Hoe te kiezen Human Resources Information Technology

Personeelsinformatiesystemen (HRIS) zijn essentieel voor bedrijven om hun uitkeringsplannen en hun werknemersinformatie te beheren. Benefits Management-technologie is niet langer een leuke, maar een noodzaak om HR te helpen bij het beheren van zowel een zee aan informatie als het geld dat wordt besteed aan uitkeringsplannen, aangezien HR te maken krijgt met beperkte middelen en voortdurend veranderende gegevens.

Maar hoe weten HR en andere leidinggevenden dat zij de beste HR-informatietechnologie selecteren om alle details te beheren en dat de oplossing die zij selecteren de tand des tijds zal doorstaan?

Hierna volgen de belangrijkste vragen die moeten worden gesteld en beantwoord bij het selecteren van Human Resources-informatietechnologie.

Wat is de mate van flexibiliteit en schaalbaarheid die de HR-informatietechnologiesoftware biedt?

HR-professionals moeten bepalen of de software gegevens uit meerdere Excel-spreadsheets, databases en papieren documenten kan importeren en op welk niveau het kan worden gekoppeld aan allerlei andere systemen en gegevens die nodig zijn.

De software moet informatie uit meerdere bronnen kunnen opnemen en filteren. Idealiter moet dit proces ook worden geautomatiseerd. Veel online inschrijvingsoplossingen vereisen dat gegevens handmatig worden gemanipuleerd voordat het naar een koerier kan gaan om hun systemen bij te werken. Automatisering van het updateformaat, het verzendschema en de bezorgmethode kan helpen bij het elimineren van facturerings- en subsidiabiliteitsproblemen.

Zal de software in staat zijn om de regels van HR-bedrijven en -uitkeringen te accommoderen?

Een echt geschikt inschrijvingsprogramma evalueert elke inschrijvingsactiviteit en past de noodzakelijke combinatie van regels, berichten, aanwijzingen en opties toe die specifiek zijn ontworpen om te voldoen aan de exact vereiste deelnamevereisten. De software moet voldoen aan alle geschiktheidsregels die het bedrijf en de vervoerders hebben.

Zal de HR-informatietechnologie bij de organisatie kunnen groeien en schalen?

HR moet het vermogen van de technologie om te groeien beoordelen als het bedrijf nieuwe werknemers, kantoren, wijzigingen in de voordelen en regels inleent. HR moet vragen naar de drempels voor elk van deze elementen.

Kan de technologiesoftware worden geïntegreerd met andere systemen?

Payroll en andere functies delen vaak veel van dezelfde informatie als het voordelenbeheer. HR kan grotere efficiëntie verkrijgen wanneer gegevens en andere werknemersinformatie die in één systeem wordt ingevoerd, worden gedeeld met een ander systeem. Het volgen van medewerkerswerving is een andere benodigde functie.

Wie is verantwoordelijk voor het implementeren of bouwen van de oplossing?

Welk niveau van training is erbij betrokken? Sommige oplossingen vereisen dat de klant erg betrokken is bij de eerste implementatie, wat overweldigend kan zijn voor reeds drukke HR-beheerders.

HR moet een goed begrip hebben van het niveau van training en technische expertise dat vereist zal zijn en de hoeveelheid verwachte tijd. Het bevragen van oplossingsproviders over dit onderwerp kan inzicht verschaffen in subtiele gebieden die in eerste instantie eenvoudig lijken, maar die aanzienlijke technologische expertise met zich meebrengen. HR kan vervolgens specifieke taken bepalen die zo omslachtig zijn dat ze realisatie van voltooiing belemmeren, waardoor mogelijk de waarde van de HR-informatietechnologie en ROI wordt verminderd.

Is er een vergoeding als training is betrokken?

Kosten van training moeten ook worden beoordeeld, inclusief tijd en reiskosten voor off-site reizen. HR moet zich bewust worden van alle harde en zachte kosten die gepaard gaan met de acceptatie van HR-informatietechnologie.

Wie zal de gegevens bezitten?

Het antwoord op deze vraag moet de Human Resources-organisatie zijn. Bedrijven moeten hun gegevens naar elke Application Service Provider (ASP) kunnen transporteren. Als de gegevens zich op de eigen server van een koerier bevinden, kan het bedrijf soms extra kosten in rekening worden gebracht als het van provider verandert.

Welke soorten onderhoud en onderhoud zijn nodig? Wanneer software wordt geïnstalleerd op de werkstations of servers van een bedrijf op het bedrijf, zijn regelmatige updates van die technologie vaak vereist en kunnen deze lastig te plannen en te beheren zijn. Updates van HR-informatietechnologie worden vaak automatisch gemaakt met software die online beschikbaar is via een Application Service Provider (ASP) of Software as a Service (SaaS) -model.

Welke beveiligingsmaatregelen zijn ingebouwd in de HR-informatietechnologie?

Als de software online beschikbaar is, via een ASP- of SaaS-model, moet de provider dagelijkse back-ups, back-upservers en toegevoegde beschermende lagen aanbieden. Aanvullende systemen en procedures moeten aanwezig zijn om te voorkomen dat informatie verloren gaat of dat toegang wordt verkregen door onbevoegd personeel. HR moet, in overleg met andere managers, de exclusieve bevoegdheid hebben om te beslissen wie toegang krijgt tot de HR-informatietechnologie en in welke mate.

Zullen werknemers in staat zijn om in voordelenplannen in te schrijven en in real-time wijzigingen aan te brengen in hun persoonlijke gegevens en plankeuzen?

Toegang voor werknemers moet een gegeven zijn, gezien de wijdverspreide algemene toegang tot computers.

Het overgrote deel van de werknemerspopulatie heeft thuis toegang tot internet. Zelfbediening van werknemers biedt een enorm potentieel om tijd en geld te besparen. Een goed zelfbedieningssysteem zal medewerkers soepel begeleiden bij het invoeren van informatie over zichzelf en hun gezinsleden.

Het systeem moet de beschikbare plannen duidelijk presenteren en werknemers in staat stellen om selecties op hun gemak te maken, waardoor deze acties tijdens het proces met tovenaars vereenvoudigd worden. Medewerkers moeten ook afhankelijkheden kunnen toevoegen en informatie kunnen wijzigen als dat nodig is, 24 uur per dag, zeven dagen per week, het hele jaar door.

Dit zijn aanvullende vragen die u moet beantwoorden als u de behoeften aan informatietechnologie voor personeelszaken van uw organisatie beoordeelt.

Zal de technologie menselijke hulpbronnen verstrekken aan de autoriteit om te beslissen wie toegang krijgt en tot welke graad?

Langs dezelfde lijn die werknemers toegang biedt, zou de technologie HR het laatste woord moeten geven. HR moet de autoriteit hebben om alle gegevens goed te keuren voordat deze wordt doorgegeven aan vervoerders, en moet ook bepalen in hoeverre werknemers en anderen toegang hebben.

Welke soorten rapportagemogelijkheden zijn beschikbaar via de Hr-informatietechnologie?

Rapportagetechnologie moet meerdere weergaven en indelingen bieden (spreadsheet, PDF, HTML), een grote beeldbeoordeling en de mogelijkheid om dieper in te gaan om de besluitvorming te verbeteren. HR moet te allen tijde inschrijvingen in specifieke plannen, openstaande acties en wijzigingen in demografische werknemersinformatie met betrekking tot voordelen en andere werknemersgegevens kunnen beoordelen.

Biedt de software specifieke functies om HR tijd te besparen?

Afhankelijk van de behoeften van zijn afdeling, wil HR mogelijk informatie inwinnen over de mogelijkheid van de technologie om informatie in batches te verwerken, meldingen te beheren en facturering voor COBRA-beleid, hulpmiddelen voor zelfafrekening en factuurafstemming en specifieke rapportage.

Biedt de software specifieke functies om HR beter te laten communiceren met werknemers?

Sommige programma's bieden HR de flexibiliteit om op verschillende niveaus met medewerkers te communiceren - via massale e-mail, elektronische bulletinboards en specifieke filtercriteria (zoals locatie, afdeling, verzekeringsplannen, registratiestatus, pensioenstatus en anderen) via de HR informatietechnologiesysteem. Het hebben van een aantal manieren om te communiceren kan processen verder automatiseren en HR helpen om berichten beter te richten.

Biedt de software specifieke functies om HR beter te laten communiceren met werknemers?

Naast het mogelijk maken van HR om transacties goed te keuren, bieden veel HR-informatietechnologiesystemen ook mogelijkheden voor HR om als poortwachter te fungeren bij het controleren van facturen van koeriers om ervoor te zorgen dat zij akkoord gaan met de gegevens in het systeem. Dit kan:

• zorg voor de juistheid van facturen van de transporteur
• tijd en geld besparen
• assisteren bij de tijdige levering van werknemersinschrijvingen, en
• verbeter bevestiging van geschiktheid wanneer werknemers voor zorg gaan.

Hoe zal informatie worden uitgewisseld met vervoerders?

En, wie is verantwoordelijk voor deze interactie? Integratie van het HR-informatietechnologiesysteem moet niet alleen worden beoordeeld aan de hand van het aantal dragers waarmee de software relaties heeft, maar ook door het type verbinding dat hierdoor mogelijk is. Het verzekeren van een succesvolle interactie met vervoerders via een voordelenbeheersoftware vereist vele stappen, waaronder:

• het verzamelen van gegevens over de eerste implementatiegegevens;
• initiële integratie opzetten voor de lopende informatie-uitwisseling;
• coördinatie van dagelijkse of wekelijkse interactie om ervoor te zorgen dat gegevens worden ontvangen en nauwkeurig worden toegepast;
• herzien van lopende updates;
• zorgen dat de carrier-vereisten voor de inschrijving worden nageleefd in overeenstemming met de toezichthouders; en
• het bevorderen van een proactieve relatie met elke luchtvaartmaatschappij om de relatie tussen gegevensuitwisseling te verbeteren.

Weten wie verantwoordelijk is voor elke taak is essentieel om een ​​productaanbod volledig te begrijpen. Elke softwareleverancier biedt een ander niveau van integratie bij het leveren van enkele, aan alle, van de hierboven beschreven taken. HR zou moeten werken met verkopers die sterke, voortdurende, naadloze relaties met de geselecteerde maatschappijen van het bedrijf vertonen.

Veel providers maken de overdracht van een generiek ANSI 834-bestand mogelijk, dat al dan niet door de koerier wordt geaccepteerd, een factor die vaak wordt beïnvloed door de grootte van de groep.

Managers moeten op zoek naar leveranciers die schone, gevalideerde overdrachten aanbieden (zorgen ervoor dat de transactie in aanmerking komt), aangepast aan de behoeften van elke vervoerder om problemen te voorkomen. Ze moeten ook kijken naar providers die een speciale EDI-afdeling (Electronic Data Interchange) hebben om te communiceren met de eigen, specifieke overdrachtstaal van de koerier.

Welk niveau van klantenservice is er?

Zijn er extra kosten voor service? HR moet het toegangsniveau bepalen voor hulp die wordt aangeboden en wat klantenservice-online hulp is via een database, online chat, e-mailondersteuning, gesprekken met een live persoon of een combinatie daarvan. Gezien de gevoeligheid van voordelen en andere HR-informatie, zouden managers binnen 24 uur een reactie op vragen moeten verwachten van een direct contact dat kan helpen.

Wat zijn de kosten van het HR-informatietechnologiesysteem en wegen deze op tegen de voordelen?

HR moet de volledige kosten van het HR-informatietechnologiesysteem beoordelen, inclusief alle jaarlijkse, maandelijkse en eenmalige kosten, naast de geboden voordelen. Een iets duurder systeem kan het verschil meer dan betalen met functies waarmee medewerkers hun eigen administratie kunnen bijhouden en meer gemak, tijdwinst en nauwkeurigheid bieden. Deze factoren moeten worden overwogen en afgewogen bij het selecteren van een HR-informatietechnologiesysteem.

De behoefte aan HR-informatietechnologiesystemen neemt toe. Met HR-medewerkers die een breed scala aan opties vinden in HR-informatietechnologiesystemen, wordt het steeds belangrijker om alle beschikbare opties te analyseren en te wegen.

Het kiezen van een HR-informatietechnologiesysteem moet worden gezien als een investering die meegroeit met de afdeling en de behoeften van het bedrijf. Deze vragen zullen u leiden naar het juiste HR-informatietechnologiesysteem voor uw bedrijf.