Het belang van documentatie bij personeelszaken

Documentatie is de geschreven en bewaarde registratie van werkgebeurtenissen. Deze records bestaan ​​uit overheids- en wettelijk verplichte elementen, documenten die vereist zijn door het bedrijfsbeleid en de praktijk, documenten die zijn voorgesteld door de beste HR-praktijken en formele en informele registratie van werkgerelateerde evenementen.

Documentatie over een arbeidsrecord

Het documentatiebestand van een medewerker is een geschreven verslag van zijn of haar acties, discussies, prestatiecoachingsincidenten, getuige beleidsovertredingen, disciplinaire maatregelen, positieve bijdragen, beloning en erkenning, onderzoeken, niet-naleving van vereisten en doelen, prestatie-evaluatie en meer.

Het bijhouden van deze gegevens stelt de werkgever en werknemer in staat om een ​​geschreven geschiedenis te bewaren van de gebeurtenissen en discussies die plaatsvonden rond een specifiek evenement. Documentatie van de arbeidsrelatie levert een geschreven verslag dat mogelijk noodzakelijk is ter ondersteuning van acties als werknemersbevordering, salarisverhogingen van medewerkers en disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband.

Documentatie over werknemers, indien nodig, is over het algemeen zowel positief als negatief. Het is feitelijk, niet veroordelend. Het beschrijft gebeurtenissen zoals ze zich voordoen, niet op basis van de meningen en gedachten van de beschouwer over de gebeurtenis. De documentatie beschrijft ook de acties die werden ondernomen in opmerkelijke gevallen, zoals formele erkenning van werknemers of het nemen van disciplinaire maatregelen.

Houd er rekening mee dat u documentatie zo dicht mogelijk bij het moment van optreden van het incident moet maken, zodat de records tijdig, gedetailleerd en nauwkeurig zijn.

In een juridische procedure is documentatie over de prestaties van een werknemer in het verleden vaak van cruciaal belang voor de uitkomst van de gebeurtenis die de werkgever ervaart. Een goed beeld geven van de prestaties van de medewerker zonder zich uitsluitend te concentreren op de negatieve gebeurtenissen is het doel.

Typen documentatie

Beleid, procedures, het werknemershandboek en prestatieontwikkelingsplannen zijn ook vormen van documentatie die het verwachte gedrag van werknemers en vereisten op de werkplek registreren om een ​​ordentelijke, eerlijke werkplek te behouden waarin werknemers weten wat van hen wordt verwacht.

Records zijn ook de schriftelijke verklaringen van de beschuldigde, de aanklager en getuigen van vijandige gebeurtenissen op de werkplek die gepaard gaan met wangedrag door medewerkers, zoals seksuele intimidatie.

Deze documentatie bevat ook permanente gegevens zoals de ondertekende sollicitatie, schriftelijke werkreferenties, toepassingsmateriaal zoals cv's en begeleidende brieven en achtergrondcontroles. Behalve het werknemerspersoneelsdossier blijft ook ander papierwerk zoals het I-9-formulier (dat verifieert of de werknemer in aanmerking komt om in de VS te werken) gehandhaafd, evenals medische dossiers, FMLA-records, enzovoort.

Documentatie kan ook informeel zijn, zoals in het verslag van een manager over zijn of haar gesprekken met een medewerker in de loop van een jaar. Het is belangrijk dat managers deze documentatie bij al hun leden van het rapporteringspersoneel bijhouden. Geen enkele medewerker mag worden uitgekozen vanwege zijn prestaties. Dit zou kunnen worden geïnterpreteerd als discriminatie op een later tijdstip.

Documentatie kan formeel zijn en worden bewaard in het personeelsdossier van de werknemer. Van medewerkers wordt verwacht dat ze deze documentatie ondertekenen om te bevestigen dat ze een exemplaar hebben ontvangen en de inhoud volledig hebben doorgenomen. Opmerking: de handtekening betekent geen instemming met de verklaringen in de documentatie.

Gebruik van documentatie

Documentatie van kritieke incidenten, zowel positief als negatief, wordt ook aanbevolen, zodat managers een record hebben van de prestaties van werknemers gedurende een bepaalde periode.

Organisaties kunnen de documentatie die ze bewaren op andere manieren gebruiken. Deze kunnen procedures, werkinstructies en instructies voor computersoftware bevatten om er maar een paar te noemen, maar voor de functie van personeel zijn dit de meest voorkomende toepassingen van documentatie. Het volgende gedeelte bevat instructies voor het correct documenteren.

Voorbeelden van uitvoeringsdocumentatie

Documentatie over de prestaties van een medewerker stelt u in staat werknemers te disciplineren, te beëindigen, of eerlijk te promoten, te belonen en te erkennen. Zonder documentatie is het moeilijk en mogelijk riskant voor de werkgever om een ​​van deze acties te verdedigen.

De werkgever moet elke mogelijke aanklacht tegen discriminerende behandeling van werknemers vermijden. Alle wettigheden buiten beschouwing gelaten, willen goede werkgevers een werkomgeving creëren die eerlijk, consistent en ondersteunend is aan de doelstellingen en loopbaanplannen van de werknemers.

Deze omgeving wordt ondersteund door de professionele documentatie van de manager over de prestaties van medewerkers - zowel lovend gedrag als acties die correcties of verbeteringen behoeven. Hoe deze te documenteren werd eerder in detail besproken. De volgende situaties geven u meer voorbeelden van geschikte documentatie.

Lateijd en verzuim documenteren

Fout:

Mark is meestal te laat voor werk. Mark mist te veel werk.

Rechts:

1 april: Mark meldde zich ziek en miste acht uur werk.

4 april: Mark arriveerde om 10.00 uur, twee uur te laat na zijn geplande starttijd.

6 april: Mark regelde de afspraak van een arts en bleef toen thuis om een ​​nieuwe oven te laten installeren.

12 april: Mark meldde zich ziek en miste acht uur werk.

Prestaties documenteren

Fout:

Mary is onbetrouwbaar. Ze doet bijna nooit wat ze wil doen.

Rechts:

2 mei: Mary beloofde dat de eerste versie van het productvoorstel beschikbaar zou zijn voor beoordeling tijdens de wekelijkse vergadering van vandaag. Mary heeft geen conceptdocument geproduceerd zoals verwacht. Zei dat ze het te druk had gehad en dat de mensen wiens hulp ze nodig had niet met haar terug waren gekomen.

Manager antwoordde: Welke hulp had je nodig? Informatie? Wie is er niet teruggekomen en wat had je van hen nodig?

Carl en Michael moesten Mary op de hoogte houden van hun vorderingen.

Wat bezorgt je zo druk dat je geen tijd hebt gehad om je toewijding te volgen? Maakt te veel verplichtingen met beperkte uren om ze te vervullen.

Wat kan ik doen om je te helpen?

Wanneer stelt u het conceptdocument beschikbaar voor beoordeling?

Deze voorbeelden geven een overzicht van hoe effectieve documentatie eruit ziet ten opzichte van documentatie die verkeerd is geschreven. Volg dit advies om beleid, prestaties en evenementen op uw werk effectief en wettelijk vast te leggen.

ontkenning

De verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, is niet gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische bijstand of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen, om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.