You Had Me at Hello: Proper Telephone Etiquette

De waarheid is dat, hoewel het geen rocket science is, een goede telefoonetiquette in een werkomgeving iets meer inhoudt dan het vermogen om een ​​begroeting uit te spreken. Omdat het uw eerste contactpunt met een klant, klant of zelfs uw werkgever kan zijn, is dit uw kans om een ​​goede eerste of een slechte indruk te maken. Hier zijn enkele tips die u moet volgen bij het gebruik van de telefoon op het werk:

Slik eerst

Met andere woorden, uw mond moet onbezet zijn wanneer u belt of de telefoon opneemt. Je wilt duidelijk kunnen praten en dat is onmogelijk als je kauwt of slikt.

Naam en rang alstublieft

Wanneer u een oproep ontvangt op het werk, moet u uzelf en uw bedrijf en afdeling identificeren, indien van toepassing. Als de beller vanuit de hoofdregel van het bedrijf naar u is overgebracht, kunt u alleen uw naam en afdeling vermelden. De persoon die de oproep aanvankelijk beantwoordde, gaf waarschijnlijk de bedrijfsnaam. Wanneer u de beller bent, identificeert u zich op dezelfde manier voordat u de persoon vraagt ​​die u probeert te bereiken.

Manners Do Matter

Wees altijd beleefd, ongeacht wie zich aan de andere kant van de lijn bevindt. Of u nu praat met een receptioniste of de bedrijfsvoorzitter vergeet nooit om te zeggen alstublieft en dank u. Afgezien van het feit dat iedereen respect verdient, kan de persoon die uw oproep beantwoordt ervoor zorgen dat deze op gepaste wijze wordt afgehandeld.

Focus

Hoewel we allemaal graag multitasken (of proberen te) afzien van neigingen naar andere dingen terwijl u in gesprek bent. Je moet de persoon met wie je praat aan je onverdeelde aandacht geven. Je e-mail, sociale media en games kunnen wachten.

Houd nu vast

Allereerst moet je alle andere gesprekken vermijden terwijl je aan het bellen bent. De realiteit komt soms door de weg. U moet misschien praten met iemand die op kantoor of in een kast komt of een andere oproep beantwoordt. Excuseer uzelf en beperk uw andere gesprek tot slechts een paar seconden. Laat niemand voor onbepaalde tijd in de wacht staan ​​wachten. Als u niet snel voor de andere kwestie kunt zorgen, maar deze moet onmiddellijk worden afgehandeld, in plaats van de persoon met wie u in de wacht staat, te vragen of u kunt terugbellen op een tijdstip dat haar uitkomt.

Laat uw beller niet verdwalen in het systeem

Soms kun je de persoon aan de andere kant van de lijn niet helpen en moet je hem overdragen aan iemand die dat wel kan. Zorg ervoor dat hij weet bij wie u het gesprek doorverbindt en waarom. Laat hem weten wat te doen als de oproep niet doorkomt of als de persoon naar wie u hem stuurt niet aanwezig is of niet kan helpen.

Houd berichten kort en zoet

Wanneer u een voicemailbericht achterlaat voor iemand, spreekt u langzaam en duidelijk, vooral wanneer u uw naam en telefoonnummer opgeeft. Te veel mensen laten hele lange en doorlopende berichten achter om snel hun namen en nummers te mompelen, waardoor de ontvanger de oproep niet kan beantwoorden.

Een keer is genoeg

Als u een bericht achterlaat en de persoon voor wie u het hebt achtergelaten, niet onmiddellijk contact met u opneemt, kan dit zijn omdat zij op dit moment niet kan. Het is niet nodig om opnieuw en opnieuw te bellen. Als het een dringende kwestie is, kunt u de volgende dag opnieuw proberen of een e-mail sturen met de melding dat u ook een voicemail hebt achtergelaten.

Luister eerst

Luister naar een voicemail die je volledig hebt ontvangen voordat je het telefoongesprek beantwoordt. U kunt leren dat het zelfs niet nodig is om terug te bellen (wauw, wat een tijdbesparing) of dat u eerst voor iets moet zorgen. De beller heeft bijvoorbeeld informatie nodig die u kunt gebruiken als u bij haar terugkomt.