Het belang van het bijhouden van een journaal in de boekhouding

Een journaalboeking is het record van een financiële transactie die in een journaal is ingevoerd. Het journaal geeft informatie over alle financiële transacties van het bedrijf en het geeft aan welke rekeningen deze transacties hebben beïnvloed. Alle journaalboekingen worden gemaakt met behulp van de methode voor dubbel boekhouden of één keer invoeren van de boekhouding.

Journaalboekingen worden meestal in chronologische volgorde ingevoerd en debiteringen worden ingevoerd voordat credits - debiteringen worden ingevoerd in een kolom aan de linkerkant en credits worden rechts ingevoerd. Journaalboekingen worden toegewezen aan specifieke rekeningen met behulp van een rekeningschema en de journaalboeking wordt vervolgens vastgelegd in een grootboek. Het grootboek houdt meerdere accounts bij.

Het doel van journaalboekingen

Journaalboekingen bieden basisinformatie voor alle andere financiële rapporten van een bedrijf. Ze worden door accountants gebruikt om te analyseren hoe financiële transacties een bedrijf beïnvloeden.

Elke boeking moet de datum van de transactie, de betrokken partijen, een debet van minstens één rekening, een tegoed aan minstens één andere rekening, een ontvangst- of chequenummer en een memo die andere details bevat die betrokken zijn bij de transactie omvatten. Waarschijnlijk niet maanden of jaren later.

Als u boekhoudsysteem-software koopt en gebruikt, zal deze waarschijnlijk al deze gegevens voor u regelen. Maar u zou in staat moeten zijn om uw journaalposten te verwerken en uzelf bij te schaven met enig basisbegrip van het proces als u denkt dat dat soort kosten nog niet helemaal nodig is omdat u net begint.

Enkelvoudige boekhouding

Zoals de naam al doet vermoeden, wordt elke journaalpost op zijn eigen aparte regel gemaakt wanneer u de methode voor een enkele boeking gebruikt. U zou kunnen aftrekken wat u uitgeeft aan een nieuw computersysteem als een debet, en vervolgens op de volgende regel en als een ander item, kunt u inkomsten ontvangen van een klant of cliënt als een tegoed. U hebt twee afzonderlijke transacties of journaalboekingen, elk met een eigen regel. Het is eenvoudig, niet veel anders dan hoe u transacties die u via uw betaalrekening maakt bijhoudt.

Eenmalige boekhouding kan geschikt zijn als u uw eigen kleine bedrijf als een eenmanszaak runt en uw boeken en transacties niet complex zijn. Iedereen kan het aan. U hebt geen specifieke training nodig.

Double Entry Accounting

Een journaalboeking die de boekhoudmethode met dubbele invoer gebruikt, bevat een verscheidenheid aan informatie in verschillende kolommen op dezelfde regel. In een systeem met dubbele invoer heeft u mogelijk een debetkaart voor de aankoop van de computer en vervolgens wordt op dezelfde regel een creditering of een verhoging van uw totale uitgaven voor kantoorapparatuur weergegeven, maar in een andere kolom om de debet te compenseren. Deze kolommen moeten gelijk zijn, zoals - $ 2.000 als het debet en + $ 2.000 voor het tegoed.

Misschien moet u nog meer kolommen gebruiken afhankelijk van de aard van uw invoer, maar er moeten er minimaal twee zijn, één voor debiteringen en tegoeden. Een boekhouding met dubbele invoer maakt doorgaans een journaalboeking aan, niet voor de transactie zelf, maar voor de rekening heeft dit invloed op activa, passiva, aandelen, inkomsten en uitgaven. Debiteringen en tegoeden bij elk worden allemaal op dezelfde regel genoteerd.

Aan het einde van het jaar of een andere boekingsperiode die u selecteert, moeten al uw journaalboekingen voor debiteringen overeenkomen met uw journaalposten voor het totale aantal credits. Dit betekent dat uw account 'gebalanceerd' is.