Hoe een e-mailbericht te formatteren

Wanneer u een vraag over een baan stuurt of solliciteert, is het belangrijk om uw e-mail net zo professioneel op te stellen als elke andere zakelijke brief. Per slot van rekening ontvangt iedereen - inclusief recruiters en rekruteringsmanagers - veel e-mails. Zorg ervoor dat uw e-mails opvallen vanwege de inhoud en niet vanwege slordige fouten, slechte opmaak of overdreven ongedwongen taalgebruik.

Gebruik een leesbaar lettertype met een grootte van 10 of 12 punten in uw e-mails. Stuur e-mails over zoeken naar een baan vanaf een professioneel e-mailadres - idealiter moet uw e-mailadres alleen een combinatie van uw voor- en achternaam of eerste voor- en achternaam bevatten. Dit is wat u moet opnemen bij het verzenden van correspondentie over zoeken naar een baan en de indeling voor e-mailberichten die u moet gebruiken wanneer u e-mails met betrekking tot het werk verzendt.

Onderwerpregel

Vergeet niet om een ​​onderwerpregel in uw e-mail op te nemen.

Als je vergeet om er een op te nemen, wordt je bericht waarschijnlijk niet eens geopend. Gebruik de onderwerpregel om samen te vatten waarom u e-mailt. Enkele voorbeelden van sterke onderwerpregels:

• Aanvraag voor Marketing Associate - Jane Smith
• Verzoek om informatie-interview
• Bedankt - Marketing Associate Interview
• Verwezen door Naam van persoon voor Informatief Interview, XYZ bespreken, etc.

Begroeting

Als u een contactpersoon heeft, richt uw e-mail dan tot Geachte heer / mevrouw. Achternaam. Zoek, indien mogelijk, de naam van de manager. Deze informatie wordt soms opgenomen in de vacature. Als dat niet het geval is, gebruikt u sites zoals LinkedIn om de contactpersoon te bepalen of raadpleegt u de website van het bedrijf voor informatie.

Als er een telefoonnummer is, kunt u ook de receptie van het bedrijf bellen om te kijken of de receptionist informatie kan verstrekken.

Controleer ook uw eigen netwerk: Kent u iemand die bij het bedrijf werkt en mogelijk meer informatie kan delen?

Als u niet over de naam van de contactpersoon beschikt, adresseert u eenvoudig uw e-mail aan Dear Hiring Manager. Een andere optie is om geen aanhef op te nemen en eenvoudigweg te beginnen met de eerste alinea van uw bericht.

Het lichaam van de boodschap

Kopieer en plak uw sollicitatiebrief in het e-mailbericht of schrijf uw sollicitatiebrief in de body van een e-mailbericht. Als de vacature u vraagt ​​om uw cv als bijlage te verzenden, stuurt u uw cv als PDF- of Word-document. Wanneer u informeert naar beschikbare posities of netwerken, wees dan duidelijk waarom u schrijft en het doel van uw e-mailbericht.

Formatteer uw e-mailbericht

Uw e-mailbericht moet worden opgemaakt als een normale zakelijke brief, met spaties tussen alinea's en zonder typefouten of grammaticale fouten. Vergis u niet in kwaliteit - houd uw e-mail kort en to the point. Vermijd overdreven gecompliceerde of lange zinnen. Maak het voor e-mailontvangers gemakkelijk om snel door uw e-mail te bladeren en weet waarom u e-mailt.

Proeflezen, net zoals bij elke andere correspondentie. Als je je echt zorgen maakt over typefouten, overweeg dan om de e-mailversie af te drukken. Vaak is het eenvoudiger om typefouten en grammaticale fouten op een hardcopy te vangen dan tijdens het bekijken op een scherm. Bekijk de sjabloon voor e-mailberichten en voorbeeld e-mailbericht hieronder om te zien hoe uw bericht eruit zou moeten zien.

Voeg een e-mailhandtekening toe

Het is belangrijk om een ​​e-mailhandtekening te maken en uw handtekening op te nemen bij elk bericht dat u verzendt. Vermeld uw volledige naam, uw e-mailadres en uw telefoonnummer in uw e-mailhandtekening, zodat de rekruteringsmanager in een oogopslag ziet hoe u contact met u opneemt. U kunt ook een link naar uw LinkedIn-profielpagina of -website toevoegen, zodat recruiters en wervingsmanagers eenvoudig meer informatie over u kunnen vinden.

Vergeet bijlagen niet

Het verzenden van een e-mail voor zoeken naar werk gaat vaak gepaard met het toevoegen van bestanden, een cv, portfolio of ander voorbeeldwerk. Zorg ervoor dat u nogmaals controleert of u alle in uw e-mail vermelde bestanden hebt bijgevoegd voordat u op de knop "Verzenden" drukt.

Sjabloon voor e-mailberichten

De volgende sjabloon voor e-mailberichten bevat de informatie die u moet opnemen in de e-mailberichten die u verzendt bij het zoeken naar een functie. Gebruik de sjabloon als richtlijn om aangepaste e-mailberichten te maken om naar werkgevers en verbindingen te verzenden.

Subject Line of Email Message: Positie winkelmanager - uw naam

Begroeting:

Geachte heer / mevrouw. Achternaam of Beste inhuurmanager:

Eerste paragraaf:

De eerste alinea van uw brief moet informatie bevatten over waarom u schrijft. Wees duidelijk en direct - als u solliciteert naar een baan, vermeld dan de functie. Als u een informatiegesprek wilt, vermeld dat dan in uw openingszinnen.

Middelste alinea:

Het volgende gedeelte van uw e-mailbericht moet beschrijven wat u de werkgever te bieden heeft of als u schrijft om hulp te vragen, welk soort hulp u zoekt.

Laatste alinea:

Sluit uw begeleidende brief af met het bedanken van de werkgever voor het overwegen van u voor de functie of uw verbinding voor hulp bij het zoeken naar werk.

Email handtekening

Voornaam Achternaam

E-mailadres

Telefoon

LinkedIn profiel (optioneel)

Voorbeeld van professioneel e-mailbericht (alleen tekst)

Onderwerpen: Adjunct Faculty Position Search - Jouw naam

Geachte heer / mevrouw / dhr. Achternaam, Ik schrijf vandaag om te informeren naar de mogelijkheid om een ​​functie als onderwijsassistent aan te vragen aan je universiteit. Deze zomer ga ik naar jouw gebied verhuizen. Ik kreeg je naam van dr. Nelson, een van mijn professoren aan de University of Northern Realms.

Ik heb een Master's degree in Indigenous Studies van de University of Northern Realms en ik heb verschillende lessen gevolgd tijdens het afronden van mijn studie.

Daarnaast ben ik geïnteresseerd in meer informatie over uw Ph.D. programma in Noord-Amerikaanse geschiedenis. Misschien kunnen we een vergadering plannen zodat ik meer over het programma te weten kan komen.

Ik heb mijn cv bijgevoegd voor uw inzage. Bedankt voor je tijd en ik hoop snel van je te horen.

Voornaam Achternaam

E-mailadres

Telefoon

LinkedIn profiel (optioneel)