt, vriendelijk en professioneel moet zijn.

Computer vaardigheden

Het is belangrijk dat kantoormanagers over een breed scala aan computervaardigheden beschikken. De details zijn afhankelijk van uw werkgever, maar omvatten meestal gegevensinvoer, spreadsheets en algemene IT-taken.

Het managen van kantoren kan een enorme verantwoordelijkheid met zich meebrengen. Kantoormanagers werken over het algemeen aan de top van een organisatie, met hun handen in elk aspect van het bedrijf. Als deze centrale rol u aanspreekt, blijft u de lijst met vaardigheden bekijken om te zien of dit een carrière voor u kan zijn.

Financiële zaken

Je verantwoordelijkheden kunnen zijn: boekhouding, facturering, budgettering en boekhouding. Mogelijk moet u ook de posten loonadministratie, kleine contanten en QuickBooks verwerken. Driemaandelijkse en halfjaarlijkse rapporten kunnen ook in uw takenpakket vallen. Als uw kantoor tenminste met geld omgaat, bent u er op zijn minst verantwoordelijk voor dat het goed wordt afgehandeld.

Leiderschapsvaardigheden

Als leidinggevende van een mogelijk grote groep kantoorassistenten, moet u iedereen gemotiveerd en gecoördineerd houden. Je moet teamwerk laten gebeuren. Jouw taak bestaat uit het instellen van een standaard voor het werk van iedereen en ervoor te zorgen dat aan deze normen wordt voldaan. Leidinggeven betekent vaak dat je andere mensen helpt groeien in hun loopbaan en mensen helpt om zelfstartend en goed met elkaar te communiceren.

Sociale vaardigheden

Interpersoonlijke vaardigheden spelen een grote rol in het zijn van een kantoormanager. Je moet een positieve houding aannemen, bezoekers begroeten en samenwerken.

Diverse sterke punten

Kantoorbeheerders hebben meestal een gevarieerde vaardigheden die hen helpen hun werk effectief te doen. Dit omvat aandacht voor detail, over het algemeen flexibel zijn over de ondersteuning die u biedt en betrouwbaar zijn. Officemanagers moeten ook netwerkers, logische denkers, multitaskers en probleemoplossers zijn. Tijdmanagement en organisatie moeten een tweede natuur zijn voor mensen die in deze rol dienen.