Hoofdcomponenten van communicatie op de werkplek

Communicatie is het delen van informatie tussen twee of meer personen, het overbrengen van informatie. Communicatie heeft zoveel componenten en het is niet gebruikelijk om op de werkplek effectief te communiceren.

Effectieve communicatie vereist dat alle componenten van een communicatie perfect samenwerken voor 'gedeelde betekenis', mijn favoriete definitie van communicatie. Het is van bijzonder belang wanneer vragen worden gesteld en beantwoord.

Componenten in communicatie

Er zijn vijf componenten voor elke communicatie en een zesde is de algemene omgeving van de werkplek waarin de communicatie plaatsvindt. De componenten van communicatie zijn:

• De persoon die het bericht verzendt. De afzender moet het bericht duidelijk en met voldoende detail presenteren zodat de ontvanger dezelfde betekenis heeft als de afzender.
• De context voor het bericht. De context is hoe het bericht wordt afgeleverd door de afzender van het bericht. Context betreft non-verbale communicatie zoals gebaren, lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en elementen zoals tone of voice. De meeste context voor een bericht is alleen beschikbaar als de ontvanger de afzender van het bericht kan zien en horen. E-mail en IM-emoticons zijn bijvoorbeeld een slechte vervanging omdat de verzender ze formuleert zonder input van de ontvanger.

  Een ander stuk van de context zijn de emoties die betrokken zijn in de communicatiecirkel. Is de afzender boos? Staat de ontvanger onverschillig tegenover de inhoud van de communicatie of minacht hij de afzender? Normale menselijke emoties beïnvloeden of een bericht succesvol wordt gedeeld.

• De persoon die het bericht ontvangt. De ontvanger moet aandachtig en aandachtig luisteren, vragen stellen voor duidelijkheid en parafraseren om na te gaan of de ontvanger dezelfde betekenis heeft als de afzender. Als de ontvanger de afzender vertrouwt, neemt de kans op effectieve communicatie toe.
• De bezorgmethode die u kiest. De bezorgmethode moet worden geselecteerd op basis van het medium dat het meest effectief is om de betekenis van het bericht over te brengen. Omdat communicatiemethoden zo divers zijn sinds het begin van computers en mobiele apparaten, zijn beslissingen over de bezorgmethode steeds complexer geworden. De bezorgmethode moet voldoen aan de communicatiebehoeften van zowel de afzender als de ontvanger.

  Communicatiemethoden omvatten verbale communicatie, instant messages (IM), e-mail, brieven, borden, posters, video's, screenshots, telefoons, notities, formulieren, geschreven documenten en meer. Deze methoden zullen blijven groeien en de verwachtingen van medewerkers voor directe communicatie over alles wat met hun werk te maken heeft, zullen blijven groeien.

  Persoonlijke communicatie is in belang toegenomen, met name voor organisatorische informatie die verandering kan oproepen, werknemers erkenning kan bieden of vragen ter plekke kan toestaan. Persoonlijke communicatie heeft ook de voorkeur omdat werknemers toegang hebben tot het onderdeel, de context.

• De inhoud van het bericht. De inhoud van het bericht moet duidelijk genoeg zijn en voldoende gedetailleerd worden gepresenteerd en beschreven om begrip van de ontvanger te krijgen. Als de inhoud van het bericht resoneert en op een bepaald niveau verbinding maakt met de reeds bestaande overtuigingen van de ontvanger, is dit het meest effectief.

Hoe het stellen van goede vragen de communicatie verbetert

James O. Pyle en Maryann Karinch voegen het volgende toe om effectieve communicatie te bevorderen.

Van menselijke hulpbronnen tot klantenservice, slechte vragen vervuilen bijna elke werkplek. Slechte vragen geven vaak aanleiding tot onvolledige of misleidende antwoorden en kunnen het rapport ondermijnen. Aan de andere kant, goede vragen zijn een waardevol instrument voor efficiëntie, competentie en rapportvorming.

Er zijn zes soorten goede vragen: direct, controle, herhaling, persistent, samenvatting en niet-relevant. Om ze kort te beschrijven:

• direct: Je stelt een eenvoudige vraag met een basisvraag.
• Controle: Je weet het antwoord al als je het vraagt. Het is een manier om erachter te komen of de persoon liegt, niet geïnformeerd is en / of niet oplet.
• Herhaling: U stelt twee verschillende vragen die op dezelfde informatie betrekking hebben.
• Aanhoudend: Je stelt dezelfde vraag op verschillende manieren om alle facetten van de gewenste informatie te verkennen.
• Samenvatting: U stelt een vraag die is bedoeld om de bron in de gelegenheid te stellen om het antwoord opnieuw te bekijken.

• Niet-relevante: Het heeft niets te maken met het onderwerp waarover je meer wilt weten, maar het is iemand waar de persoon waarschijnlijk niet over zal liegen; het dient om te zien hoe de waarheid "eruit ziet" en om de persoon voor je open te stellen. Het kan ook aansluiten op de context van de ondervraging.

Details over de 6 soorten goede vragen

direct

Directe vragen zijn de beste: Eén vragend, één werkwoord en één zelfstandig naamwoord of voornaamwoord.

• Wie ben je?
• Wat gebeurde er op het feest?
• Wanneer bent u op kantoor aangekomen?
• Waar zijn de autosleutels?
• Waarom verliet u de vergadering vroeg?
• Hoeveel heb je betaald voor die iPad?

Controle

Wanneer zegt u: "Ik ga met opzet geen directe vraag stellen?" Wanneer u de juistheid of juistheid van een reactie controleert, gebruikt u een controlevraag en zoekt u naar consistentie.

Controlevragen zijn opzettelijke vragen waarvan u het antwoord kent, dus ze gaan niet over het ontdekken van informatie. Ze gaan over de ontdekking van gedrag, spraakpatronen en niveau van waarachtigheid of nauwkeurigheid. Misschien is het iets waar je eerder over sprak met de persoon.

Als u weet dat iemand in uw HR-team een ​​medewerker heeft vervreemd omdat de medewerker een e-mail heeft verzonden om te klagen over de persoon, kunt u een controlevraag stellen zoals: "Hoe is het gegaan in de prestatiebeoordeling met Pamela vandaag?" U hebt al de informatie; je wilt gewoon weten hoe je HR-persoon de vraag beantwoordt.

Herhaling

U wilt op twee verschillende manieren met dezelfde informatie komen. Als u bijvoorbeeld vraagt: "Hoeveel mensen zijn er op de verkoopafdeling?" Reageert de persoon met wie u spreekt mogelijk: "Er zijn er 22 in het veld." Later, wanneer u met hem praat over iets anders - gebieden waar het bedrijf bijvoorbeeld voet aan de grond heeft - u kunt zich afvragen: "Hoeveel verkoopregio's heeft u?"

Hij zou kunnen antwoorden, "22", wat een manier is om het aantal personeelsleden op het verkoopteam te bevestigen. Het is geen absolute test, maar het geeft waarde en geloof aan wat hij eerder zei. Het zijn twee verschillende vragen die de verstrekte informatie controleren.

Bij het gebruik van herhaalde vragen, kunt u ook discrepanties ontdekken. Als uw bron in dit voorbeeld antwoordt dat er 28 verkoopregio's zijn, wilt u wat opheldering. Misschien is er een volkomen goede reden - de verkoopsteam heeft normaal een aanvulling van 28, maar er is de laatste tijd zoveel omzet geboekt, dat ze zes kort zijn - maar het antwoord roept twijfels op over het feit dat er een mismatch is tussen het aantal van personeel en het aantal verkoopregio's. Die mismatch moet leiden tot verdere vragen om het probleem op te lossen.

Aanhoudend

In elke uitwisseling waarin meer dan één antwoord op een vraag kan worden gegeven, gebruikt u persistente vragen om een ​​volledig antwoord te krijgen. Net als herhaalvragen zijn aanhoudende vragen ook nuttig als u vermoedt dat de persoon niet eerlijk is.

"Waar ging u op vakantie naar Californië?" Zou het antwoord kunnen zijn, "Disneyland." Hoewel het mogelijk is dat Disneyland de enige plaats is, is het logisch om die vraag te volgen met "Waar anders?"

Het omzeilen van die herhaalde vraag en direct doorgaan met vragen over Disneyland betekent dat je de kans mist om een ​​volledig beeld te krijgen van de reis van je vriend in Californië, tenzij die informatie op een ander moment uitlekt.

Samenvatting

Samenvattingsvragen gaan niet alleen over het bepalen van waarachtigheid, maar ook over het terugvoeren naar de bron van wat ze heeft gezegd, zodat ze de mogelijkheid heeft om te denken: "Heb ik eigenlijk gezegd wat ik bedoelde te zeggen?"

U verkoopt auto's van alle soorten, van tweedeurs hatchbacks tot luxemodellen op ware grootte. Een jong stel komt naar de showroom en vraagt ​​om een ​​van de luxe modellen te testen.

"Waarvoor gebruik je de auto het grootste deel van de tijd?" Vraag je.

"Woon-werkverkeer heen en weer. We werken in hetzelfde gebouw, "zegt ze.

"Waarvoor gebruik je de auto nog meer?"

"Trips in het weekend om mijn ouders te zien. Dat soort dingen. 'Ze pauzeert en voegt eraan toe:' Ze wonen honderd mijl verderop. '

"Waarom denk je dat de luxe auto de beste keuze is?"

Ze wisselen een blik. Hij zegt: "We vinden het leuker dan de anderen."

"Wat is je favoriete kleur," vraag je, kijk haar recht aan.

"Rood."

"Dus laat me kijken of ik het goed heb, ik hoor je zeggen dat je een rode, full-size auto in de luxeklasse wilt, hoe goed past deze beschrijving bij wat je wilt?" (Je hebt je samenvattende vraag met relevante informatie ingekaderd.) in dit geval.)

Ze wisselen nog een blik. Hij zei: "We denken dat een meer ingetogen kleur misschien beter is."

"Hoe zit het met het luxe model waardoor je denkt dat dit het beste is voor jou?" (Nogmaals, dit is een manier om samen te vatten en te verifiëren wat je hebt gehoord. Je wilt weten of ze gewoon zo gecharmeerd zijn van het uiterlijk van de dure auto dat ze niets anders willen overwegen, of als het eerste antwoord een saillant feit verhult.)

"Mijn vader zegt dat dit de veiligste auto op de weg is."

Het antwoord op de samenvattingvraag vertelt je dat ze het in feite leuk vinden, maar niet vanwege hoe het eruit ziet. Je leest tussen de regels. Ze zijn net begonnen in hun leven samen. Haar vader heeft ze waarschijnlijk naar de dealer gestuurd om 'de veiligste auto op de weg' te kopen, die hij ze zal helpen kopen. U beslist om door te gaan met de verkoop, wetende dat de aanbetaling en de leningaanvraag u waarschijnlijk de rest van het verhaal zullen geven.

Sommige mensen voelen zich misschien niet op hun gemak als ze een samenvattende vraag stellen zoals die in deze verkoopbijeenkomst, omdat ze er niet simpel of onoplettend uit willen zien. Als je de vraag op dezelfde manier stelt als waarop je het de eerste keer hebt gesteld, hebben ze mogelijk een geldige conclusie.

Je wilt ook niet dezelfde vraag twee keer achter elkaar stellen, zelfs als je de frasering wel verandert. Door een beetje afstand te nemen tussen de eerste keer dat je de vraag stelt en de tweede, en de vraag een beetje anders te formuleren, kom je gewoon iemand tegen die echt geïnteresseerd is in wat de ander te zeggen heeft.

Non-Relevante

U zou kunnen ontdekken dat de persoon die uw vragen beantwoordt gestresseerd lijkt; een niet-relevante vraag zou de spanning kunnen verzachten. Of misschien heb je tijd nodig om na te denken of naar je aantekeningen te verwijzen, dus gebruik je de vraag om je een beetje ruimte en tijd te geven.

Bij het stellen van spitse vragen als: "Welk project heb je in het verleden ondernomen dat faalde?" En "Hoe probeerde je het probleem op te lossen?", Kun je een sollicitant gemakkelijk het gevoel geven dat hij midden in een ondervraging op het slagveld zit.

De kandidaat zou kunnen zeggen: "Ik probeerde het probleem aan te pakken door de afdeling rond een gemeenschappelijk doel te slepen - de manier waarop ik het basisteam van mijn zoon zover krijg dat hij zich richt op het raken van de bal."

Je kunt de kandidaat een pauze gunnen door te vragen: "Hoe lang heb je een kleine competitie gecoached?" Voordat je terugkeert naar de discussie over zijn verwardheid en hoe hij probeerde het te repareren.

Ten slotte zijn er twee manieren om vragen te ruïneren die beginnen met alle vereiste componenten en uiteindelijk tekortschietengoed.

1. Te veel kwalificaties toevoegen of andere woorden en zinsneden die de aandacht afleiden. Bijvoorbeeld: "Wat had u voor het ontbijt in de eetkamer, waar de vinyltegenkrukken zijn gebarsten en bedekt met ducttape?"
2. Niet wachten op een antwoord is ook gebruikelijk. U vraagt: "Wat is uw favoriete maaltijd?" De persoon denkt een moment in plaats van onmiddellijk te reageren. Je zegt: "Rosbief?" Stilte is een effectief hulpmiddel om vragen te stellen. Verlies de ontdekking, de informatie en de leads niet als gevolg van het openen van je mond wanneer je je oren moet openen. Denk aan de regel "twee oren, één mond" om het beste uit vragen te halen.

   De omgeving en communicatie

   De bovengenoemde componenten van communicatie bevorderen gedeelde betekenis wanneer ze samenwerken om een ​​bericht effectief af te leveren. De werkomgeving waarin die componenten plaatsvinden, beïnvloedt ook de communicatie en of de communicatie wordt ontvangen.

   Wanneer u geldige vragen stelt, bouwt u een vertrouwensrelatie op. Vragen vormen een ander deel van de basis voor communicatie op het werk die dezelfde betekenis heeft

   In een werkomgeving die de nadruk legt op open communicatie, betrokkenheid van medewerkers en gemeenschappelijke doelen, communicatie frequenter en effectiever. Maar de verwachting voor belangrijke communicatie bepaalt de lat hoger op deze beste werkplekken. Dus, zelfs in arbeidsmilieus met hoge moraliteit, werknemers klagen dat ze niet weten wat er gaande is.

   Vanwege alle componenten en de algemene omgeving van een individuele werkplek blijft communicatie een uitdaging. De eeuwenoude vragen over wie moet weten wat en wanneer moeten ze dat weten, worden nooit volledig beantwoord aan de tevredenheid van iemand.

   Medewerkers klagen over te veel informatie, niet genoeg informatie, en zelfs informatie-overload zal blijven resoneren op de werkplek. U zult het communicatieprobleem nooit genezen, maar met toewijding en bedachtzaamheid kunt u de effectiviteit van zowel uw interpersoonlijke communicatie als uw communicatie op de werkplek vergroten.

   Meer gerelateerd aan effectieve communicatie op de werkplek

   1. Feedback ontvangen met gratie en waardigheid
   2. Hoe u uw emotionele intelligentie kunt ontwikkelen
   3. Hoe een moeilijk gesprek te voeren
   4. terugkoppeling